المخاطر التي تواجه أي مشروع لا تكون دومًا ذات آثار سلبية على المشروع وتضر بأهدافه، لأن في بعض الأحيان تأتي المخاطر بنتائج إيجابية تسهم في نجاح المشروع، لذا ينبغي أن يكون لديك فهم واضح لمخاطر المشروع حتى تتمكن من صنع قرارات صحيحة تخدم أهداف المشروع وذلك من خلال اتباع الخطوات الأساسية في عمليات إدارة المخاطر وأهم تلك الخطوات هي وضع خطة لإدارة مخاطر المشروع وهي عبارة عن قائمة يتم إنشاؤها لتحديد وتصنيف وتقييم المخاطر لاتخاذ القرارات الصائبة تجاه المشروع.
والمخاطر هي ظروف طارئة وأحداث غير مؤكدة تأتي أثناء سير عمل المشروع وتؤثر على أهداف المشروع، وتهدف خطة إدارة المخاطر إلى جعل التأثير إيجابي والحد من المخاطر ذات التأثير السلبي.
أما عن أنواع المخاطر فيمكن تقسيمها إلى:
- المخاطر المنهجية وهي المرتبطة بالسوق.
- المخاطر الغير منتظمة وهي المرتبطة بصناعة معينة.
- المخاطر التنظيمية والتي تتعلق بالتغييرات في هيكلة الشركة.
- المخاطر المالية والمتعلقة بقوة رأس مال الشركة.
- مخاطر أسعار الفائدة وتأثير التغيرات في أسعار الفائدة على الاستثمار.
- مخاطر البلد وهي متأصلة في بلد ما.
- المخاطر الاجتماعية كمخاطر الأعمال (مثل التكاليف الإضافية) للشركة التي تنشأ عن أي تأثيرات اجتماعية أو قضايا اجتماعية أوجدها المشروع.
- المخاطر البيئية كالكوارث الطبيعية أو التلوث وتأثيرها على المشروع.
- المخاطر التشغيلية وهي المتعلقة بعمليات الشركة.
- مخاطر الإدارة وهي التي ترتبط بالقرارات الإدارية.
خطة إدارة مخاطر المشروع
تعتمد الخطة على كيفية اتخاذ الإجراءات المناسبة لإدارة المخاطر في المشروع، فهي مكملة لخطة المشروع وتحتاج إلى: التخطيط لإدارة المخاطر، تحديد المخاطر، تحليل المخاطر، طرق التعامل مع المخاطر، والمتابعة المستمرة للمخاطر.
* التخطيط لإدارة المخاطر
في البداية تقوم بوضع الخطة الشاملة لتحديد أهم الإجراءات المتبعة لإدارة جميع المخاطر، وذلك من خلال كيفية تحديد وتحليل وتصنيف المخاطر.
* تحديد المخاطر
ثم القيام بتحديد تلك المخاطر ولكي تحدد مخاطر المشروع بشكل صحيح يمكنك اعتماد بعض الأساليب مثل مراجعة الوثائق والسجلات التاريخية، استخدام طريقة PEST أو طريقة دلفي، تبادل الأفكار مع فريق المشروع الخاص بك، الاجتماع مع أصحاب المصلحة.
وبعد تحديد مخاطر المشروع، تستطيع وضعها في سجل المخاطر وفقا لمستوى تأثيرها على أهداف المشروع.
* تحليل المخاطر
ويعتمد تحليل المخاطر على النظر في درجة تأثير كل خطر، ويمكنك إعداد جدول وتدوين كل المخاطر المحددة وإعطاء درجة وفقا لمستوى تأثيرها واحتمالها، وبذلك تتمكن من تحديد أولوية الأنواع المختلفة من المخاطر.
* أسلوب التعامل مع المخاطر
ولأن المخاطر تنقسم إلى إيجابية وسلبية، فينبغي عليك تنمية مهاراتك من أجل التعامل الصحيح مع كل منهما.
فالتعامل مع المخاطر السلبية يتطلب منك التجنب ويعني إيقاف المهام التي قد تؤدي إلى وقوع مخاطر، والقبول أي قبول المخاطر وحسن التعامل معها حتى لا تتفاقم، والتقليل والنقل.
أما المخاطر الإيجابية فأهم متطلباتها منك أن تقوم باستثمارها بالإضافة إلى المشاركة والقبول والتعزيز.
كما يمكن تقسيم المخاطر إلى:
مخاطر داخلية مثل القرارات والإجراءات التي تقوم بها المؤسسة مثل الأخطاء البشرية، أو المخاطر التكنولوجية.
مخاطر خارجية: وهي المخاطر التي لا تأتي من خلال مؤسستك كظروف السوق والمخاطر الطبيعية.
* متابعة المخاطر
وأثناء العمل في المشروع ربما تظهر مخاطر جديدة وتختفي مخاطر قمت بتحديدها، لذلك أنت بحاجة دائمة إلى المتابعة المستمرة للمخاطر طوال دورة حياة المشروع للتحكم فيها وإدارتها بكفاءة.
الطريقة الفعالة في إعداد خطة إدارة المخاطر
تستطيع إعداد خطة لإدارة المخاطر بسهولة من خلال اتباع تلك الخطوات البسيطة:
* تحديد المخاطر: ويتم ذلك من خلال تبادل الآراء والأفكار مع أعضاء الفريق، الرجوع إلى بيانات المشاريع السابقة، الاجتماع بذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersومعرفة رؤيتهم في المشروع.
* تقييم المخاطر: ويتم ذلك من خلال النظر في أهميتها وتأثيرها النوعي والكمي، ويمكنك إنشاء جدول لتحديد مستوى كل خطر ومنحه تأثير ودرجة مماثلة.
* تحديد المسؤوليات: ينبغي تعيين فريق مسئول لديه المهارات والخبرات التي تجعله يتعامل مع المخاطر ويتواصل مع مسبب تلك المخاطر.
* تطوير طرق التعامل مع المخاطر: فالمخاطر نوعان سلبية وإيجابية لذا يجب تنمية أساليب التعامل معها حتى لا تؤثر على أهداف المشروع.
* وضع خطة طوارئ: لابد من وضع خطة للطوارئ في حالة وقوع المخاطر بالفعل، وتحديد أهم الإجراءات الواجب اتخاذها لمنع حدوث آثار سلبية، والموارد المتاحة لاستخدامها في التعامل مع المخاطر.
* مراجعة الخطة: بعد إعداد الخطة يمكنك الاجتماع بذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersومراجعة الخطة من أجل التأكد أن جميع بنودها تخدم متطلباتهم في المشروع.
استمرارية المتابعة: التعرض للمخاطر جائز طوال دورة حياة المشروع، لذلك يجي المتابعة باستمرار لتوقع أي مخاطر جديدة قد تحدث.
