تعتبر جدولة المشروع هي عملية يتم فيها تحويل خطة المشروع إلى جدول زمني يشمل جميع الأنشطة والمهام المطلوب إنجازها من أجل تسليم المشروع في ميعاده المحدد، يواجه مديرو المشاريع بعض الجداول الزمنية السيئة والتي تؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة، ونجد أن عملية جدولة المشروع تشمل الأدوات والوسائل التي تساعد فرق المشروع في إعداد جداول عمل فعال.
وتعتمد جدولة المشروع على تحديد المهام التي ينبغي إنجازها والموارد المخصصة لإكمال تلك المهام وذلك في فترة معينة.
والجدول الزمني للمشروع هو عبارة عن قائمة بمدخلات المشروع وجميع الأنشطة مع وضع تواريخ محددة للبدء والانتهاء، فيمكننا القول بإن الجدول الزمني بمثابة صورة كاملة لرؤية المشروع، فهو يساعد على إدارة المشروع بكفاءة واحترافية من أجل تحقيق الأهداف.
ويستطيع مدير المشروع -من خلال الجدول الزمني الفعال- إجراء عملية تقدير النشاط وتسليم المشروع في ميعاده المحدد، وعمل خطة دقيقة لإدارة الموارد والتكاليف.
وينبغي اتباع عدة خطوت أساسية لجدولة المشروع، وذلك من أجل إعداد جدول عمل فعال:
أولًا: تحليل نطاق المشروع وإنشاء هيكل تنظيم العمل
وتُعد هذه أولي الخطوات في جدولة المشروع، ويجب فيها وضع الخطط والمبادئ لإعداد الجدول الزمني المشروع وإدارته، بالإضافة إلى عمل خطة لإدارة الوقت والتي تشمل طرق قياس الأداء وفقا للفترات المحددة لكل لمهمة، فجدول الزمني للمشروع لابد وأن يعكس نطاق المشروع من أجل تحليل الأداء للمشروع، كما ينبغي في تلك الخطوة إعداد هيكل تقسيم العمل (WBS) وهو تسلسل هرمي للمهام التي يجب أن إنجازها في المشروع.
ثانيًا: تحديد أنشطة المشروع
وتهدف هذه الخطوة إلى تحديد جميع الأنشطة المطلوبة لإكمال المشروع، من أجل إجراء تحليل لنطاق المشروع وتحديد متطلبات أصحاب المصلحة، ويتم إدراج الأنشطة وتجميعها داخل مستويات محددة لهيكل تقسيم العمل، فمثلا يتم تجميع أنشطة تطوير المنتجات داخل هيكلية تقسيم العمل في مجال البحث والتطوير.
بالإضافة إلى اشتمال تلك الخطوة على تحديد أنواع الأنشطة لقياس مستوى الجهد المبذول في أداء الأنواع المختلفة من المهام.
ثالثًا: تحديد الموارد اللازمة لإكمال الأنشطة
وتعتمد المشاريع على العديد من الموارد كالقوي العاملة والمواد والآلات والمعدات، ومن أهم خطوات جدولة المشروع إعداد خطة لإدارة الموارد، لأن التخطيط السيء للموارد يؤدي إلى نتائج سلبية مثل تأخير المشروع عن موعده أو تجاوز الميزانية المحددة، لذلك لابد من تحديد الموارد والكميات المطلوب توافرها لأداء المهام.
رابعًا: تقدير مدد النشاط
وعملية تقدير مدد النشاط تعني هي إدارة الوقت لجميع مهام المشروع، حيث يتم من خلالها تحديد مقدار الوقت المتوقع لإكمال النشاط (المهام) بالموارد المقدرة، وينبغي أن تتم هذه العملية قبل البدء بتنفيذ المشروع من أجل إعداد جدول زمني فعال، وعادةً ما يتم تقدير تلك المدة بالساعات أو الأيام أو الأسابيع، وتوجد عدة طرق تساعدك في تقدير مدة النشاط مثل: استشارة الخبراء، التقدير المماثل، التقدير البارامتري، وتقدير النقاط الثلاث.
خامسًا: تحديد تبعيات النشاط (علاقات النشاط)
ويُقصد بها، ماهية الأسلوب المُستخدم في تحديد نوْع العلاقة بين أنشطة المشروع المختلفة، وإنشاء علاقاتٍ منطقيّة متبادلة بين ما هو سابق ولاحق، ويكون ذلك ضمن مُخطط الأنشطة؛ فهناك أنشطة يتم تنفيذها في الوقت ذاته، بينما توجد أنشطة أخرى، تعتمد في تنفيذها على ما يسبقها أو يلحقها، وتعتبر تحديد تبعيات النشاط من أهم خطوات جدولة المشروع.
وهناك أربعة أنواع من علاقات التبعية وهذه الأنواع هي:
* تبعية “نهاية إلى بداية” (FS): أي: لا يمكن البدْء في نشاط لاحق حتى يكتمل النشاط السابق.
* تبعية بداية إلى بداية (SS): أي: لا يمكن البدْء في نشاط لاحق حتى يبدأ النشاط السابق.
* تبعية نهاية إلى نهاية (FF): أي: لا يمكن اكتمال نشاط لاحق إلا بعد اكتمال سابقه.
* تبعية بداية إلى نهاية (SF): أي: لا يمكن اكتمال نشاط لاحق إلا إذا بدأ النشاط السابق.
سادسًا: تحليل الجدول الزمني للمشروع
وينبغي -في هذه الخطوة- مراجعة الجدول الزمني من أجل التأكد من مدى دقته، والتحق من صحته وموافقته لنماذج العمل المخطط لها، ويمكن إجراء عملية لتسوية الموارد وإضافة موارد أخرى إذا لزم الأمر.
سابعًا: متابعة الجدول الزمني للمشروع
لابد من متابعة الجدول الزمني طوال دورة حياة المشروع، وتحديثه إذا تطلب الأمر ذلك، وذلك من أجل إعداد تقارير أداء المشروع ويمكن استخدام الأساليب الفعالة في إعداد التقارير مثل إدارة القيمة المكتسبة، وحساب مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI) وتباين الجدول (SV) ومؤشر أداء التكلفة (CPI) وتباين التكلفة (CV) لإظهار أداء كل مهمة داخل المشروع.