يجب أن تنتبه المؤسسة إلى صعوبة تقبل العاملين أي تقنيات جديدة والتكيف معها سريعًا، فلا يمكن إحداث تغييرات ويتم فيه المشاركة من قبل الجميع، حيث نجد البعض متمسكًا بأساليب العمل التقليدية التي اعتاد عليها ولا يرغب في العمل بالتقنيات والطرق الحديثة، لذلك لابد وأن تتبع المؤسسات مناهج فعالة وحاسمة لتشجيع العاملين على قبول التغيير والتأقلم معه سريعًا لتحقيق النتائج الإيجابية المتوقعة.
ومن أجل زيادة الفرصة في قبول العاملين للتقنيات الجديدة، ينبغي أن تأتي المقدمة واضحة وموجزة وتشتمل على إجابات وافية لكافة تساؤلاتهم، فالفهم الكامل لما ينبغي على العاملين القيام به يمكنهم من استخدام التقنيات الجديدة بطريقة صحيحة وبالتالي يتحسن سير العمل وأداؤه.
وعند إدخال برنامج جديد يجب على المؤسسة أن تعقد اجتماعًا أو ترسل إرشادات وتوجيهات حول كيفية استخدام البرنامج الحديث الذي تم إدخاله، حتى لا يشعر العاملين بالقلق والتوتر الناتج عن عدم فهمهم الشامل لطرق الاستخدام.
من المؤكد أن التحول والانتقال من العمل بأساليب تقليدية إلى العمل ببرامج جديدة ليس بالأمر السهل، لذلك لابد وأن تمنح المؤسسات موظفيها الوقت الكافي والمناسب للتعلم والمعرفة من أجل التكيف مع النظام الجديد بصورة سهلة، وتقديم الدعم والمساعدة لهم، من خلال اتباع الأمور التالية:
تحفيز الموظفين على تقديم ملاحظاتهم
تلعب ملاحظات الموظفين دورًا هامًا في تطوير برمجيات الشركة وترقية النظام الجديد. وأفضل طريقة لضمان سهولة التحول والانتقال هي تشجيع الموظفين على طرح الأسئلة وتقديم الملاحظات. سيساعدك هذا على توقع أي مشاكل محتملة ورؤية مجالات التحسين. ومن المرجح أن يتبنى الموظفون البرنامج الجديد إذا شعروا أن لديهم رأيًا في استخدامه. ربما ترغب في عمل مربع ملاحظات أو اقتراحات للتحقق من كيفية تعاملهم مع تقنية الشركة الجديدة. أو قم بإنشاء منتدى عبر الإنترنت يتيح للموظفين مناقشة البرنامج الجديد، ومعالجة أي مخاوف وتنفيذ التغييرات بناءً على ملاحظات الموظفين، بإمكانك المساهمة في ضمان رضا الجميع عن النظام الجديد.
امنح الموظفين الوقت الكافي للتكيف مع التكنولوجيا الجديدة فلا تتوقع منهم أن يكونوا خبراء في مدة قصيرة
يجب أن يكون لدى الموظفين بعض الوقت للتكيف مع التكنولوجيا الجديدة. لذا، لا تتوقع منهم أن يكونوا خبراء بين عشية وضحاها، سيستغرق الأمر بعض الوقت وبالممارسة يعتاد الجميع على البرنامج ويكتشفوا أفضل طريقة لاستخدامه في سير العمل الخاص بهم. لذلك، تحلى بالصبر وقم بتقديم الدعم والمساندة أثناء عملية تطوير برامج الشركة واعتمادها.
عليك السماح للموظفين بالتعلم والعمل بالسرعة التي تناسبهم. لأن ذلك سيعينهم على الانتقال بشكل أكثر كفاءة دون شعورهم بضغط. فإذا شعروا بأنهم تحت ضغط، ربما أصيبوا بالإحباط وعارضوا التكنولوجيا الجديدة. ومن الضروري أيضًا إعطاء الموظفين فترات راحة للاسترخاء واستعادة الطاقة. فإن ذلك يضمن لهم التركيز عند عودتهم إلى العمل. كما يمكن إتاحة الفرصة للموظفين لطرح الأسئلة والحصول على المساعدة من زملائهم.
الاحتفال بنجاح الشركة لتبني تقنية جديدة
بمجرد تنفيذ الشركة للتكنولوجيا الجديدة بنجاح، فلابد من الاحتفال وإظهار مدى سعادتك للموظفين بتحقيق تلك النتائج، مع التأكيد على تقدير جهودهم في تعلم واعتماد النظام الجديد. ربما من الصعب إدخال تكنولوجيا جديدة. لكن قد تتدفق ويتم العمل بها دون عوائق بشرط إتمامها بالطرق الملائمة.
تشجيع الموظفين على طرح الأسئلة إن كانوا على عدم دراية كاملة باستخدام التكنولوجيا الجديدة
أولًا، شجع فريقك وحفزهم على طرح الأسئلة إذا بدوا غير متأكدين من استخدام البرنامج، سيساعدهم ذلك على إنجاز العمل سريعًا وتجنب أي ارتباك، وكلما زادت أسئلتهم، كلما أتقنوا استخدام التكنولوجيا الجديدة بفاعلية، وبذلك يتضح أهمية وجود نظام دعم للموظفين الذين يواجهون مشكلة في استخدام أحدث البرامج. فبذلك تكون قد وفرت لهم المساعدة التي يحتاجونها وضمنت عدم شعورهم بالإحباط أو الضياع، ويمكن -بعد ذلك- أن يشتمل نظام الدعم على شخصٍ مهمته الإجابة على الأسئلة الشائعة أو الرسائل الاستفسارية عبر الانترنت.
التحلي بالصبر مع الموظفين في تعلم استخدامهم لتكنولوجيا جديدة
التعلم هو إجراء وممارسة، والناس يتعلمون بفروق فردية. فلتكن صبورًا مع الموظفين في استخدامهم للتكنولوجيا الجديدة واعتمادها، فالبعض قد يستغرق وقتًا أطول من الآخر كي يصل إلى الهدف، فإذا أفرطت في الانتقاد وقمت بالضغط المستمر عليهم، قد يعارضون استخدام هذه التكنولوجيا الجديدة، فإن منحهم الدعم وفترة تدريبية كافية يضمن لك تحول سهل يسير وبشكل مذهل. كما يساعد الموظفين على تعلم استخدام البرنامج بفعالية وتجنب الارتباك، ويمكن أن يكون التدريب شخصيًا أو عبر الإنترنت، وبالاستطاعة تقديم الدعم من خلال البريد الإلكتروني أو الدردشة أو الهاتف.
مكافأة الموظفين على التكيف بشكل جيد مع التكنولوجيا الجديدة ومساعدة الآخرين على كيفية استخدامها
من المهم مكافأة الموظفين على تكيفهم بشكل جيد مع التكنولوجيا الجديدة ومساعدة الآخرين في استخدامها. فحينما يتم تنفيذ التطوير البرمجي للشركة بنجاح، أقم احتفالًا سيساعد ذلك على تحفيز الموظفين وسيُبدى لهم أن عملهم الشاق قد آتى بثماره. يمكن أن يتضمن الاحتفال شهادات تقدير أو هدايا أو مزايا مالية. فالمكافآت الصغيرة تحفز الموظفين وتسرع عملية التعلم.
اجعل المكافآت جزءًا من ثقافة الشركة للتكيف مع التكنولوجيا الجديدة
كي تضمن تكيف الموظفين مع تطبيق تكنولوجيا جديدة فلتجعل المكافأة عنصرًا من ثقافة شركتك، فإذا عزمت على اعتماد تكنولوجيا جديدة، ربما شعر الموظفون بالاستياء وجابهوا التغيير، لكن لو كان التغيير سيترك شيئًا إيجابيًا في أذهانهم، فمن المرجح أن ينتظروه بصدرٍ رحب، فبعد أن يتعلم الموظفون بشكل صحيح، يمكن تجنيد المديرين والفريق لاعتمادها كمعيار مؤسسي لإعداد التقارير ذات الصلة وتحديد الأهداف والتقييم وما إلى ذلك.
- ربما من الصعب التخلي عن الأساليب المألوفة، لكن أخذ الوقت الكافي لاعتماد برامج جديدة وتطبيقها بشكل صحيح أمر بالغ الأهمية لسيرورة العمل وتقدمه المتتالي. مع بعض الصبر والجهد، ويمكنك بعدها التأكد من أن الجميع وصل إلى مرحلة القمة في عمله.