تعتبر عملية التواصل وتبادل المعلومات بين أعضاء الفريق والجهات المستفيدة من أهم الإجراءات التي يتم العمل بها طوال حياة المشروع، والتي تؤثر على عملية تنفيذ المشروع ونتائجه، فنشر المعلومات الأساسية بكفاءة وفعالية يعزز فهم الجميع للمشروع ويؤدي إلى زيادة الدعم له.
ويؤدي التواصل غير الفعال إلى عدم توافر المعلومات الكافية، وبالتالي ضعف اتخاذ القرار، بالإضافة إلى توقعات خاطئة بشأن نتائج المشروع، فضعف التواصل هو أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشاريع.
وتعد تقارير المشروع ورسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات واستطلاعات الرأي من العناصر الأساسية التي يعتمد عليها مدير المشروع في تواصله مع الجهات المستفيدة طوال دورة حياة المشروع.
ينبغي التأكد من وجود التواصل الفعال في إدارة المشاريع لأن نجاح المشروع يتوقف على التعاون المثمر بين جميع العاملين، وتتكون إدارة اتصالات المشروع من ثلاثة إجراءات أساسية وهي التخطيط لإدارة الاتصالات، وتنفيذ الاتصالات، وضبط الاتصالات.
* خطة إدارة الاتصالات: يقوم مدير المشروع بالتعاون مع فريقه بتوفير وسائل التواصل الفعالة وتطويرها لتلبية احتياجات الجهات المستفيدة من التواصل، ويجب أن تحتوي خطة الاتصال على المعلومات التي يجب إيصالها، وتوزيع الجدول الزمني من خلال وسائل التواصل، وأشكال التواصل كالبريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو الاجتماعات، والجهات المستفيدة التي ستصل لها المعلومات.
وسوف تشتمل المستندات التي ستحتاجها لإعداد خطة الاتصال على أهداف المشروع والجهات المستفيدة وطرق إدارة الموارد.
* قيادة الاتصالات: ويقوم مدير المشروع وفريقه بتنفيذ المهام المحددة التي تم الاتفاق عليها في خطة الاتصالات، والعمل على جمع كافة المعلومات وتخزينها من أجل استرجاعها بسهولة في حالة احتياج الجهات المستفيدة الرجوع إليها، فينبغي التأكد من تلقيهم وفهمهم للمعلومات وليس تقديمها لهم فقط.
ويجب أن تشتمل المستندات على تقارير الأداء، والتحديثات حول نتائج المشروع.
* ضبط الاتصالات: وفي هذه المرحلة ينبغي مراقبة الاتصالات والتحكم فيها من خلال القيام بعدة إجراءات مثل التأكد من جودة الاتصالات وأن المعلومات تصل بشكل فعال للجهات المستفيدة ويفهمونها.
طرق النجاح في إدارة اتصالات المشروع
ينبغي أن تكون على وعي ومعرفة بعدة أمور تعزز نجاحك في إدارة اتصالات المشروع من بداية المشروع حتى الانتهاء منه وإنجازه وهذه الأمور هي:
* جمع متطلبات المشروع
* التخطيط الجيد للمشروع
* إجراء مقابلات مع الجهات المستفيدة لفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم
* تقسيم المشروع إلى مهام صغيرة وتوزيع المهام على أعضاء الفريق
* عقد الاجتماعات المثمرة والمتابعة المستمرة لسير الأعمال في المشروع
بالإضافة إلى التمتع بعدة مهارات أساسية تساعدك على النجاح في إدارة التواصل وهذه المهارات هي:
* مهارات الاستماع والتحدث
* مهارات حل النزاعات والمشكلات
* مهارات الإبداع والابتكار
* منح مساحة من الحرية لتشجيع الآخرين في التعبير عن آرائهم
* قبول وجهات النظر المعارضة والتعامل معها بكل احترام
* التفكير الإيجابي وطلب المساعدة في حالة الحاجة لها
* إمكانية التنبؤ بالمخاطر والقدرة على التعامل معها