يُعد ميثاق المشروع وثيقة أساسية في إدارة المشروع والتي تعمل على تحديد الأهداف الرئيسية للمشروع وتحدد الأدوار والمسئوليات، وتوضح مَن المسئول عن تحقيق تلك الأهداف، وكيفية تنفيذ عمل المشروع، كما تساعد في فهم نطاق المشروع والجداول الزمنية والمهام.
ميثاق المشروع وبيان العمل
يتضمن ميثاق المشروع نطاق المشروع وأهدافه وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالمشاركين في المشروع، وفيها يمنح مدير المشروع المسئولية والصلاحيات لاستخدام الموارد لتحقيق أهداف المشروع، وعند موافقة راعي المشروع وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعلى الميثاق، سيصبح هو الأساس لخطة المشروع.
والكثير من الناس يعتقد أن ميثاق المشروع وبيان العمل متطابقان، لكن ليس هذا صحيحًا لأن الميثاق يشتمل على نطاق المشروع وتطوره وأهدافه، وبذلك يتم دمج بيان العمل في الميثاق.
أهم مزايا الميثاق الجيد
عند إعداد ميثاق جيد للمشروع فإنه يعمل على:
- خلق فهم مشترك لجميع الأطراف المشاركة في المشروع.
- توفير معلومات تتعلق بالميزانية والتنظيم والمخاطر والقيود والمعالم والميزانية ومعايير النجاح للمشروع.
- تساعد معلومات المشروع الأساسية التي تم تناولها في الميثاق على توفير الوقت أثناء تنفيذ المشروع.
- يوفر الوضوح للميزانية.
- يوفر إرشادات لفريق المشروع.
- ترسيخ الثقة لفريق المشروع.
- العمل مع ميثاق جيد يعزز معنويات فريق المشروع ويحفزه.
البنود التي يتضمنها ميثاق المشروع
يشتمل الميثاق الجيد للمشروع على عدة عناصر أساسية وهي:
- مقدمة ووصف المشروع مع شرح الغرض من الميثاق ويتضمن المعلومات الأساسية (الاسم، الراعي، مدير المشروع، تاريخ الموافقة).
- النطاق: ويحدد المخرجات الرئيسية للمشروع.
- حالة العمل: تصف معلومات شركة معينة لتحديد ما إذا كان المشروع يستحق الاستثمار.
- معايير النجاح: تحدد عوامل نجاح المشروع.
- الميزانية: تتضمن معلومات تتعلق بميزانية المشروع وتقدير التكلفة وسلطة الإنفاق
- الجدول الزمني ومعالم المشروع الرئيسية: يتضمن معلومات تتعلق بالمدة وتاريخ الانتهاء والمعالم الرئيسية للمشروع.
- الافتراضات والقيود: قيود المشروع المتعلقة بالوقت والميزانية والنطاق والجودة وما إلى ذلك.
- مخاطر المشروع الرئيسية: وتشتمل على المخاطر التي قد تؤثر على أهداف المشروع.
- فريق المشروع والمؤسسة: يتضمن معلومات تتعلق بأعضاء فريق المشروع الأساسي وأدواره.
- ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع: يحدد أسماء ودور ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين في المشروع.
بالإضافة إلى الجدول الزمني للمشروع أو الجدول الزمني للمرحلة الرئيسية، وخطة التواصل.
أهم الإرشادات التي يجب اتباعها عند إعداد ميثاق المشروع
* المناقشة مع أعضاء فريق المشروع وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين والعملاء تساعد في جمع المزيد من المعلومات حول المشروع.
* ينبغي تدوين جميع الملاحظات أثناء اجتماعاتك مع الأطراف المشاركة في المشروع، فقد تحتاج إلى تلك الملاحظات وتستخدمها عند إعداد الميثاق.
* يجب القيام بتحليل النماذج الموجودة في أصول العمليات التنظيمية (الخطط والإجراءات الخاصة بالمؤسسة)، فمن الجيد مراجعة مواثيق المشاريع السابقة لمؤسستك.
* إضافة معلومات محددة مرتبطة بأهداف المشروع وما يسعى المشروع لتحقيقه، والمدة التي سيستغرقها، ومن هم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالأساسيين.
* ينبغي مراجعة الميثاق مع أعضاء الفريق والتأكد من أن جميع المعلومات صحيحة وكافية وسوف تحقق لك ما تسعى إليه في المشروع، ثم يمكنك بعدها الحصول على الموافقة.
نموذج لميثاق المشروع
وبذلك يمكنك إعداد ميثاق جيد وشامل لمشروعك، ربما يستغرق الكثير من الوقت، لكن سيساعدك فيما بعد على توفير الوقت في مراحل مختلفة من إدارة المشروع، وإنجاز مشروعك وتحقيق أهدافك بنجاح.