تتطلب مهنة مدير المشروع المعرفة الجيدة بطرق إعداد جدول زمني شامل للمشروع، ونجد أن الجدول الزمني هو عبارة عن قائمة تشمل الإنجازات والمهام التي ينبغي أن يحققها المشروع وفقًا لتواريخ ومواعيد محددة، وتأتي تقدير مدة النشاط لتسهم في إعداد الجدول الزمني والعمل على الالتزام به، ويتم تقدير مدة أنشطة المشروع بمساعدة بعض معالم المشروع مثل كمية الموارد وتبعيات النشاط والميزانية والقيود.
وعملية تقدير مدة النشاط تعني فن إدارة الوقت لجميع مهام المشروع، حيث يتم من خلالها تحديد مقدار الوقت المتوقع لإكمال النشاط (المهام) بالموارد المقدرة، وينبغي أن تتم هذه العملية قبل البدء بتنفيذ المشروع من أجل إعداد جدول زمني فعال، وعادةً ما يتم تقدير تلك المدة بالساعات أو الأيام أو الأسابيع.
وينبغي العلم بأن عملية تقدير مدة النشاط لها طبيعة تكرارية يمكن إجراؤها لكل من المشاريع والمنتجات، ويمكن تغيير التقديرات مع تقدم العمل وإضافة أنشطة جديدة إلى الجدول.
وتقوم عملية تقدير مدد النشاط على توفير المدة التي يستغرقها كل نشاط داخل المشروع، والتي تُعد من أهم المدخلات لجدول المشروع.
ونجد أن هذه العملية تحتوي على عدة مدخلات هي:
* خطة إدارة الجدول الزمني
* قائمة الأنشطة
* احتياجات موارد النشاط
* سمات النشاط
* تقويمات الموارد
* بيان نطاق المشروع
* هيكل توزيع الموارد
* سجل المخاطر
* العوامل البيئية للمؤسسة
* أصول العملية التنظيمية
وتوجد عدة طرق تساعدك في تقدير مدة النشاط، وباستخدام تلك الطرق ـ مع هذه المدخلات ـ تتمكن من تقدير مدة كل نشاط وإنشاء الجدول الزمني للمشروع باحترافية.
طرق تقدير مدة النشاط
ينبغي العلم بأهمية تحديد مدة كل نشاط من أجل إعداد جدول زمني جيد للمشروع، فالمدة الإجمالية للمشروع كله مرتبطة بالفترات التي تستغرقها الأنشطة والمهام، ففي حالة عدم تقدير الفترات بالشكل الصحيح سيؤدي هذا إلى جعل تاريخ الانتهاء من المشروع خاطئًا ولن يكون المسار الحرج واقعيًا، ولعل أهم الطرق المستخدمة على نطاق واسع هي:
أولًا: استشارة الخبراء Expert Judgment
ويمكنك استشارة الخبراء في هذا المجال لأنهم يستطيعون تقدير مدد النشاط من خلال خبراتهم في أعمالهم السابقة لمشاريع مماثلة، وقد يكون الخبير من فريق إدارة المشروع، وكلما كانت خبراته كبيرة في هذا المجال كلما كانت تقديراته أكثر دقة، وتُسهم خصائص المشروع كالأهداف والمخاطر في جعل التقديرات أكثر دقة أيضًا.
ثانيًا: التقدير المماثل (التناظري) Analogous Estimating
وتعتمد هذه الطريقة على استخدام البيانات أو المعلومات السابقة لنشاطات أو مشاريع مشابهة، ويمكن اعتبار هذه الطريقة جيدة وفعالة عندما تكون الأنشطة السابقة متشابهة إلى حدٍ كبير مع الأنشطة الحالية؛ فمثلًا عندما يتوجب عليك وضع مدة زمنية ـ تقريبية ـ يمكن أن يستغرقها بناء مستشفى مثلًا، فبمساعدة التقدير المماثل السابق يمكنك تحديد مدد المهام والمعالم للمشروع الجديد، ورغم سهولة تلك الطريقة في إجراء التقدير لكنها قد تفتقد إلى بعض الدقة في حالة عدم التشابه بين المشروعين، ويمكن العمل بها -فقط- حين يكون الوقت محدودًا لإجراء التقدير.
ثالثًا: التقدير البارامتري Parametric Estimating
ويعتمد هذا النوع من التقدير على بناء خوارزميات محددة تستخدم البيانات التاريخية التي يتم جمعها من المشاريع السابقة ودراسة العلاقة الإحصائية بين هذه البيانات وبعض المتغيرات من أجل تقدير مدة النشاط الخاصة بالمشروع الحالي، كما تستخدم تلك الطريقة -أيضًا- في تقدير التكلفة للمشاريع.
وعلى سبيل المثال، يُفترض أنك تعمل على بناء سد فسوف تقوم بحساب مقدار الوقت للمهام الرئيسة، وعند الاطلاع على معدلات إنتاجية الآلات من المشروع السابق، تستطيع بسهولة تقدير مدة مشروعك الحالي.
وطريقة التقدير البارامتري توفر تقديرًا أكثر دقة من التقدير المماثل.
رابعًا: تقدير ثلاثي النقاط Three-Point Estimate
هذه الطريقة تساعد على زيادة الدقة في تقدير مدة النشاط في المشروع، وتستخدم ثلاثة تقديرات:
التقدير الأول وهو الأكثر واقعية واحتمالًا ويقوم على تقدير مدة المهام بناء على تقييم واقعي للعمل المطلوب، فكل شيء يسير كالمعتاد.
التقدير الثاني التفاؤلي وهو يقوم على تقدير مدة إنجاز المهام وتوقع أفضل النتائج، بافتراض أن كل شيء يسير وفقًا للخطة.
التقدير الثالث وهو التشاؤمي ويعمل على تقدير مدة النشاط وإنجازها وتوقع أسوأ النتائج.
ونجد أن طريقة بيرت (تقنية تقييم ومراجعة البرنامج) تستخدم تقديرات النقاط الثلاث.
خامسًا: تحليل الاحتياطي Reserve Analysis
ويعتبر تحليل الاحتياطي هو العمل على إنشاء احتياطي للطوارئ، حيث يمكنك بعد تحديد الجدول الزمني لكل نشاط، العمل على إضافة فترات أخرى احتياطية لكل نشاط، تحسبًا لأي طارئ يأتي وهذه الطريقة تساعد فريق المشروع على إدارة مخاطر الجدول الزمني والحد من الآثار السلبية لتلك المخاطر.
سادسًا: التعاون في صنع القرار
يمكن لمدير المشروع عقد اجتماع للفريق من أجل تبادل الآراء والأفكار حول التقدير المناسب لمدة كل نشاط داخل المشروع، فبذلك يمكنه الحصول على أفضل التقديرات وأنسبها لأنشطة المشروع.
* ونحن نجد أن كل طريقة في التقدير لها خصائصها التي تميزها، فالتقدير البارامتري يتطلب ارتباطًا إحصائيًا بالمشاريع الحالية والسابقة، وتقدير الثلاث نقاط يعتمد على صيغ رياضية مختلفة، أما التقدير باستشارة الخبراء والتقدير المماثل لا يعتمد ـ في العمل به ـ على استخدام الحسابات الرياضية.
وبعيًدا عن الطريقة التي تراها مناسبة لك، عليك إنشاء مستند “أسس التقديرات” والذي يحتوي على مختلف الجوانب الهامة للمشروع من أجل تحديد الافتراضات والقيود وإجراء التقدير المناسب لكل مدد النشاط في المشروع.
* ومن أجل إعداد جدول زمني فعال ودقيق يمكنك تقليل مدته من خلال تقليل مدة الأنشطة خاصة الموجودة على المسار الحرج وذلك عن طريق: تقييد نطاق العمل لنشاط ما، استخدام المزيد من الموارد كتوظيف المزيد من القوى العاملة وزيادة عدد الآلات، ورفع مستوى الإنتاجية.