تُعد خطة العمل من أهم المستندات في جميع الأعمال التجارية، فهي تمكنك من السير نحو الطريق الصحيح والوصول إلى أهدافك، وتساعد في تحديد الأسس والمبادئ التي تعتمد عليها في عملك كإدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوإدارة المخاطر التي قد تواجهك أثناء عملك.
وينبغي عليك قبل البدء في أي عملٍ تجاري أن تقوم بإنشاء خطة عمل فعالة، تشمل جميع العناصر الأساسية من أجل توسيع عمل والتحول بمشروعك الصغير إلى شركة أو مؤسسة كبيرة تمتلك العديد من المشاريع وتحقق إنجازات مذهلة، نعلم جيدًا أن طريق الصعود لا يخلو من العقبات لذا عليك بعمل خطة عمل لمواجهة جميع المشكلات والتغلب على آثارها ومواصلة الصعود نحو القمة.
وخطة العمل -باختصار- هي الوثيقة التي تصف الوضع الحالي لعملك ومواردك وأهدافك وقدراتك وخططك، وتوضح لك كيف تتنقل وتتطور إلى الأفضل، فهي تحمل الأسس التي تتكئ عليها لتحقيق أهدافك وطموحاتك.
ربما تشعر بالصعوبة عند إنشاء خطة عمل لأول مرة، لكن هناك مكونات أساسية لخطة العمل تساعد في كتابتها بسهولة وهذه المكونات هي:
أولًا: عمل ملخص تنفيذي
ويسمي أيضًا الموجز الإداري ويُعد الخطوة الأولى في كتابة خطة العمل، وهو عبارة عن مستند يحتوي على شرح سريع لعملك الحالي وأهم ما ستقوم به لتطوير أعمالك في المستقبل القريب، ويمكنك كتابة هذا الملخص فور الانتهاء من خطة العمل، وتستطيع ترتيبه بهذا الشكل:
* توضيح المهمة
* معلومات عامة عن الشركة
* الخطوط العريضة والمعالم الرئيسة
* المنتجات والخدمات
* المعلومات المالية
* خطط المستقبل
ثانيًا: وصف أعمال الشركة
وينبغي في هذه الخطوة عمل شرح عام للسوق الذي تدار فيه أعمالك، وأهم الصناعات أو المنتجات التي تقدمها الشركة، بالإضافة إلى الأنشطة التي تقوم بها الشركة من أجل التطوير.
ثالثًا: إعداد دراسة تحليلية للسوق
وهذا المكون من خطة العمل يشتمل التفاصيل المتعلّقة بمنافسي الشركة في السوق ومدى تأثيرهم على وضع الشركة في المجال الذي تعمل فيه، بالإضافة إلى تحديد نقاط قوّتها وضعفها، وينبغي العمل على توضيح معدّل الطلب المتوقّع من المستهلكين على منتجات وخدمات الشركة المقدّمة ومدى سهولة أو صعوبة حفاظ الشركة على حصّتها في السوق مقارنة مع الشركات المنافسة الأخرى، يمكنك التحقق من دليل SBA لأبحاث السوق والتحليل التنافسي في هذه المرحلة.
وتتضمن الدراسة التحليلية عن السوق معلومات مثل:
* وصف الصناعة
* وصف السوق المستهدف وخصائصه
* حجم ونمو السوق المستهدف
* إمكانية تقاسم السوق
* العوائق المحتملة والمنافسون المحتملون
رابعًا: التنظيم والإدارة
حيث تعمل على وصف الهيكل التنظيمي للشركة، وينبغي أن يشتمل هذا الجانب المعلومات التالية:
* الهيكل التنظيمي
* هيكل الملكية
* خلفية عن التنظيم الإداري
فالعمل على وصف الهيكل التنظيمي الحالي يساعدك على تحقيق أهدافك.
خامسًا: المنتجات أو الخدمات
ينبغي أن تحتوي خطة عملك على قسم للمنتجات أو الخدمات، حيث تقوم فيه بوصف وضع منتجاتك الحالي وخططك المستقبلية للتطوير تلك المنتجات، بالإضافة إلى وضع الطرق التي يمكنك من خلالها تلبية متطلبات العملاء.
ولا تنس أن تذكر نظام إدارة مشتريات المشروع، واحتياجات البائعين في المنتج الذي تقوم بإنتاجه.
سادسًا: طرق التسويق
ينبغي وضع استراتيجية تسويقية تستطيع من خلالها جذب العملاء للشركة، والحصول على عملاء جدد مع الحفاظ على العملاء القدامى، بالإضافة إلى توضيح آليات التوزيع والخطط والحملات التسويقية المتّبعة.
سابعًا: وضع خطة مالية
لابد من وجود خطة مالية توضح وضعك المالي الحالي وتوقعاتك للمستقبل من أجل
جذب المستثمرين، حيث تحتوي هذه الخطة على البيانات، التقارير المالية، الإيرادات المتوقعة، الموازنات، وتوقعات التدفق النقدي، ويجب أن تحتوي الخطة -أيضًا- على معلومات عن التقديرات المالية المتوقّعة خلال السنة القائمة، بالإضافة إلى تحديد مبلغ التمويل اللازم للمستثمرين من أجل استمرار دعمهم للأعمال.
وفي النهاية يمكنك عمل قسم الملاحق وتدرج فيه الرسوم البيانية والملاحظات، مع إرفاق السيرة الذاتية وأي معلومات إضافية أخرى.
من أجل كتابة خطة عمل فعالة يمكنك الاستعانة بالنصائح التالية:
* ينبغي أن تعلم جيدًا كل ما يتعلق بالمنتج والسوق والعملاء حتى تكون خطتك جيدة.
* يجب أن تكون خطة العمل شاملة ومختصرة، فالشركاء الجدد أو المستثمرين المحتملين لا يرغبون في قراءة المستندات الطويلة، لذا يجب عليك تجنب الإطالة دون فائدة.
* ينبغي أن تعرف الجمهور المستهدف حتى تكون خطتك مناسبة له، فمثلًا قد يكون المُقرض أكثر اهتمامًا بالتوقعات المالية بدلا من الميزات التقنية للمنتج، بالإضافة إلى استخدام لغة بسيطة وسهلة يستطيع الجميع فهمها.