تُعد مؤشرات الأداء الرئيسية من الأدوات الهامة والفعالة التي تعمل على قياس أداء وكفاءة مهام المشروع، فهي مجموعة القيم التي تقبل القياس الكمي لأهداف المشروع، والتي توضح -أيضًا- مدى دقة مؤسسات الأعمال في تحقيق أهدافها.
ونجد تلك المؤشرات في معظم الصناعات فنجدها في عالم الأعمال بشكل شبه يومي مثل هامش أرباح الانترنت.
ونلاحظ أن مؤشرات الأداء الرئيسية تساعد على توفير مرجعية للتحقق من وجود التحسينات الاستراتيجية والتشغيلية داخل المؤسسة، حتى تكون مفيدة عند إجراء المقارنة بين الأرقام المخطط لها والأرقام الفعلية.
وينبغي أن يكون مؤشر الأداء الرئيسي محدد جيدًا وقابل للقياس، ويتماشى مع خطط العمل داخل المؤسسة، وينطبق على مجال العمل (LOB)
بعض الأمثلة على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
- يتمكن قائد فريق المبيعات من مراقبة الإيرادات الجديدة والإيرادات الإجمالية ويعمل على كسب مستهلك جديد لتحليل كيفية أداء فريق المبيعات.
- تقوم مجموعة دعم المستخدم بقياس عدد البطاقات التي أنشأها المستخدمون ومراجعة عدد المشكلات التي يتم حلها من خلال تقديم الدعم لهم.
- يستطيع مدير التسويق التحقق من عدد المبيعات الناتجة عن طريق فريق التسويق في المؤسسة.
- يعمل قسم الموارد البشرية على قياس معدل دوران الموظفين من خلال عدة معايير معينة.
ونرى أن المدراء وأصحاب المصلحة يقومون بمسح تلك المؤشرات بمرور الوقت من أجل تغيير الاستراتيجيات وتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية وذلك بغرض الوصول إلى أهداف المؤسسة متوسطة الأجل وطويلة الأجل.
بعض الأمثلة على مقاييس مؤشرات الأداء الرئيسية المالية (KPIs)
- الربح: وهو أحد أهم مؤشرات الأداء العام، وتُعد متابعة هامش الربح الإجمالي والصافي من أهم الأمور في فهم مدى ربحية مؤسستك لتحقيق مزيد من العوائد.
- التكلفة: العمل على تقييم التكلفة لإيجاد طرق أنسب للحد من التكاليف وتقليلها.
- دخل LOB مقابل الهدف: ويساعدك هذا المعيار بين دخلك الفعلي والدخل المخطط له على جدولة الاختلافات بين هذين الرقمين لإدراك أداء فريقك.
- تكلفة المنتجات المباعة: وذلك من خلال حساب جميع تكاليف الإنتاج لإصدار المنتج الذي تعمل المؤسسة على بيعه، وسوف تتمكن من فهم أفضل لما يجب أن يكون عليه سعر وحدة المنتج وهامش الربح الفعلي.
نلاحظ أن مؤشرات الأداء الرئيسية المالية ذات أهمية كبيرة في تحديد كيفية البيع بصورة أوسع من المنافسين وتحقيق أعلى معدل من الإيرادات.
الفرق بين المؤشرات الرائدة والمتأخرة وكيفية استخدامهما
تُعد كل من المؤشرات الرائدة والمتأخرة أدوات تعمل على تقييم وقياس الظروف المادية في السوق (مدى قوة أو ضعف الاقتصاد).
وتستخدم المؤشرات الرائدة في تقديم توقعات قبل وقوع الأحداث فمثلا تشير الزيادة في طلبات قطع غيار السيارات إلى وجود محرك تصاعدي في إنتاج السيارات الجديدة والإيرادات في المستقبل القريب، أما المؤشرات المتأخرة فهي تقوم على قياس الأداء خلال فترة ماضية وتحديد التوجهات القائمة بالفعل.
التحديات التي تواجه تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
* تؤدي الأهداف غير الواضحة للمؤسسة والنهج الغامض إلى التركيز فقط على النتائج النقدية، والاعتماد المفرط على المؤشرات النقدية يسهم في جعل الرؤية غير مستقرة أو غير كاملة لصحة الأعمال.
* بعض التدابير والاحتياطات الفعالة في بيئة العمل، قد لا يراها آخرون بأنها ذات أهمية وفعالة.
* وجود تضارب المصالح في حالة كان التعويض مرتبطًا بالأهداف الأساسية لمؤشرات الأداء العامة.
* يؤدي عدم وجود جهاز داخلي للإبلاغ إلى عدم قياس الأمور بدقة.
وينبغي على المدراء وكل المساهمين القيام بإعادة النظر في تدابير المهمة الصالحة للكشف عن مؤشرات الأداء العامة وفحصها جيدًا.
تشكيل مؤشرات الأداء الرئيسية للاحتياجات التنظيمية
ينبغي عليك طرح بعض التساؤلات عند تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تسهم في توفير فوائد أكثر قيمة، ومن أمثلة تلك التساؤلات:
- هل مؤشرات الأداء الرئيسية تنبثق من استراتيجية فعالة؟
- هل من السهل فهمها وتنفيذها؟
- هل هي مترابطة طول الوقت؟
- هل تم التعرف عليهم بلا شك؟
- هل تعكس بشكل كامل العملية التنظيمية؟
- هل يحتوي على عناصر أو أجزاء يمكن لمؤسسة الأعمال إدارتها أو التأثير عليها بشكل كامل؟
- هل يقدمون ملاحظات سريعة؟
الاستخدام الأمثل لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
يمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية بطريقة مثالية ومناسبة من خلال إطار عمل مثل SMART لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية للمؤسسة والذي يشتمل على:
- الهدف المحدد الخاص بالمؤسسة
- قابلية الهدف للقياس ومدى التقدم الذي يتم إحرازه
- يمكن تحقيق الهدف في الواقع
- مدى ارتباط الهدف بمهامك التجارية
- وضع إطار زمني محدد لتحقيق الهدف