يعتمد نجاح المشاريع على المديرين الذين يتمتعون بمهارات قيادية تمكنهم من إدارة المشروع بنجاح، وينبغي عليهم إدارة المعالم الرئيسية للمشروع كالتخطيط والإشراف والمتابعة المستمرة لكافة مهام المشروع ومراحله، وتعتمد كافة المشاريع على موارد محددة كالرأس المال والعاملين (فريق المشروع)، ومن أجل الاستخدام الأمثل لتلك الموارد ينبغي اتباع الطرق الفعالة لإدارة الوقت، فالمشاريع التي تتم طبقًا لجدولها الزمني المحدد تحقق عدم إهدار للموارد.
ولذلك يجب أن يحصل مديرو المشاريع على دورات تدريبية تمكنهم من إدارة الوقت والمخاطر، لإنجاز المشاريع بنجاح وتحقيق أهداف مؤسساتهم، وأهم الطرق الفعالة لإدارة الوقت هي:
أولًا: وضع الخطة
يقوم مدير المشروع بقياس إمكانات وقدرات الموارد المتاحة لديه، والعمل على إعداد خطة زمنية مناسبة تتوافق مع تلك القدرات، ويُعد هذا هو الخطوة الأولى نحو إدارة الوقت الذي سيستغرقه المشروع، فيتم عمل جداول زمنية لكل مهمة داخل المشروع وإنجازها في الوقت المحدد لها حتى لا يتم إهدار الوقت دون جدوى.
وبما أن إدارة الوقت لها أهمية كبرى في نجاح المشاريع، فينبغي على المؤسسات أن توفر برامج تدريبية لمديري المشاريع لتمكنهم من إدارة وقتهم بكفاءة عالية.
ثانيًا: تحديد الأولويات
بعض المشاريع تكون على درجة كبيرة من التعقيد في كم المهام والمتطلبات وبالتالي تستوجب إشراف ومتابعة مستمرة، لذلك ينبغي على مدير المشروع أن يقوم بتحديد الأولويات والتعامل الناجح مع كافة المهام، وقد توصل العلماء إلى نماذج مختلفة لإدارة المهام مثل:
* جدول أيزنهاور ويُعد وسيلة فعالة لإدارة مهامك فهو يعمل على تنظيم المهام والأعمال وتحديد الأولويات، وينقسم إلى أربعة مربعات يتحدد فيها المهام التي يجب إنجازها، فأولًا المهام العاجلة، وثانيًا المهام غير العاجلة، وثالثًا المهام غير المهمة والتي يمكن توكيل أحد للقيام بها، ورابعًا المهام التي يمكن حذفها، وهذه الطريقة المرتبة والمنظمة تعمل على عدم إهدار الوقت وزيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف بنجاح.
* طريقة ألبين (ALPEN) وتعتمد هذه الطريقة على تدوين المهام والمواعيد والأنشطة المخطط لها، وتقدير الوقت لكل مهمة، والتخطيط الفعال لإنجاز المهام في وقتها المحدد، ثم اتخاذ القرارات التي تسهم في تحقيق مستويات عالية من النجاح.
* مبدأ باريتو أو قاعدة 80/20 هو أيضا نموذج يؤكد بشكل أكبر على حاجة مدير المشروع إلى التركيز دائما على المهام ذات الأولوية أولا.
ثالثًا: الاستراحة بين أداء المهام
قد يوجد لدى مدير المشروع كم هائل من المهام، فيحاول العمل على إنجازهم دفعة واحدة، لكن هذا الأسلوب يسهم في إهدار الوقت لأن العمل باستمرار دون فاصل يقلل من الإنتاجية والكفاءة وربما يؤدي إلى الوقوع في الأخطاء وبالتالي يتم إهدار الوقت، لذلك لابد وأن يقوم مدير المشروع بتقسيم المهام وعند الانتهاء من مهمة يقوم بأخذ استراحة لدقائق يتناول خلالها كوبًا من القهوة أو يسير داخل غرفة عمله أو يمارس التأمل الذاتي، حتى يبدأ في مهمته التالية بنشاط وحيوية.
رابعًا: تجنب المماطلة والتسويف
يُعد الاتصال من أفضل الأنظمة التي توفرها المؤسسات لأهميتها في التفاعل والتواصل بين العاملين ومدير المشروع، لكن قد تسبب هذه الوسائل تشتتًا للانتباه وتحويل التركيز إلى أشياء أخرى على مواقع الانترنت، لذلك يجب منح الشركة لمديري المشاريع والعاملين إجازات يمارسون فيها هواياتهم المفضلة، كي لا يلجئون لسياسة التسويف عند تكاثر الأعمال عليهم، كما يمكنهم اتباع أسلوب تقسيم المهام والبدء بالمهام الكبيرة التي تحتاج تركيز ومجهود أكبر ثم المهام البسيطة، تجنبًا للمماطلة وإهدار الوقت.
خامسًا: تكليف آخرين بالمهام
عند تعدد المهام لدى مدير المشروع، يمكنه تكليف أحد أعضاء فريقه للقيام بها، ويركز هو على خطوات سير المشروع ومدى نجاح تلك الخطوات.
مدير المشروع صاحب رؤية ثاقبة وعقلية راجحة، فهو الذي يتمتع بتقنية إدارة الوقت، بل ويتابع باستمرار أحدث الأساليب التي تنمي مهاراته لإدارة الوقت بصورة فعالة، وهو قدوة لفريقه يجعلهم يسيرون على خطاه في إدارتهم للوقت بنجاح.
* إن الوقت من أهم الموارد التي تؤثر -بشكل مباشر- على نجاح المشروع، ويجب أن يتحلى مدير المشروع بمهارات تمكنه من إدارة الوقت بفعالية من أجل ضمان جودة العمل، كما يجب أن يتابع باستمرار أهم التقنيات التي تساعده وتجعله يتقن فن إدارة الوقت.