في البداية نقول إن الأتمتة هي التشغيل الآلي دون أي تدخل بشري، وأصبح هذا اتجاه العديد من المؤسسات التي تعتمد على أتمتة عملياتها من أجل تجنب وقوع الأخطاء وإنجاز المهام بشكل دقيق.
لقد شجع التحول الرقمي الشركات على تحديث مهامهم توفيرًا للوقت والجهد، من خلال استخدام طرق فعالة وأنظمة مبتكرة كأتمتة المهام والإجراءات حتى أصبح أداؤها بسلاسة وسهولة.
ومن الملاحظ أن أتمتة المهام هي إجراء قائم على استخدام التقنيات الحديثة للحد من مشاركة القوى العاملة لإنجاز الإجراءات، ونحن في حياتنا اليومية نقابل العديد من هذه التقنيات كأجهزة الصراف الآلي (ATM) وطلب الوجبات السريعة وغيرها، كما تُعد روبوتات المحادثة من صور أتمتة المهام والتي تستخدم لأسباب تجارية وشخصية.
واليوم أصبحت الروبوتات تستخدم في المنازل لتشغيل الأضواء تلقائيًا، ونجد روبوتات المساعدة Siri أو Alexa أصبح لديها إمكانات وقدرات احترافية.
الطرق التي يمكن من خلالها أتمتة المهام
* ينبغي تحديد الإجراءات التي تحتاج مهامها إلى أتمتة، ومن الأفضل أن يتم تنفيذ الأتمتة بشكل متكرر للحصول على رضا العملاء بجانب توفير الوقت والجهد.
* يمكنك الاستعانة ببرامج التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي والتي تسهم -بشكل ملحوظ- في أتمتة مهام العمل، ولقد أثبتت كل من الأداتين Asana وClickUp قدراتهما في إدارة المشاريع وأتمتة الأعمال باحترافية ومهارة.
* تعتبر الحلول التقنية داعمًا لك في سير العمل بسلاسة، لأنها تمكن العاملين في المؤسسة من التركيز على الإجراءات التي تضيف قيمة أكبر للعملاء، فمثلا تتيح لك أداة Hootsuite جدولة منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي بشكل مسبق، وبذلك لا تحتاج إلى نشرها يدويًا كل يوم مما يوفر الوقت والجهد.
ومن الاعتقادات الخاطئة والشائعة لدى الكثيرين أن الأتمتة تؤدي إلى تقليل حجم الموظفين وتضعف أدوارهم، لكن الحقيقة أنها تعمل على إعادة توزيع الأدوار والمهام وجعل الموظفين أكثر راحة ولديهم الوقت والطاقة الكافية للإبداع والابتكار.
ومن المهام التي يتم أتمتتها دفع الفواتير، استخراج البيانات، إعداد التقارير، وجدولة المواعيد.
من يحقق أقصى استفادة من أتمتة المهام؟
تتمكن جميع الشركات من تحقيق أكبر استفادة عند أتمتة مهامها، لكن يحدث ذلك في حالة استخدام الأدوات بشكل صحيح، فمكاتب المحاماة وفرق المبيعات وحتى المديرين التنفيذيين للتسويق يستطيعوا أتمتة مهامهم من خلال Asana وClickUp
كيف تستطيع اختيار الأداة المناسبة لأتمتة المهام؟
توجد العديد من الأدوات -القائمة على السحابة الإلكترونية- لأتمتة المهام، ومن أجل اختيار الأداة المناسبة ينبغي عليك إعداد قائمة بالمعايير المطلوبة لأعمالك.
يوفر لك Gmail ردود البريد الإلكتروني الآلية، ويعمل Microsoft Office على اصطلاحات إعادة تسمية الملفات.
الفوائد والأثر الإيجابي للأتمتة
يرى المدراء التنفيذيون وأصحاب المناصب (C-level) أن أتمتة المهام والإجراءات أصبحت من الأولويات التي يجب على المؤسسات القيام بها لتحسين الكفاءة وزيادة الإنتاجية، فمن أهم فوائد الأتمتة: السرعة فالأنظمة الآلية تنجز الأعمال بصورة فائقة السرعة، الحد من وقوع الأخطاء والدقة في أداء المهام، خفض التكاليف، تعزيز الرؤية وكفاءة الفريق، والارتقاء بخدمة العملاء.
بالإضافة إلى جعل العاملين جل تركيزهم على المهام الاستراتيجية التي تضيف قدرًا وقيمة للمؤسسة.
أتمتة المهام في الماضي والحاضر والمستقبل
لقد بدأت الأتمتة منذ خمسين عامٍ تقريبًا من خلال أول نظام تشغيل يعمل على وظائف مجمعة.
وبعد ذلك استمرت التطورات في مجال التقنية وأتمتة الإجراءات والمهام، حتى في السنوات الأخيرة حدثت الطفرة التقنية الهائلة، وأصبح الطلب متزايد على الخدمات والمنتجات التي تتميز بالجودة وسرعة الوصول.
Asana وClickup لأتمتة المهام في إدارة المشاريع
لقد كافحت كل من Asana وClickUp من أجل الوصول لأسهل الطرق وأكثرها فعالية في إدارة المشاريع ونرى -الآن- مدى القيمة التي تم تحقيقها والنمو والارتقاء الذي أحرزته المؤسسات.
ونلاحظ أن أكثر من 60% من المهن والوظائف لا يزال بإمكانها الحصول على 30% تقريبًا من المهام المكونة لها، وهذا يعني أنه لابد من استمرار العمل ومواصلة الكفاح لأتمتة المهام.
وعلى الرغم من التقدم الملحوظ والذي لا يمكن إنكاره في Asana أو ClickUp، إلا أنه يجب الاستمرار في أتمتة الإجراءات والمهام بواسطة الذكاء الاصطناعي والروبوتات والتي أصبحت جزءا أساسيًا في حياتنا اليومية.
كما ينبغي على الشركات أن توفر لموظفيها دورات تدريبية تمكنهم من قبول التغيير بمرونة أكثر وتجعلهم أكثر تكيفًا مع التطور السريع للتقنيات الجديدة.
وهنا يأتي الدور الفعال لبرنامج Smartsheet الذي يسهم في التعاون وإدارة العمل، والذي يتم استخدامه لتعيين المهام، وتتبع تقدم المشروع، وإدارة التقاويم، ومشاركة المستندات مما يحقق لك الكفاءة وزيادة في الإنتاجية.