لقد شهدت السنوات الماضية ظهور عدة ابتكارات مثل تقنية Blockchain والذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، والتي أثر ظهورها على حياتنا الشخصية والمهنية.
ومع ظهور الذكاء الاصطناعي كان ينبغي على المؤسسات التكيف مع التغييرات حتى تستطيع المنافسة بقوة، فالشركات التي تعمل في إقامة المشاريع استطاعت -باستخدام الذكاء الاصطناعي- زيادة الإنتاجية والحد من وقوع الأخطاء، كما أصبح لدى الشركات القدرة على التخطيط للمستقبل بشكل أفضل.
بالإضافة إلى توفير وقت وجهد القوى البشرية العاملة بعد تسخير أدوات الذكاء الاصطناعي لأداء المهام الإدارية.
طرق مساعدة الذكاء الاصطناعي للمؤسسات في إدارة المشاريع
* الشات بوت chatbot أو روبوت المحادثة: ظهرت هذه الخدمة عام 2016 من خلال الفيس بوك، وأصبحت تلعب دورًا مهمًا في عملية البيع والشراء عبر الانترنت، فمن خلال الروبوتات الآلية يتمكن العملاء من الحصول على إجابة لأسئلتهم واستفساراتهم بصورة سهلة وسريعة، ومن المتوقع أن هذه الخدمة -بحلول عام 2027- ستصبح الأساس لحوالي ربع المؤسسات، وفكرة عمل الشات بوت هي عبارة عن دمج أدوات الذكاء الاصطناعي مع معالجة اللغات الطبيعية، وتعمل هذه الأدوات على تحليل المشاعر البشرية مع برامج أخرى لحل الاستفسارات بشكل آلي، وبذلك ستصبح روبوتات المحادثة أساسًا في مجال إدارة المشاريع حيث تسمح تقنية معالجة اللغة الطبيعية للروبوتات بربط المفاهيم والأفكار والمعارف من أجل الاستجابة لاحتياجاتك.
وتعتبر إدارة المهام من أهم مسئوليات إدارة المشاريع، فيجب على مدير المشروع تفويض بعض المهام ومتابعتها وتنظميها وفقًا للجدول الزمني، والتأكد من عدم وجود عقبات تقف حائلا أمام إنجاز المهام المطلوبة.
ويمكن أتمتة إدارة المهام أي جعلها تتم بشكل آلي، وذلك باستخدام روبوت محادثة يعمل خصيصًا لأداء بعض المهام، وجعل مجهود فريق العمل منصبًا على التخطيط ومهام أخرى أكثر صعوبة.
كما يمكن للشات بوت أن يساعد الفرق التي تستخدم أساليب Agile في اختيار المهام وسؤالهم عن مهامهم الحالية والمهام التي تم إنجازها، وبذلك يستطيع -في النهاية- إعداد تقارير يتم توزيعها على أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع والحصول على دعمهم.
كما تسهم روبوتات المحادثة في سهولة عقد الاجتماعات بين الفرق، واستشارة كل عضو في الجدول الزمني، وإعداد روبوتات مخصصة لقياس الوقت المستغرق في كل مهمة، وبناء عليه يمكنها تقدير الموعد النهائي لتسليم المشروع.
* الحد من وقوع الأخطاء: يساعد التنبؤ بالأخطاء والمخاطر في الحد من حدوث النتائج السلبية والتأثيرات السيئة على المشروع، فمعرفة العيوب -خاصة في المشاريع البرمجية- وتوقعها قبل حدوثها يسهم في تحقيق جودة عالية للمشروع.
ويمكن استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي على بيانات المشاريع السابقة من أجل تحديد وتوقع الأخطاء في المشاريع الحالية وتنبيه فريق المشروع بالمخاطر المحتملة لأخذ الاحتياطات اللازمة لتجنب وقوع المخاطر والمشكلات والتي قد تؤثر على النتيجة النهائية للمشروع.
فمثلا يستطيع الذكاء الاصطناعي متابعة مدى التقدم في المشروع ومقارنتها بالجدول الزمني، ولفت انتباه المدراء بالتأخيرات المحتملة.
* حلول التحليلات التنبؤية: وتُشير التحليلات التنبؤية إلى استخدام البيانات التاريخية والتعلم الآلي والذكاء الاصطناعي لتوقع ما الذي سيحدث في المستقبل، وفي أحدث الدراسات التي قامت بإجرائها شركة McKinsey، وجدوا أن من بين 1800 مشروع برمجي تم تحليلها، قد تم تسليم 30% فقط من تلك المشاريع في الوقت المحدد، ومن كل خمسة مشاريع استطاع مشروع واحد فقط اتباع الجدول الزمنى، وبالطبع أدى هذا إلى التأخير وبالتالي تجاوز الميزانية.
وبذلك أصبحت أدوات التحليلات التنبؤية ذات قيمة وقوة في المجالات التجارية، فقد تمكنت الشركات -من خلالها- من تقدير الجهد والوقت والموارد اللازمة لإكمال المشروع بشكل أكثر دقة.
وعلى الرغم من أن كل مشروع مختلف عن المشاريع الأخرى، لكن الموارد التي تؤثر على تقدم المشروع وخاصة في مشاريع تطوير البرمجيات قد تكون متشابهة.
وقد أكدت شركة ماكينزي أن التخطيط باستخدام التحليلات التنبؤية يؤدي إلى حصد نتائج أكثر إيجابية، ليس فقط في الالتزام بالجدول الزمني وإنما في الجودة أيضًا، بالإضافة إلى توفير أفكار ورؤى جديدة لتطوير البرمجيات.
كما يساعد النموذج التنبؤي في إدارة وقت الفريق، وتنسيق المواهب، والتحكم في أولوية المهام التي يتكون منها المشروع.
* رفع مستوى الكفاءة: ونلاحظ أن استخدام التحليلات التنبؤية والحد من وقوع الأخطاء من خلال الذكاء الاصطناعي أدى إلى رفع مستوى الكفاءة، فأتمتة العديد من المهام وتوفير وقت وجهد أعضاء الفريق أدى -أيضًا- إلى تعزيز الابتكارات وظهور إبداعات متميزة وبالتالي تحسين الإنتاجية.
* المساعدة في اتخاذ القرارات: يتمكن الذكاء الاصطناعي من فحص البيانات بشكل دقيق والمساعدة في اتخاذ القرار الصائب الذي يمكننا من سير العمل في مساره الصحيح ووفقا للخطة.
فبالإضافة إلى قدرة الذكاء الاصطناعي على أتمتة المهام البسيطة، فإنه أيضًا قادر على فهم مؤشرات الأداء الرئيسية للمشاريع، والتي تؤدي إلى إمكانيته من تطوير أفكار جديدة والمساعدة في إنجاز مهام أكبر وتقديم توصيات لاتخاذ قرارات أكثر تعقيدًا.
- كيف تجعل موظفيك يتبنون تقنية المنشأة الجديدة؟
قد يكون اعتماد برامج جديدة لعملك أمرًا صعبًا، فهو تغيير كبير، وقد يكون من الصعب إشراك الجميع فيه، قد تميل إلى فرض البرنامج على موظفيك بالقوة ثم تأمل أن تحصل على نتائج أفضل، بالتأكيد هذه ليست الطريقة الصحيحة، إذا كنت ترغب في ضمان الحفاظ على الإنتاجية، فأنت بحاجة إلى اتباع نهج عملي أكثر.
- تقديم التقنية الجديدة للموظفين بوضوح وإيجاز
من الضروري تقديم التقنية الجديدة للموظفين بوضوح وإيجاز، لأن التقديم المناسب ستساعدهم على فهم ما هو متوقع منهم وكيف يمكنهم استخدام البرنامج بشكل أفضل لتحسين سير عملهم، قد ترغب في عقد اجتماعات إعلامية أو إرسال مذكرات مع تعليمات مفصلة حول استخدام البرنامج، قد يكون الانتقال من برنامجك القديم إلى البرنامج الجديد أمرًا صعبًا، فأنت تحتاج إلى ضمان انتقال سلس، حتى لا يشعر الموظفون بالارتباك، قد يستغرق الأمر بعض الوقت للتعلم والتعود على النظام الجديد، ولكن مع التدريب والدعم المناسبين، سيتمكن فريقك من تعلم جميع حيله وأدواته.
- تشجيع الموظفين على تقديم ملاحظاتهم
تلعب ملاحظات الموظفين دورًا مهمًا في تطوير برامج المنشأة وترقية النظام الجديد، أفضل طريقة لضمان التحول السلس هي تشجيع الموظفين على طرح الأسئلة وتقديم الملاحظات، فإذا كنت تريدهم أن يتبنوا البرنامج الجديد، فاجعلهم يشعرون أن لهم رأيًا في استخدامه، من خلال كتابتهم للاقتراحات أو الملاحظات عنه أو حتى إنشاء منتدى عبر الإنترنت يقومون فيه بمناقشة البرنامج الجديد.
- امنح الموظفين الوقت للتكيف مع التقنية الجديدة
يجب أن يكون لدى الموظفين بعض الوقت للتكيف مع التقنية الجديدة، لذا لا تتوقع منهم أن يكونوا خبراء بين عشية وضحاها!، سيستغرق الأمر بعض الوقت والممارسة حتى يعتاد الجميع على البرنامج ومعرفة أفضل طريقة لاستخدامه في سير العمل الخاص بهم؛ لذلك كن صبورًا وقدم الدعم المطلوب لهم.
السماح للموظفين بالتعلم والعمل بالسرعة التي تناسبهم لأنه سيساعدهم على الانتقال بشكل أكثر كفاءة، فإذا شعروا بأنهم تحت الضغط فقد يصابون بالإحباط ومقاومة التقنية الجديدة.
من الضروري أيضًا للموظفين أخذ فترات راحة، لأن هذا الوقت سيساعدهم على الاسترخاء والتركيز عند عودتهم إلى العمل.
- الاحتفال بنجاح تبني تقنية المنشأة الجديدة
عليك الاحتفال بمجرد تنفيذ التقنية الجديدة للمنشأة، سيظهر هذا لموظفيك أنك سعيد بالنتائج وتقدر جهودهم، قد يكون من الصعب إدخال تقنية جديدة، لكن سيكون من المفيد جدًا إذا نُفذت بطريقة صحيحة.
- تشجيع الموظفين على طرح الأسئلة حول التقنية الجديدة
عليك تشجيع فريقك وإعطائهم الحرية لطرح الأسئلة إذا كانوا غير متأكدين من أهمية استخدام هذه التقنية الجديدة، وكلما زاد عدد الأسئلة المطروحة، كلما زادت معرفتهم واستخدامهم لهذه التقنية بفاعلية، وعليك أيضًا دعم الموظفين الذين يواجهون مشكلات في استخدامها لتضمن تفاعلهم معها وعدم شعورهم بالإحباط.
- التحلي بالصبر مع الموظفين وهم يتعلمون كيفية استخدام تقنية المنشأة الجديدة
يجب أن تكون صبورًا مع الموظفين وهم يتعلمون، لأن الناس تتعلم بسرعات مختلفة، فقد يستغرق البعض وقتًا أطول من الآخرين، وإذا انتقدتهم فسوف يقاومون هذه التقنية الجديدة.
ولكي تساعدهم في قبول هذه التقنية، عليك أن تدربهم عليها شخصيًا أو عبر الإنترنت أو الهاتف، لأن ذلك سيساعد الموظفين على تعلم كيفية استخدام البرنامج بفعالية.
- مكافأة الموظفين على التكيف مع التقنية الجديدة
من المهم مكافأة الموظفين على التكيف بشكل جيد مع التقنية الجديدة ومساعدة الآخرين على تعلم كيفية استخدامها، وحتى إن كانت المكافأة صغيرة فسوف يساعد هذا على تحفيز الموظفين وسيظهر لهم أن عملهم الشاق قد آتى ثماره.
- اجعلها جزءًا من ثقافة المنشأة
أفضل طريقة لضمان اعتماد برامج جديدة، هي جعلها جزءًا من ثقافة المنشأة، فإنهم إن شعروا أن الاعتماد على هذه البرامج إجباريًا، فسيشعرون بالاستياء ومقاومة هذا التغيير، أما إذا ربطت هذه البرامج بثقافة المنشأة فسيعتبرونها شيء إيجابي وسيرحبون به بأذرع مفتوحة.
ختاماً
قد يكون من الصعب تخلي الإنسان عن الأساليب المألوفة، إلا أنه إن أخذ الوقت الكافي ومارس الشيء الجديد بطريقة صحيحة، فسوف يقوم بدعمه وتقبله.