ينبغي عليك أن تسعى دائمًا إلى تحقيق التوازن بين حياتك الشخصية والمهنية، فلابد وأن تنمي مهاراتك من أجل رفع مستوى كفاءتك الإنتاجية، ويسرد أحد الأشخاص إنجازاته خلال عام واحد فيوضح كيفية إدارته الصحيحة لوقته حيث حضر عدة برامج تدريبية ساعدته على اكتساب مهارات جديدة، كما اهتم بعائلته وذهب في رحلات ترفيهية معهم، بالإضافة إلى تحقيق نجاحات في وظيفته.
ويؤكد هذا الشخص أن رفع مستوى الإنتاجية أسلوب يمكن اتباعه بسهولة، فمن خلال حديثه مع القادة ومدراء المشاريع والخبراء في هذا المجال تكوّن لديه معرفة واسعة حول زيادة الإنتاجية في العمل وقام بتطبيق الكثير مما تعلمه حتى حقق نتائج مذهلة، ويمكننا الاطلاع على أهم الأمور التي طرحها القادة الناجحين في إدارة المشاريع:
أولًا: تعريف الإنتاجية
الإنتاجية هي ما يقوم الفرد بإنتاجه نتيجة أداء مهامه خلال فترة زمنية محددة، كما تشير إلى قدرة المؤسسة على تحويل المدخلات إلى منتجات ذات قيمة وجودة عالية، ومن أجل رفع مستوى الإنتاجية يمكننا توفير برامج تقنية حديثة، واستخدام أجهزة وأدوات تسهم في تطوير أساليب التشغيل.
ثانيًا: أفضل الطرق لتحقيق أكبر قدر من الإنتاج بأقل وقت وجهد
- التوازن بين العمل والحياة الشخصية
يعتقد الكثير أن التوازن بين العمل والحياة أمر يستحيل تحقيقه، لكن هذا غير صحيح فالنظام وإدارة الوقت يجعلك قادرًا على تحقيق التوازن بين الحياة والعمل، فالتوازن مهم لأجل الصحة البدنية والعقلية لديك، فالأبحاث أثبتت إن الموظفين المنخرطين في العمل دائمًا معرضون للاكتئاب، لذا فممارسة بعض التمارين الرياضية وتناول الطعام الصحي في جو أسري يدعم إنتاجيتك، وحصولك على قسطًا كافيًا من الراحة يجعلك تعود بكامل نشاطك إلى العمل.
- الإدارة الفعالة للوقت
رغم أننا جميعًا نملك 24 ساعة يوميًا إلا أن البعض يشعر أن يومه أقل في عدد الساعات وذلك بسبب عدم إدارته الصحيحة لوقته، فإن جدولة الوقت من أهم الطرق الفعالة في تحقيق الإنتاجية، وإنجاز العديد من المهام في وقت محدد وبجهد أقل.
- تنظيم رسائل البريد الإلكتروني
تعد رسائل البريد الإلكتروني من أهم وسائل التواصل في الحياة المهنية، وبرغم سهولة العمل من خلالها إلا أن كثرة قراءتها تؤدي إلى إهدار الوقت، لذلك صنفها حسب درجة الأهمية، واقرأ كل يوم من أربع لخمس رسائل، ويمكنك بعد ذلك البحث بمنتهى السهولة عن المعلومات التي تحتاجها فيها.
- إيقاف تشغيل الإشعارات
هناك العديد من تطبيقات التواصل الاجتماعي وغيرها ترسل تنبيهات لنا بأهم الأحداث، وقد أكدت الأبحاث أن الشخص العادي يقضي حوالي ثلاث ساعات لاستقبال وقراءة هذه الإشعارات والتفاعل معها، لذا لابد من عمل إيقاف لها حتى لا يتشتت تركيزك وتهدر وقتك ولا تستطيع إنجاز مهامك.
- تجنب المحادثات مع الزملاء في العمل
أثناء عملك وأنت في كامل تركيزك لحل قضية ما أو إنجاز عمل مهم، قد يقاطعك زميل لك ويدخلك في حوار جانبي يفقدك التركيز وتدفق معلومات وربما ستحتاج لوقت كثير حتى تعود إلى حالة التركيز والعمل التي كنت عليها.
- أهمية اختصار الوقت: لابد أن تسعى إلى أداء أكثر من مهمة في وقت محدد، وهذا يتطلب وضع خطة في جدولك الزمني، بهدف منح كل مهمة وقتها الزمني المحدد، وبذلك تكون قد حققت أكثر من عمل في أقل وقت.
- توزيع المهام
إذا كنت قائد فريق أو مديرًا لأحد المشاريع فليس عليك القيام بجميع المهام بنفسك، قم بتوزيعها على أعضاء فريقك وتقسيمها عليهم بالشكل الصحيح.
- وضع الخطة لليوم التالي
في نهاية عمل اليوم قم بتحديد أولوياتك لليوم التالي، حتى عند وصولك للمؤسسة تبدأ في العمل على إنجازها. - عليك بالضحك فالفرح والفكاهة جانبان مهمان في حياتنا، فلو رغبت في زيادة إنتاجيتك فقلل التوتر من خلال المرح والضحك.
تبحث الشركات والمؤسسات عن الطرق الحديثة لتحسين الكفاءة، وأنت أيضًا قم بالبحث والقراءة والاطلاع على أهم الطرق التي تحسن من إنتاجيتك وتجعلك موظفًا مثاليًا أو قائدًا عظيمًا لكبرى المشاريع.