تتعدد الطرق والتقنيات التي تساعد في زيادة الإنتاجية وتحسينها داخل المؤسسات الصناعية، لكن الكثير من تلك الطرق تؤدي إلى تكلفة المؤسسة أموال كثيرة، كما يمكن أن تؤدي هذه الطرق إلى حدوث مشكلات في حالة عدم تطبيقها بأساليب صحيحة.
ومن أكثر الطرق الفعالة والتي تؤدي إلى إجراء تحسينات حقيقية دون وقوع أي خلل، هي التحول إلى مصنع مرئي لكن ما المقصود بالمصنع المرئي؟
المصنع المرئي هو عبارة عن مؤسسة لتصنيع المنتجات يتم فيها تصور جميع العمليات والإجراءات مع وضع البيانات والتعليمات من خلال لوحات مرئية على أرضية المصنع، حتى يمكن لجميع العاملين داخل المصنع الوصول إلى يحتاجونه من بيانات ومعلومات، وتكون تلك المعلومات متاحة طوال الوقت للجميع حتى يشعروا بأنهم جزء أساسي داخل المصنع ويتمكنوا من مواصلة العمل بكفاءة.
والمصنع المرئي يمكنك من معرفة ما تريده دون التنقل عبر صفحات أجهزة الكمبيوتر وطرح العديد من الأسئلة وبذلك توفر المزيد من الوقت والجهد وتعمل على مهام أخرى تضيف قيمة للعملاء.
أما عن الهدف من المصنع المرئي فهو يسهم في تبسيط الأشياء ونقل المعلومات الأساسية بسرعة فائقة، فهو يحقق مبادئ التصنيع الخالي من الهدر ويساعد في الحد من وجود مصادر الهدر الشائعة.
قد يكون التحول إلى مصنع مرئي أمرًا صعبًا إلى حد ما، لكن في كل الأحوال يضمن لك صورة مبسطة وواضحة لكافة المعلومات دون الرجوع إلى مستندات يصعب فهمها أو الوصول إليها سريعًا، فتلك الأدوات والوسائل المرئية داخل المصنع تساعد على توضيح كافة الإجراءات المتخذة والحد من إهدار الوقت.
أنواع اللوحات المرئية
توجد الكثير من الوسائل واللوحات المرئية للمشاريع والتي تساعد على إدارة المشاريع بكفاءة ومن ضمن هذه اللوحات:
* لوحات Lean النموذجية
ويكون الشكل الأكثر شيوعًا لإدارة المشاريع المرئية وجود ملصقات مثل:
– مخطط جانت
وهو عبارة عن رسم بياني بالجدول الزمني (التواريخ أو الأسابيع) والموارد الموجودة لديك والمهام التي ينبغي القيام بها وفقًا للجدول الزمني.
– كانبان Kanban
وهو يشتمل على خطوات عملية التصنيع المطلوب إنجازها في صورة أعمدة وعناصر، كما يمكن تحديد الأهداف داخل لوحة كانبان من أجل بذل الجهود لتحقيقها والحد من وجود مخزون.
– لوحة كانبان العامة
وتعد من الوسائل الفعالة والتقنيات الرشيقة المرنة التي تساعد في إدارة المشاريع بكفاءة من خلال تصور مهام العمل وإدارة خطواته.
ورغم وجود وسائل متعددة لتحقيق الإدارة الفعالة للتصنيع الرشيق والعمل على إنجاز المشاريع بسرعة وكفاءة، إلا أن كل من تلك الوسائل له فوائد في جوانب معينة دون جوانب أخرى، فبناءً على صحة التطبيق يكون بعضها مفيدًا أكثر من الآخر، لذلك سنقوم بتوضيح بعض الأمور التي تجعلنا نستخدم أفضل الأدوات وأكثرها فعالية:
– التنوع الكبير في أنواع المشاريع والمهام
– الاعتماد على الغير في أداء المهام المتعددة
– المدد الزمنية ووقت الانتظار
– المعايير المحددة والمتفق عليها من قبل الجميع
– التكلفة الإجمالية لإجراءات التغيير
– زيادة أعضاء الفريق
– التنوع والفروق الفردية في الإمكانات والمهارات
– الوقت المطلوب لدعم عملية الإنتاج وتحسين الجودة
ونجد أنه على الرغم من كون لوحة كانبان هي الأفضل في معظم المشاريع، إلا أن هناك العديد من الأسباب التي تجعل النسخ الرقمية لا تعمل بصورة جيدة خاصة في إدارة مشاريع تطوير البرمجيات.
كيفية جعل المعلومات مرئية؟
المصانع المرئية تمنحك مشاهدة كافة البيانات والمعلومات بوضوح من أجل تحسين سير العمل، ومن المعلومات التي يمكن جعلها في صورة مرئية:
* إجراءات العمل القياسية بجميع خطواتها
* خطوط التجميع في عملية الإنتاج
* المخططات على أرضية المصنع من خرائط ومسارات العمل
* المقاييس والتقدم وفقًا لمؤشرات الأداء الرئيسية
* المعلومات الكافية حول وضع العمل
* التحذيرات والتنبيهات حول بعض الأمور
* التحديثات والمستجدات
ويمكننا تصور المعلومات والتحول إلى مصنع مرئي من خلال عدة طرق ووسائل شائعة مثل:
* المخططات والرسوم البيانية
* لوحات كانبان
* أنظمة أندون
* لوحات المعلومات ولوحات العرض الكهربائية
* علامات أرضية إرشادية
* اللافتات والملصقات
أهم مزايا وفوائد التحول إلى مصنع مرئي
الهدف من جعل مصنعك مرئيًا هو تحسين التدفق النقدي وزيادة الربحية وذلك من خلال خفض التكاليف وتسريع العمليات والحد من وجود مخاطر بسبب الأخطاء البشرية، ويمكننا سرد ست فوائد أساسية للمصنع المرئي وهي:
* يساعد التحول المرئي للمصنع على تسهيل تدريب العاملين لديك وذلك من خلال إعطائهم كتيبات صغيرة تشتمل على خطوات التحول.
* يسهم المصنع المرئي في تحسين كفاءة العاملين ورفع مستوى أدائهم من خلال القدرة على رؤية كافة التعليمات والمعلومات أمامهم على أرضية المصنع.
* تحقيق العديد من النتائج الإيجابية لأن العاملين تمكنوا من العمل بصورة أفضل فقلت الأخطاء وتم إحراز التقدم.
* رؤية كافة التعليمات والمعلومات وكذلك التنبيهات من قبل جميع العاملين داخل المصنع تضمن لهم السلامة والأمان أثناء أداء مهامهم.
* المصنع المرئي يسهم في زيادة معرفة العاملين بخطوات الصيانة وكيفية التعامل مع المعدات وتبديل المواد سريعًا مما يساعد على عدم هدر الوقت بسبب التوقفات المتكررة.
* المصانع المرئية تحقق زيادة في الأرباح وتنمو أعمالها لأنها تعمل بأنظمة تساعد على الحد من وجود مخزون وتقلل مصادر الهدر المختلفة التي تسهم في رفع التكلفة.
عيوب المصنع البصري
بعض المؤسسات لا ترغب في التحول المرئي لمصنعها وذلك لأن المعلومات النصية داخل المستندات تشتمل على تفاصيل كثيرة قد لا تذكرها اللوحات المرئية، لكن يمكن الاعتماد على اللوحات والمستندات أيضًا في حالة الحاجة إلى بعض التفاصيل الأخرى.
وهناك بعض التحديات والصعوبات في المصنع المرئي ترجع إلى عدم التطبيق الصحيح للوسائل المرئية من قبل العاملين، ومن الأخطاء أو العيوب الشائعة في المصنع المرئي والتي ينبغي تجنبها هي:
* عدم موافقة العاملين على التحول لمصنع مرئي
* عدم دمج الأنظمة والأفكار الجديدة داخل العمليات الحالية مما يؤدي إلى عدم تذكر الأشخاص تلك الأنظمة والعودة للعمل بالأنظمة القديمة
* قلة فائدة المعلومات وعدم فعاليتها
* انعدام الدعم وقلة تقديم المساعدات من قبل الإدارة
لاحظ أنه يمكنك التغلب على تلك المخاوف والعيوب من خلال وضع خطة سليمة محكمة قبل البدء في التطبيق.
المصانع المرئية والتصنيع الخالي من الهدر
تؤكد المصانع المرئية على تطبيق منهجيات التصنيع الرشيق الخالي من الهدر، وهو الذي يهدف إلى الحد من ضياع الوقت والأموال من أجل تحسين العملية الإنتاجية في كل جوانبها وزيادة جودتها.
وكذلك فإن التحول لمصنع مرئي يهدف -أيضًا- إلى تحسين الكفاءة ورفع مستوى أداء العاملين من خلال تقليل المهام التي لا تضيف قيمة والتركيز أكثر على إنجاز كل مهمة تضيف قيمة للمنتج والعميل.
المصانع المرئية ومنهجية Six Sigma وFive S
* ستة سيجما Six Sigma
يتم استخدام تلك المنهجية من أجل تحسين العمليات التجارية والقضاء على الأخطاء والعيوب في المنتجات وذلك من خلال خطواتها التالية:
Define التعريف
Measure القياس
Analyze التحليل
Improve التحسين
Control المراقبة والتحكم
وبذلك يتم الحصول على عمليات متطورة ومحسنة ومتسقة، وهذا ما تحققه المصانع المرئية، فمنهجية ستة سيجما تتوافق مع المصانع المرئية من حيث الحد من المواد المهدرة والتحكم في الأعمال القادمة بطريقة أفضل.
* Five S
وتقوم تلك المنهجية على التخلص من مصادر الهدر وتحقيق الكفاءة بالإضافة إلى تحسين بيئة العمل وجعلها أكثر أمانًا واستقرارًا وذلك من خلال الاعتماد على مبادئ في عملية الإنتاج وهي:
Seiri التصنيف
Seiton التنظيم والترتيب
Seiso التنظيف والتلميع
Seitketsu وضع المعايير
Shitsuke الاستمرارية
وتلك المبادئ تعتبر خطوات أساسية نحو تبسيط الإجراءات واتساقها وتحسين كافة الأعمال وتطويرها للأفضل.
بعض الإرشادات لإنشاء مصنع بصري بنجاح
الانتقال والتحول في أي شيء في الحياة المهنية أو الشخصية يتطلب منك تخطيطًا فعالًا فلا يمكن الإقبال على أمر ما دون وضع خطة مسبقة، ومن أجل تحقيق النجاح في إنشاء مصنع مرئي يمكنك اتباع الآتي:
* ينبغي مواصلة العمل فإن تنفيذ تحول مرئي لمصنعك لا يعني انتهاء الأمر، لأنه عليك الاستمرار في التحسين والتطوير واتخاذ الإجراءات اللازمة لمواكبة التغييرات والتوسع في الجوانب التي تحتاج ذلك لتحقيق مزيد من النجاحات.
يمكنك التحدث إلى العاملين لديك وسماع مقترحاتهم وأفكارهم من أجل ضمان مشاركتهم وحصد نتائج إيجابية والارتقاء بمصنعك ومؤسستك.
* التخطيط الفعال هو أساس النجاح فلا تقوم بوضع خطة سريعة وغير مكتملة حتى لا تذهب جهودك سُدى وتسرف أموالًا بغير فائدة، ينبغي أن تُطلع العاملين معك على سبب التحول وأهميته وأهم الفوائد التي ستعود من ورائه وذلك من أجل أن تضمن مشاركتهم ودعمهم لك في كافة الإجراءات، يمكنك وضع الأهداف معهم، ولابد من موافقة تلك الأهداف لرؤية المؤسسة واستراتيجيتها حتى تتمكن من تحقيقها بسهولة ونجاح.
* تحقيق التغيير بنجاح وكفاءة يتوقف على طريقة إدارتك لهذا التغيير، فيمكنك كسب تأييد العاملين معك وإشراكهم في كل الخطوات ومساعدتهم في التغلب على أي مخاوف يشعرون بها.
ومن أجل إدارة التغيير بفعالية يمكنك اتباع الآتي:
* ينبغي أن ينصب كل تركيزك على العاملين الأساسين المتحمسين للتغيير، فهؤلاء هو الأبطال الذين سيساندونك ويقدمون لك يد العون أثناء خطوات التغيير، يمكنك تدريبهم وتزويدهم بمزيد من المهارات والخبرات ودعمهم لضمان مشاركتهم.
* لابد وأن تتحلى بالشفافية والوضوح فالقوى العاملة لديك هي أساس النمو والارتقاء بمؤسستك لذلك ينبغي أن تقدم لهم كل الأسباب التي جعلتك تلجأ إلى عمل تغييرات وتشرح لهم ضرورة تلك التغييرات وأهم النتائج التي ستحصدونها من تطبيقها.
* من أجل نجاح التغيير لابد من متابعة العاملين لديك ومساعدتهم في التعرف على مهامهم الجديدة وكيفية أداء مسئولياتهم بالطرق الحديثة حتى تضمن ثباتهم وعدم عودتهم للطرق القديمة أو إصابتهم بالإحباط.
ومن أجل التحول الناجح إلى مصنع مرئي أو إجراء أي تغيير داخل مؤسستك، ينبغي أن تتوفر لديك قيادة حكيمة تمتلك الذكاء والاحترافية في التعامل، فلابد وأن تكون القادة قدوة حسنة للعاملين حتى يتبعون طرقهم، فمن المدراء التنفيذين وحتى قادة الفرق ينبغي على الجميع أن يكونوا أبطالًا أقوياء مشجعين التغيير ومحققين نجاحات عديدة