توفر تقارير أداء العمل فهم أفضل لحالة المشروع وسير العمل في الطريق الصحيح وذلك من خلال مراقبة المشروع ومتابعة التطورات فيه باستمرار، فهذه التقارير تعد وثائق مهمة لمديري المشاريع والجهات المستفيدة لأنها توضح صورة الأداء الحالي للمشروع حتى يشعر فريق العمل والجهات المستفيدة بالراحة إذا وجدوا أن المشروع يسير وفقًا للخطة.
أما عن بيانات أداء العمل فهي الملاحظات أو مجموعة من المدخلات التي تساعد في وضع معايير الأداء، لاتخاذ قرارات حول حالة المشروع وسير العمل، وتشمل هذه البيانات نسبة العمل المكتمل والجودة ومقاييس الأداء التقني والتكاليف الفعلية.
أما معلومات أداء العمل فهي مجموعة من المخرجات التي تتمكن من خلالها تصور الأداء، وتساهم في استخدام الموارد بشكل فعال كما تساعد في تحليل المشاكل المحتملة وتعمل أيضًا كأداة فعالة في إدارة المشاريع.
تقارير أداء العمل
تحتاج الجهات المستفيدة إلى تقارير توضح لها الأداء الحالي للمشروع لكي تستطيع تقييمه، وتشتمل هذه التقارير على الأرقام المخطط لها والأرقام الفعلية، ويمكن جمع المعلومات هذه لتحليل كفاءة موارد المشروع، وتعد تلك التقارير عملية متابعة شاملة لأعمال المشروع لمزيد من التحكم والإدارة بشكل صحيح، وتشمل التحكم المتكامل في التغيير، وإدارة الاتصالات، ومراقبة المشتريات، وإدارة فريق المشروع، والسيطرة على المخاطر حتى تساعد على اتخاذ القرارات بوعي وكفاءة.
وهناك بعض المعلومات التي يمكن استخدامها لإنشاء تقارير أداء العمل وهي:
- التكلفة الفعلية للأعمال المنفذة
- كمية الأعمال المنفذة والمتبقية
- القيمة المستحقة
- التكاليف الفعلية
- فرق التكلفة بين التكاليف الفعلية والتكاليف القياسية (CV)
- تباين الجدول الزمني (SV)
- مؤشر أداء التكلفة (CPI)
- مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI)
- التأخير على المسار الحرج
- المخاطر الرئيسية المحددة
- طلبات التغيير
- جودة الأداء
- تحليل أداء المشروع
ويمكن استخدام أدوات لإعداد التقارير مثل مخططات الشبكة والجداول والرسوم البيانية ومنحنيات S ومخطط باريتو ومخطط التحكم ومخطط التشغيل ومخططات Burndown.
أهمية تقارير الأداء
تعد تقارير الأداء من أهم أدوات الاتصال الفعالة التي تسهل التواصل والتنسيق بين فريق المشروع والجهات المستفيدة، فعلى سبيل المثال إذا قرر فريق المشروع من خلال تحليل التقارير أن المشروع قد انحرف عن مساره الصحيح، فسوف تتم مناقشة الأمر مع الممولين لتوفير أموال إضافية لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح، لذلك فالتقارير الخاطئة تؤدي إلى قرارات خاطئة.
ويمكن عمل بعض التنسيقات لتقارير الأداء كأن تكون -مثلا- في أشكال مفصلة وموجزة وجدولية ورسومية ونصية، كما توفر التقارير مقارنات لأداء المشروع الحالي، وتعد تقارير الحالة والتقدم والتنبؤ والقيمة المستحقة بعض الأنواع المستخدمة على نطاق واسع.
وتقارير الأداء هي من أفضل أدوات الاتصال التي تعمل على تحسين عملية صنع القرار لفريق المشروع والجهات المستفيدة.