هو أحد برامج الأنظمة التي تساعد المؤسسات على أتمتة العمليات التشغيلية والإدارية إلى إجراءات تقنية مع تحسين إدارتها لتحقيق الأداء الأفضل، وهذه الأنظمة تعمل على حل مشاكل كثيرة مثل تقديم الخدمة المميزة وجمع البيانات وتوفير التكاليف، وبرغم تحقيقه عدة فوائد إلا أن له أعباء أخرى، حيث يعمل على دمج جميع الإدارات مع بعضها تحت برنامج واحد وهو ما ينتج عنه بعض الأعباء فالاعتماد على التقنية ورقمنة الأعمال هو جانب بسيط لحل هذه المشكلات لذا لابد من دعم الإدارة العليا.
وقد يفشل تطبيق مثل هذه الأنظمة ويرجع السبب الرئيسي في الفشل إما العاملين أو طبيعة البرنامج نفسه ويأتي الفشل في عدة صور كتوقف الإنتاج أو زيادة الميزانية أو عدم تحقيق العائد المطلوب، وذلك بسبب الإدارة العليا لعدم توفيرها موارد كافية، أو بسبب مديري المشاريع لعدم التزامهم بمواعيد التسليم، أو بسبب العاملين لمقاومتهم التغيير وعدم قدرتهم على التكيف مع البرمجيات الجديدة.
بالإضافة إلى عوامل أخرى لا تستطيع المؤسسة بسببها أن تطبق نظام تخطيط موارد المؤسسات وهي:
- عدم وجود رؤية واضحة
تبدأ المشاريع عادة بالحماسة وتوقع النجاح وتدعم الشركة العاملين نحو تحقيق الهدف دون وضع خطة واضحة بأهم المتطلبات والاحتياجات، لذا على المؤسسات تطوير المعايير الخاصة بها وتوقع المشكلات المحتملة ووضع طرق مناسبة لحلها، فالعاملين على برامج تخطيط موارد المؤسسات يمكن أن يقدموا لك معلومات وأطروحات قيمة لكن لا يستطيعون تطبيقها على أنظمة مؤسستك، لذا لا يجب عمل برنامج يتحكم في عملياتك التجارية وإنما عمل برنامج يتسق ويتوافق مع مؤسستك وأنظمتك حتى لا يفشل برنامج تخطيط الموارد لديك. - عدم التكيف مع التغيير
عند إدخال برامج جديدة وحديثة وتحويل أنظمة الشركة إلى أنظمة آلية يواجه -عادة- العاملين تلك الأنظمة الجديدة بالرفض وعدم القدرة على التكيف، وهذا يرجع إلى عدم تأهيل الشركة لموظفيها وعدم إشراكهم في عملية التغيير، فلابد من مشاركة العاملين بالمؤسسة وإطلاعهم على خطط التغيير حتى لا تكون النتائج سلبية، كما يجب على المؤسسة وضع الحلول المناسبة والمتوافقة مع الثقافة التنظيمية عند إجراء أي تعديلات. - عدم اهتمام المديرين التنفيذين
يتطلب تطبيق برنامج ERP الدعم من جميع العاملين داخل المؤسسة، لكن عندما لا يهتم المديرون التنفيذيون بدعم برنامج تخطيط موارد المؤسسات أو لا يكونوا جزءًا من عملية التنفيذ فإن ذلك يضر بالبرنامج ككل، وبالفعل من الصعب جذب انتباه كبار المسئولين داخل الشركة كي يدعموا تلك البرامج لكن يمكنك عمل حوافز إضافية لهم من أجل الاستفادة من خبراتهم.
وعند إشراك العاملين في المؤسسة في تطبيق النظام الجديد فأنت بحاجة إلى تقديم دورات تدريبية وتوجيههم ووضع إرشادات لهم حتى يتم تحقيق الهدف، وعدم الضغط عليهم لالتزامهم بمهام عمل يومية لا تمكنهم من استيعاب كل هذه المعلومات، فيمكن تقسيم التدريب على أوقات متباعدة ومدد زمنية قليلة حتى يتم استيعاب كامل المعلومات.
ومن المهم أيضًا إعلامهم بمخاطر عدم التطبيق الناجح للنظام حتى ينجذبوا للمشاركة في التنفيذ ويكونوا على استعداد لأي مشكلات تواجههم. - عدم وجود أشخاص ذات كفاءة
من أهم أسباب فشل تطبيق برامج تخطيط الموارد عدم توافر مدير كفؤ يستطيع إدارة التغيير بصورة صحيحة، وتجنب العديد من المشكلات والعمل على مواجهة العقبات التي تواجه مسار التغيير. - عدم توافق النظام مع العمليات التجارية
عند تطبيق برنامج تخطيط الموارد للمؤسسات يجب تحديد أهم المجالات التي تحتاج إلى تحسين، واختيار أنسب البرامج لتنفيذها، كما لابد من توافق الأنظمة الجديدة مع العمليات التجارية حتى عند إجراء تعديل لا يحدث خلل داخل العمليات فتتوقف أو تتعطل ويؤدي إلى خسائر، كما تحتاج المؤسسة إلى تحديد العقبات المحتملة التي قد تؤخر أحد المشروعات وتقييم تلك العقبات حتى يتم وضع الأسس للتعامل معها. - وضع ميزانية خاطئة
تفشل بعض الشركات في وضع ميزانية محددة تكفي تطبيق برنامج تخطيط الموارد فقط، لكن قد تحتاج أثناء التنفيذ إلى الاستعانة ببرامج أخرى إضافية تساعد على تنفيذه بصورة مميزة، لكن الميزانية محددة ولا تكفي لتلبية الاحتياجات الزائدة وهذا يؤدي إلى فشل في بعض الأجزاء أثناء تطبيق البرنامج أو فشل البرنامج بأكمله. - تجاهل الأخطاء الشائعة في التطبيق
هناك بعض المتطلبات قد تتجاهلها المؤسسة رغم أهميتها في تنفيذ البرنامج بنجاح، كما يمكن أن تفشل بعض الأنظمة عند تطبيقها داخل بعض الأعمال الإدارية ويُعد هذا خطرًا من الناحية الأمنية، لذلك لابد وأن يتم معالجة جميع نقاط الضعف هذه ووضع الحلول المناسبة حتى لا يؤدي ذلك إلى فشل تطبيق برنامج تخطيط الموارد. - الاعتماد المفرط على الاستشاريين
كثرة الاعتماد على الاستشاريين يقلل من أهمية وجود الفريق داخل المؤسسة، فلكل موظف مهامه المحددة التي ينبغي عليه القيام بها، فالشركة التي تحافظ على عملياتها التجارية تضع كل موظف في مكانه ومنصبه المناسب. - إشراك العاملين الخبراء
يجب على المؤسسة إشراك جميع العاملين الذين لديهم الخبرة في العملية التجارية فلا ينبغي الاعتماد الكامل على موظفي قسم تكنولوجيا المعلومات؛ لأنهم ليسوا على دراية بكل الأمور كعملية التصنيع أو العمليات المالية، لذا فالخبراء يمكنهم تقديم الدعم والمساندة لتنفيذ البرنامج بنجاح. - التوقف عن استمرار التدريبات
قد ترى الشركة أن العاملين قد تكيفوا مع الأنظمة الجديدة، فتسارع لوقف تدريبهم لكن ربما يؤدي هذا إلى عدم استمرار نجاح برنامج التخطيط، فعندما يستمر تدريب العاملين فإنهم يكونوا على استعداد دائم لمواجهة أي مشاكل محتملة وحلها بأساليب مختلفة، كما يمكنهم تعليم الموظفين الجدد طرق استخدام الأنظمة الحديثة، وتأتي الخبرة بالتدرب المستمر والتعلم.
* تعد حلول تخطيط موارد المؤسسات مبادرة تجارية يمكن أن تحول الأعمال بشكل إيجابي وتحقق فوائد عظيمة لسنوات طويلة، لذلك ينبغي على المؤسسة تحديد أهدافها وطموحاتها مع إشراك جميع العاملين فيها وتبادل الآراء حولها، بالإضافة إلى تدريبهم بشكل مستمر، كل ذلك يسهم في تنفيذ ناجح ومميز لبرنامج تخطيط موارد المؤسسات.