سواء كنت مدير لمشروع كبير أو عضوًا في فريق في مؤسسة صغيرة، فأنت بحاجة إلى بعض التغييرات والتعديلات الصغيرة أو الكبيرة لتحسين الإنتاج، وللوصول إلى أهداف مشروعك بشكل أكثر فعالية.
أعرف أنه من الصعب اعتماد أي تغييرات جديدة، ولكن هناك بعض الطرق لجعلها بسيطة ومقبولة.
في هذه المقالة سنتحدث عن أساليب وتقنيات تحسين العمليات والاجراءات، وسنعرض بعض النصائح لتوجيه أعضاء الفريق، لضمان التحسين المستمر في عملياتهم.
ما المقصود بتحسين العملية والاجراءات؟
على الرغم من أن تحسين العملية قد يكون له أسماء مختلفة، مثل: إعادة هندسة العمليات والاجراءات أو عملية التحسين المستمر، إلا أنها كلها تشير إلى نفس الهدف وهو:
تقليل الأخطاء
الحد من الهدر والتبذير
تحسين الإنتاجية
غالبًا ما يبحث مدراء المشاريع وأعضاء الفريق عن طرق لتحسين الأداء وتلبية المعايير وتحسين الجودة وخفض التكاليف، ومن هنا ظهر مصطلح “تحسين العملية والاجراءات”.
ما هي أساليب تحسين العمليات والاجراءات؟
هناك العديد من التقنيات المصممة لمساعدة مؤسستك على تحسين الإنتاجية، وتساعد تلك التقنيات والأساليب على تحديد العيوب وأسباب الفشل، ولكن ليست كل الأساليب تناسب جميع الاحتياجات، فمنها من يركز على الحد من التبذير والهدر، ومنها من يركز على تطوير ثقافة المنشأة، فيجب على المنشأة رسم مخطط يساعد على تحسين عملياتها واجراءتها، وسنعرض لك بعض المنهجيات لتساعدك في رسم خرائط العمليات.
منهجية كايزن
منهجية 5S
منهجية PDCA
منهجية ستة سيجما
منهجية كانبان
منهجية لين
تحليل السبب والنتيجة
تحليل SIPOC
VSM (مخطط تدفق البيانات)
TQM (إدارة الجودة الشاملة)
تخطيط العمليات
نصائح لتحسين العمليات والاجراءات
بغض النظر عن نوع المنهجية التي تستخدمها، إليك بعض النصائح التي تسهل عليك تحسين العملية.
النصيحة الأولى: التعاطف
التغييرات أمر لا مفر منه في العمليات، وغالبًا ما تؤثر التغييرات على سير عمل أعضاء الفريق، وهنا لابد من التعاطف، فهو واحد من أهم القيم التي تعزز العمل الجماعي.
ويجب عليك قبل تبني التغييرات أن تفهم مشاعر الآخرين، وأن تتأكد من جمع طرق متعددة لتحديد التغيير، ثم جمع الناس معًا للتحدث عن الآثار الإيجابية والسلبية للتغيير لضمان تبني أكثر فعالية، وتوجيه أعضاء الفريق خلال التنفيذ وتحفيزهم من خلال تذكيرهم بالفوائد التي سيوفرها هذا التغيير.
النصيحة الثانية: التفكير الاستراتيجي
أثناء وضع خطة المشروع يجب وضع إطار زمني لكل إنجاز، وينطبق الشيء نفسه على تحسين العملية أيضًا، عليك التفكير بشكل استراتيجي والتخطيط للمتغيرات الرئيسية التي هي الوقت والتكلفة والظروف قبل بدء التغيير، وإذا كانت جميع الخطط في مكانها الصحيح، فلا تخف من المضي قدمًا لأنك على الطريق الصحيح، لأن فعلك عكس هذا سيكون سببًا في فشل المشروع.
النصيحة الثالثة: وضع خطط واقعية
إن وضع خطط واقعية هو مفتاح النجاح في تحسين العملية، ولكن كيف تعرف ما إذا كانت خططك صحيحة؟
إذا أردت ذلك فعليك تشجيع أعضاء فريقك على طرح الأسئلة وإثارة المخاوف بشأن التغييرات، لأن الحصول على ملاحظاتهم أمرًا لا يقدر بثمن لتحديد التحسينات من أجل التغيير، وتحسين العملية يجب أن يحسن الكفاءة وليس جعل الأمور تزداد صعوبة.
والأهم من وضع الخطط هي الواقعية، فأفضل الخطط قد تفشل أثناء التنفيذ بسبب أنها خيالية ومستحيلة التنفيذ، فيجب أن تكون واقعيًا وأن تحلل العملية بشكل صحيح لإجراء تعديلات عند الحاجة، لأن هذا سيساعدك على إبقاء قدميك ثابتة على الأرض لا محلقة في سماء الخيال.
النصيحة الرابعة: تطوير الذات
يجب أن تغير نفسك وتطورها قبل أن تقرر تطوير وتحسين العملية، فكر في التغيير من وجهات نظر مختلفة واسأل نفسك لماذا يعد تحسين العملية ضروريًا، ثم شجع أعضاء الفريق على طرح الأسئلة وإبداء التعليقات بشأن مزايا وعيوب التغيير المقترح، اسأل أعضاء الفريق عما إذا كانت لديهم أي مخاوف فهذا من شأنه أن يعزز التعاون أثناء تنفيذ التغيير.
النصيحة الخامسة: التحلي بالصبر والإيجابية
كن صبورًا ولا تنتظر حدوث كل شيء في وقت واحد، لأن تحسين العملية لن يحدث بين عشية وضحاها، وإذا استغرقت العملية وقتًا أطول مما كان مخططًا له، فلا تشعر بالإحباط واستمر في إجراء التعديلات، لأنك سوف تجني الثمار مع مرور الوقت وليس من أول دقيقة.
خطوات التحسين
يركز تحسين العملية على أداء عملية معينة مع مخطط وتفكير منظم، وفيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتباعها لهذا الهدف:
فهم العملية المراد تطويرها
التعرف على التحسينات الجديدة
تنفيذ التحسينات
مراقبة والتحكم في آثار التحسين
نقطة ختام
في هذه المقالة، ناقشنا طرق وتقنيات تحسين العملية، وعرفنا الهدف من إدارة العمليات والاجراءات وهو تحسين كفاءة جميع المهام في جميع أنحاء سلسلة الإنتاج، واعلم أنه إذا كانت جميع العمليات فعالة، فستحقق المنشأة المزيد من الأرباح.
منهجيات كايزن، كانبان، 5s والسجمات الست قابلة للتطبيق على دراسات تحسين العملية.
بغض النظر عن المنهجية التي تستخدمها، فإن إشراك الأشخاص في صنع القرار هو المفتاح لجمع المناهج المختلفة فيما يتعلق بالتغييرات، وبعبارة أخرى، فإن إشراك الجميع هو مفتاح نجاح تحسين العملية.