تعمل أداة صنع القرار على تحسين عملية اتخاذ القرارات وتوضيح الأدوار المشاركة في اتخاذه داخل المؤسسات الغير ربحية.
وعملية صنع القرار ليست بالأمر السهل ولكن يحدث حولها العديد من التساؤلات من العاملين داخل المؤسسة عن سبب عدم مشاركة البعض في صنع القرار، أو أنه قرار فردي أم كان محصوراً على شلة معينة تتحيز لاتخاذ القرار، ومن الذي يمكنه اتخاذ القرار داخل المؤسسة.
فهذه التساؤلات قد تخلق الكثير من الفوضى لذا لابد من التحلي بالحكمة في إدارة عملية صنع القرار حتى تتم بنجاح.
وقامت شركة Bain & Company للاستشارات الإدارية بتطوير عملية صنع القرار وقامت باستخدامها بعض المؤسسات الغير ربحية مثل The Bridgespan Group.
RAPID هي طريقة لتوظيف الأدوار بصورة صحيحة في عملية اتخاذ القرار، وهي طريقة فعالة للغاية تصلح لمختلف المؤسسات، وهي اختصار لخمسة أدوار مهمة في معظم عمليات صنع القرار (التوصية، الموافقة، الأداء، المدخلات، واتخاذ القرار)
- أدوار صنع القرار
التوصية :(Recommendation) يقوم الشخص المكلف (R) بإدارة عملية صنع القرار بجمع المدخلات وعمل تكليف رسمي لشخص لديه (D)، وهو دور مؤثر جدا حيث يجب أن يتمتع الشخص (R) بإمكانية الوصول إلى كافة المعلومات ذات الصلة بالقرار، كما يجب أن يكون لديه مصداقية مع الذين لديهم المدخلات(I) واتخاذ القرار(D)، وهذا هو أهم جزء في عملية اتخاذ القرار.
الموافقة(Approval) : وتعني الموافقة على التوصية، وعلى الأشخاص الذين لديهم الحق في هذا الدور أن يبلغوا المدير المالي ليخبرهم بالميزانية المسموح إنفاقها، أو يبلغوا المحامي لكتابة البنود القانونية للعقد، فالحصول على الموافقة يعني مساعدة الشخص المكلف بتطبيق القرار وليس نقضه.
الأداء (Performance): وتشير إلى الشخص أو الفريق الذي يقوم بتنفيذ القرار على الفور بعد اتخاذه، وقد رأينا في بعض القرارات عدم استشارة المكلفين مما أدى إلى عواقب وخيمة، فمن الأفضل القيام بالتحديد المبكر لمَن يقوم بتنفيذ القرار حتى يتمكن من التخطيط الصحيح للتنفيذ.
وفي بعض الشركات الصغيرة لا يوجد شخص مكلف بإدارة عملية صنع القرار ويتحمل المدير إدارة العملية والموافقة عليها.
المدخلات (Input): يشير هذا الدور للأشخاص الذين يقدمون المعلومات للأشخاص المكلفين ولابد من التأكد أن الشخص المكلف لديه رؤية كاملة للقرار حتى يتمكن من تقديم التوصية المناسبة، وقد تأتي المدخلات من خارج المؤسسة لوجود شركاء آخرين -مثلا- وتكون مهمة المكلف بإدارة العملية أن يقيم جميع وجهات النظر المختلفة وبذلك تصبح المدخلات جزءًا هامًا في جعل عملية صنع القرار أكثر فعالية.
اتخاذ القرار (Decision making): وهذا هو دور الشخص الذي يقوم باتخاذ القرار وإلزام المؤسسة للعمل به، ويجب عليه فهم كل شيء مرتبط بالقرار وأن يتابع سير عملية التنفيذ، ونرى في المنظمات غير الربحية أن مجلس الإدارة يمتلك سلطة توظيف المدير التنفيذي (D) وفصله لذا يجب المعرفة مسبقا كيف يمكن لمجلس الإدارة ممارسة سلطته في اتخاذ القرار فمثلا بالتصويت للأغلبية أم من خلال التوافق بين الآراء.