الشفافية تعني وضوح الرؤية في الموضوعات والمشاريع، والصدق في التعاملات، لذا لابد من ترسيخ قيمة الشفافية في أعمالنا ومؤسساتنا حتى يعم النجاح، فانتشار الشفافية بين أعضاء فريق المشروع يحقق العديد من المزايا والنجاحات، وينمي روح التعاون والتكاتف ويجعل الجميع على استعداد لمواجهة أي مخاطر محتملة.
وتعتبر الشفافية من أهم الاستراتيجيات الهامة التي تتبعها الدول لمكافحة الفساد بأشكاله المختلفة، فزيادة درجة الشفافية تساهم في زيادة درجة الثقة بين العاملين في جميع المؤسسات.
وبالرغم أن الشفافية تعني وضوح المعلومات لأعضاء الفريق، إلا أن العديد من المعلومات لا ينبغي تداولها مع الجميع كالأمور المالية والعقود، وإحساس الفريق بوجود الشفافية يساهم في زيادة نشاط الفريق ورفع مستوى أدائه، كما يعطي المشروع فعالية أكثر.
ونجد أن المشاريع التي يقوم مديروها بإدارتها بصورة مباشرة ووضوح، يكون من السهل إدراك كل مهامها والقدرة على إنجازها، حيث يتم التفاعل مع المستجدات والعمل على إيجاد حلول لأي مشكلة من قِبل جميع العاملين في المشروع.
فالشفافية أمر هام وجيد في إدارة المشاريع لأنها تساعد على إيصال المعلومات بسهولة، لكن هناك أنواع من الوظائف تجبر أصحابها بعدم الاطلاع على المعلومات من أجل الأمن الوظيفي.
ونجد في كثير من الأحيان أن فقدان الشفافية يضر بالعمل الجماعي والتعاون.
فوائد الشفافية في إدارة المشاريع
تساهم الشفافية بشكل إيجابي في نجاح إدارة المشاريع، ومن أهم فوائدها:
* تحسين الأداء والمساءلة
من الصعب إدارة مشروع لا يعمل فريقه بروح التعاون الجماعي، وهنا تأتي فائدة ترسيخ الشفافية فهي تساعد -بشكل كبير- على تحسين أداء الفريق وتجعلهم يقومون بأعمالهم بشكل أفضل فهم مسئولون على إنجاز مهامهم بالصورة المطلوبة، كما تسمح الشفافية للأعضاء بفهم أدوار بعضهم مما يمكنهم تبادل الدعم لبعضهم في أداء المهام.
وتسهم الشفافية -أيضًا- في تعزيز الالتزام والانضباط من خلال توضيح ما ينبغي على الفريق أن يقوم به، فالفهم الواضح للأمور أو المشكلات يساعد على تعدد الأفكار والخيارات.
* التقليل من تحول المشروع عن مساره الصحيح
وهنا تساعد الشفافية في تتبع الأرقام المخطط لها والفعلية، أثناء مرحلة تنفيذ المشروع، ففي بعض الأحوال يحدث خلل أو مشكلة تؤدي إلى انحراف المشروع عن خطته الأساسية، وهنا تعمل الشفافية في تقارير حالة المشروع على مساعدة الفريق في تحديد أسباب الخلل واتخاذ الإجراءات اللازمة للتغلب على أي مشكلة.
* تعزيز العمل الجماعي والتعاون
تساعد الشفافية على تشجيع العمل الجماعي وترسيخ روح التعاون بين أعضاء الفريق، وفهم الآثار الإيجابية التي تعود على العمل من التعاون، فالتواصل الفعال يسهم في إيجاد الحلول للمشكلات سريعًا دون إحداث تأثير سلبي على مهام المشروع.
أهمية الشفافية في إدارة المشاريع
يعمل مديرو المشاريع الناجحون على منح الشفافية الأهمية في كل مراحل المشروع، حتى يمكنهم دفع فريقهم نحو النجاح، وتتضح أهمية الشفافية في:
* التواصل والتعاون في المشروع
تساعد الشفافية فريق العمل على رؤية جميع خيارات وجوانب المشروع والتي يمكن أن تؤثر على أدائهم، ويمكن تبادل الأفكار ووجهات النظر من خلال الاجتماعات أو الحوارات المفتوحة، فعلى سبيل المثال تعد اجتماعات التخطيط السريع وsprint retrospectives في إدارة المشاريع الرشيقة من أهم الأدوات الممتازة إذا تم إجراؤها جنبا إلى جنب مع الشفافية.
* ميزانية المشروع ومراقبة التكاليف
قد تكون مشاركة بعض المعلومات المالية مفيدة لأعضاء الفريق، ومن الأفضل عدم إعلامهم بجميع المعلومات الخاصة بالتكلفة والميزانية.
ومعرفة أعضاء الفريق بالبيانات الإحصائية المتعلقة بمقدار الوقت تجعلهم يقومون بإعداد الخطط ومراجعة تقديرهم للوقت الذي يقضونه في عمل المشروع، ويكون ذلك مفيدًا لأنه يساعد أعضاء الفريق على اتخاذ الإجراءات اللازمة لخفض تكاليف المشروع.
بالإضافة إلى ذلك ينبغي تجنب تبادل المعلومات المتعلقة بالأموال والمعلومات النقدية الهامة الأخرى.
* المشكلات والخلافات
وتتضح أهمية الشفافية في التغلب على المشكلات داخل المشروع، فبعض المديرين يحاولون إخفاء المشكلات عن أعضاء الفريق مما يعمل على تفاقمها، وصعوبة وضع الحلول المناسبة لها، ومدير المشروع الناجح -غالبًا- لديه القدرة على التعرف على المشكلات فور ظهورها، بل ويعمل على مشاركتها مع جميع الأعضاء وطرح مخاوفه من أجل التعاون والتشاور وتبادل الأفكار لإيجاد الحل المناسب.
وتسهم الشفافية في مواجهة الصعوبات والتغلب عليها، فعندما يتعامل مدير المشروع بوضوح وشفافية مع فريقه ويُطلعهم على مستجدات الأمور، يستطيع الجميع مواجهة التحديات وإنجاز المشروع بنجاح.
* التغييرات
لا يخلو أي مشروع من حدوث تغييرات، فربما يكون لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالعملاء متطلبات جديدة مع تقدم المشروع، ويتحمل مدير المشروع مسئولية تلبية تلك المتطلبات ويكون ذلك سهلا عند شرح أسباب التغييرات لفريقه حتى يقومون بتنفيذها بسهولة.