تسعى المؤسسات إلى جعل عملياتها أكثر سهولة ويسر ويتم إنجازها بصورة عاجلة، وذلك لتحقيق المنافسة القوية في ظل عالم مليء بالتحديات والتطورات التقنية.
فجعل العمل يتم بشكل آلي يساعد في عدم هدر الوقت، كما يجنب الوقوع في الأخطاء البشرية الشائعة.
والأتمتة تسهم في التغلب على المشكلات وتساعد على جعل العمليات التجارية موحدة وذلك من خلال بعض البرامج مثل frevvo، بالإضافة إلى أن الأتمتة تؤدي إلى تركيز العاملين على مهام أخرى ذات قيمة تحقق أهداف المؤسسة بنجاح.
المقصود بـ أتمتة العمليات التجارية (BPA)
تطبيق الرقمنة على العمليات التجارية في المؤسسات والاستغناء عن العمليات الروتينية اليدوية الورقية المنفذة بواسطة التدخل البشري، بمعنى تحقيق التحول الرقمي في أنظمة المؤسسات لما يؤديه من تحسين الكفاءة التشغيلية وزيادة السرعة والدقة.
ويمكن تطبيق هذه الأتمتة على جميع العمليات التجارية التي تشمل المبيعات، والمشتريات، والإدارة المالية، وتطوير المنتجات، والتعلم والتدريب وغيرها.
أهمية أتمتة العمليات التجارية
تشتمل مهام العمل على العديد من البيانات التي تزداد فيها نسب الخطأ عند قيام العاملين بأدائها، وهذا يؤدي إلى تكلفة زائدة فتكاليف الإدارة اليدوية السنوية لكل موظف تصل إلى 1800 دولار سنويًا، وهنا تكمن أهمية أتمتة العمليات التجارية حيث تعمل على تقليل الأعمال اليدوية وبالتالي تقليل الأخطاء كما تساعد على تعاون الفريق.
وبناء على اعتماد هذا النهج أصبحت Safeway (شركة عالمية للسوبر ماركت) قادرة على توفير ملايين الدولارات لانعدام الأخطاء التي كانت تستهلك أموالا لتصحيحها.
وبفضل الأتمتة مع SQL (لغة برمجة لتخزين المعلومات ومعالجتها في قاعدة بيانات) تم الحد من إدخال البيانات بشكل كبير.
فوائد أتمتة العمليات التجارية
- السرعة: الأنظمة الآلية تنجز الأعمال بصورة فائقة السرعة، وبالطبع هذا يتوافق مع إيقاع الحياة السريع في كل شيء فلابد من مواكبة التطورات الحديثة التي تتم كل يوم.
- تقليل الأخطاء: إن استخدام BPA لإدخال البيانات يقلل الأخطاء، كما يساعد على إيجاد الحلول ويجعلك تتأكد من إتباعك أفضل الأنظمة والممارسات.
- خفض التكاليف: تعمل الأتمتة على تسريع العمليات ومنع الأخطاء مما يساعد على توفير القوى العاملة.
ويعتقد جماعة من قادة الأعمال أن الموظفين سوف يوفرون 60 ساعة شهريًا مع أتمتة العمليات، وقُدر هذا التوفير بـ 435 دولار لكل موظف. - تعزيز الرؤية: يعمل التشغيل الآلي على تحسين الرؤية ووضوحها لكل العاملين داخل الشركة مما يمكنهم من معرفة ما ينجح أو يفشل، وبالتالي إنجاز الوقت وتقليل الجهد في التجربة.
- السهولة والمرونة في التحديث: تعمل أتمتة العمليات على سهولة ممارسة العمليات من خلال تطبيقاتها على الأجهزة المحمولة بل والمرونة عند إجراء تطوير أو تحديث لها، مما يجعلها تلقائية وطبيعية ويستمتع المستخدم بتجربة مميزة.
- تعزيز كفاءة الفريق: تساعد الأتمتة على زيادة الكفاءة لدى العاملين في المؤسسة وذلك من خلال تقليل الوقت الذي يضيع في التركيز على إتمام المهام، فمع تكنولوجيا المعلومات الآلية يمكن وضع كل موظف في الوظيفة التي تناسب مهاراته، مما يحسن الإنتاجية ويعزز الرضا الوظيفي.
- الارتقاء بخدمة العملاء: أصبح من الطبيعي أن تكون خدمة العملاء مميزة، وجيل الألفية يطمح في المزيد فيريد استجابة فورية عبر الانترنت ولا يرغب في الانتظار، وتقول 40% من الشركات إن أكثر العوامل أهمية للحصول على رضا العملاء هو تسليم الطلبات في الوقت المحدد.
عمليات تجارية لا يمكن جعلها آلية
الجنون التكنولوجي يمكن أن يسيء لبعض العمليات التجارية، لذلك يجب وضع الحدود المناسبة وعدم جعله الأساس، حقًا لابد منه في عمليات تجارية كثيرة لكن بعض العمليات لا تصلح للتدخل الآلي مثل:
- العمليات التي تعتمد على إصدار قرارات هامة داخل المؤسسة، فالبشر والقادة هم الأفضل في اتخاذ القرارات الصائبة لخدمة العمل ومصلحة الشركة.
- والعمليات التي تتطلب ذكاء عاطفي وحسن قيادة كإدارة التغيير أو إعطاء ملاحظات هامة، فلابد لها من بشر يعملون على تحقيقها.
- كما هناك بعض العمليات التي تخضع إلى تغيير مستمر، لذا فإن وجدت صعوبة في تحويل بعض العمليات إلى آلية أو إلكترونية فالأفضل أن تتركها بنظامها المتعارف عليه لدى العاملين.
طرق تنفيذ عمليات تجارية بصورة آلية
هناك عدة طرق لتنفيذ التكنولوجيا الآلية على العمليات التجارية:
الطريقة الأولى: وتكون من خلال تخصيص حلول معينة، فالمؤسسات التي تعمل بالأنظمة القديمة والمعقدة لا تستطيع التعامل مع الأنظمة الحديثة، ويمكن أن تساعدك بعض الحلول الآلية لكنها ستكون حلولا مؤقتة تزيد فقط من العمر الافتراضي للأنظمة لديك، ولذلك فالأفضل تخصيص حلول تخدم احتياجاتك الدقيقة، وعليك أن تعلم أن هذه الحلول مكلفة للغاية.
الطريقة الثانية: وهي غير مكلفة لكنها تنتهي سريعًا، وتستطيع من خلالها جعل الأشياء منفصلة آليًا ويؤدي ذلك إلى ترابط غير منظم بين الأجزاء المنفصلة، حتى إذا قام أحد الموظفين بتسليم العمل بهذا الشكل فلن يتمكن الشخص المسئول من إضافة أي تعديلات أو عمل تحديثات.
وعلى سبيل المثال تستطيع استخدام zapier لإنشاء سجل Salesforce من جدول بيانات في أجزاء معينة، مما يساعدك على تقليل إدخال البيانات.
الطريقة الثالثة: وهي عمل برنامج مبسط وسهل الاستخدام بدون تعقيد يسهل على المستخدمين التعامل معه والاستفادة منه، وبذلك تكون قد قمت بإنجاح العملية من جميع جوانبها.
وتتوافق تقنيات التشغيل الآلي مع البرامج الحديثة بطريقة سهلة مثل frevvo.
اختيار التقنية المناسبة لجعل العمليات التجارية آلية
من الضروري معرفة المتطلبات التي تحتاجها في اختيارك لأي برنامج، وهناك بعض الأسس التي يمكن أن تستند عليها وهي:
- تجربة العملاء: لابد من سهولة استخدام العمليات عبر الانترنت وسرعتها حتى تُرضى عملاءك.
- مناسب للمستخدم: عمل برنامج يسهل استخدامه دون تشفيرات أو رموز معقدة، ويدعم واجه سهلة الاستخدام مثل أزرار كبيرة وتنسيق الأقسام ووضوح الإعدادات.
- سهولة الحصول على المعلومات: فنشر المعلومات على الحوسبة السحابية (كلاود) يعمل على تسهيل الوصول إلى المعلومات وبذلك تحقق الشركة عمليات تجارية ناجحة.
- وضع برامج حماية: عندما تتطلب العمليات التجارية الوصول إلى بياناتك الداخلية فلابد من وضع برامج حماية لتلك البيانات وحمايتها من مخاطر الاختراق.
سهولة الحصول على الأدوات: قد يكون قسم التقنية معقدًا بعض الشيء لذا يجب التأكد من عمل برامج سهلة الاستخدام من قِبل العامة وليس فقط المبرمجين، وتمكينهم من إضافة تحديثات عليه.
حتى إن كانت التقنية تنجز أغلب أعمالك، فلابد من إشراك المستخدمين عن طريق أدوات مرئية تمكنهم من تلبية ما يحتاجونه.