يجب أن يكون الإنسان على وعي وإدراك بقيمة الوقت في حياته، فلا يعمل على إهداره فيما لا يجدي ويستغنم كل دقيقة لأمر مفيد يعود عليه بالنفع، فمنذ بداية القرن الحادي والعشرين وقد أصبح إيقاع الحياة يسير بخطىً سريعة وكأن عدد ساعات اليوم صارت أقل من 24 ساعة، من أهم الأساليب المعتمدة والناجحة في إدارة الوقت هي تنظيم الوقت على مدار الأسبوع أو تقسيم الساعات وتنظيم الأعمال على مدار اليوم، بالإضافة إلى عدة خطوات أخري ينبغي اتباعها لإدارة الوقت بنجاح:
الخطوة الأولى: إعداد قائمة للمهام
يمكنك عمل قائمة لمهامك اليومية وتقسيمها على عدد ساعات العمل، وتستطيع الاستعانة بجدول أيزنهاور كوسيلة فعالة لإدارة مهامك فهو يعمل على تنظيم المهام والأعمال وتحديد الأولويات حتى لا تهدر الوقت في مهام غير ضرورية.
الخطوة الثانية: الابتعاد عن مصادر تشتيت الانتباه
الكثير من العاملين يواجهون مغريات تؤثر على تركيزهم وتجعلهم في حالة من التشتت وعدم الانتباه وهذه من أهم المشكلات تواجه الكثير في إدارة للوقت، فوسائل التواصل الاجتماعي من أكثر العوامل التي تساهم في تشتيت الانتباه، لذلك ينبغي الابتعاد عنها وغلق الهاتف المحمول حتى لا تصلك تنبيهات منها، ويمكنك بعد الانتهاء من عملك متابعة آخر الأخبار والتواصل مع الأصدقاء عبر هذه الوسائل.
الخطوة الثالثة: منح بعض الوقت للراحة
عليك أخذ فترات استراحة أثناء العمل كي تحافظ على مستوى إنتاجيتك عاليًا، وبالتالي تستطيع إدارة وقتك بسهولة، لأن من خلال فترات الراحة سوف تستعيد طاقتك ونشاطك وتتمكن من إنجاز مهامك في الوقت المحدد.
الخطوة الرابعة: تقسيم المهام
إذا تعددت مهامك فيمكنك تقسيمها وتناول كل مهمة على حدة، وإذا كانت المهمة كبيرة جدًا فتستطيع القيام بها على مراحل وأيضًا تقسيمها إلى أجزاء صغيرة، لأن النظر إلى المهام وهي مقسمة يسهل عليك إنجازها أما النظر إلى المهام الكبيرة ربما يجعلك تعتمد المماطلة والتسويف كي لا تنفذها.
الخطوة الخامسة: تخير أكثر الأوقات إنتاجية
يختلف الأشخاص في الأوقات التي تزيد فيها إنتاجيتهم، فالبعض يجيد العمل ليلا، ويتقن آخرون العمل نهارًا، لكن الأفضل أن يبدأ الإنسان العمل في الصباح الباكر بعد تناول وجبة فطار صحية، لأنه سيكون في كامل نشاطه وحيويته ويستطيع إنجاز المهام المطلوبة بشكل سريع ومتميز، وإذا كان هناك مرونة من المديرين في اختيار ساعات العمل فكل شخص يتخير الوقت المناسب له والذي يكون فيه أكثر إنتاجية.
الخطوة السادسة: التدريب والممارسة
إذا كنت تعمل في الوظائف المكتبية التي تستلزم سرعة في الكتابة، فيمكنك التدريب والممارسة باستمرار حتى تتمكن من الكتابة سريعًا وتستطيع إنجاز العمل بكفاءة، فالتعرف على الطرق الصحيحة لممارسة أعمالك تساعد في عدم إهدار الوقت وحسن إدارته.
بالإضافة إلى العمل باستمرار على تنمية مهاراتك وتطوير نفسك في المجالات العملية واكتساب المزيد من الخبرات التي تحسن إدارتك للوقت وتحقق طموحاتك الوظيفية.