ميثاق المشروع

ويسمى أيضًا وثيقة تعريف المشروع، وهو الأساس لوجود المشروع ويتضمن معلومات أساسية مثل تاريخ بدء المشروع وأهداف المشروع وتاريخ الانتهاء.

ما هو ميثاق المشروع؟

قد يكون التفكير في المشروع هو عبارة عن حلم أو فكرة لتحقيق الأهداف والطموحات، وقبل البدء في المشروع يتم عمل دراسة الجدوى لمعرفة مدى نجاح المشروع وتحقيقه لأهداف المؤسسة فلو كانت نتائج المشروع مجدية، تقوم المؤسسات باستقطاب مدير مشروع لقيادة هذا المشروع، ويتم إنشاء ميثاق المشروع ليحصل عليه مدير المشروع من أجل الإدارة وإنجاز المشروع وتحقيق الأهداف.

ويعمل الميثاق على تحديد عدة أمور وهي:
* أسباب تنفيذ المشروع
* أهداف المشروع
* قيود العمل
* ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholders
* المخاطر الرئيسية
* احتياجات العميل
* نتائج المشروع
* الميزانية المقررة
* الجدول الزمني

وبعد أن يوقع راعي المشروع على هذه الوثيقة يبدأ المشروع، فهذه الوثيقة تعتبر بمثابة تصريح رسمي لوجود المشروع على أرض الواقع، وتعمل على تحديد رؤية المشروع وأهدافه وتشتمل على ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالمشاركين، بالإضافة إلى المعلومات المهمة التي تحويها كالميزانية ونطاق المشروع، كما تمنح مدير المشروع صلاحيات لاستخدام موارد المؤسسة لإنجاز مهام المشروع، لذلك ينبغي إعدادها سريعًا منعًا لضياع الوقت.

خطوات كتابة ميثاق المشروع

أولًا: تحديد الرؤية
ينبغي تحديد رؤية المشروع بوضوح وأهم الأهداف التي تريد تحقيقها.

ثانيًا: تحديد نطاق المشروع
حيث ينبغي وضع حدود المشروع، ثم تحديد المخرجات الرئيسية، ووصف كل منها بالتفصيل، بالإضافة إلى تحديد العملاء وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوالأدوار والمسئوليات بوضوح من أجل تجنب وقوع المشكلات، ومن المهم إعداد تسلسل إداري داخل المؤسسة عن طريق تعيين المسئوليات لأعضاء فريق المشروع، وتقديم وصف موجز لدور كل فرد في المشروع.

ثالثًا: ينبغي وضع خطة لتنفيذ المشروع والتي تشتمل على خطوات العمل التي يجب اتخاذها والجدول الزمني طوال دورة حياة المشروع، بالإضافة إلى التخطيط الفعال لمعالم المشروع، وتبعيات النشاط، وخطط التعبئة، وتخصيص الموارد.

رابعًا: إعداد قائمة بالمخاطر والمشكلات التي قد تؤثر على تقدم المشروع وعمل خطة فعالة لإدارة المخاطر من أجل نجاح المشروع وتحقيق الأهداف.

أهم ما يتضمنه ميثاق المشروع

• اسم المشروع وعنوانه ووصفه
• الغرض من المشروع
• نطاق المشروع
• مخرجات المشروع
• صلاحيات مدير المشروع
• أهداف المشروع
• ميزانية المشروع
• القيود والافتراضات والمخاطر والتبعيات
• المعالم الرئيسية
• ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسين
• معايير الموافقة على المشروع
• التوقعات

الجوانب الأساسية لميثاق المشروع

• يسمح بتحقيق المشروع وتنفيذه على أرض الواقع
• يفوض مدير المشروع ويوضح صلاحياته
• يحدد رؤية المشروع وأهدافه
• يتضمن قائمة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالرئيسيين
• مستند مكون من صفحة أو صفحتين.
• يتم توقيعه من قبل شخص خارج المشروع (من الإدارة العليا)
• يتوقع نتائج المشروع.
• يعمل على إعداد الأسس لنجاح المشروع.

وقد يتم إنشاء ميثاق المشروع بواسطة مدير المشروع، لكن ليس لديه سلطة الموافقة أو التوقيع عليه، وأهم فوائد هذا الميثاق أنه يؤدي إلى بناء إطار عمل لمشروعك ويوفر فهمًا مشتركًا لأهداف المشروع، كما يتضمن معلومات المشروع الأساسية ويوضح الدعم الإداري للمشروع، ويسهم في تحسين التواصل بين أعضاء الفريق داخل المشروع، كما أنه يساعد على تجنب النزاعات والنزاعات وزحف النطاق وطلاء الذهب.
يؤكد الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) على أن ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersأو الراعي أو مكتب إدارة المشاريع هم من يوافقون على المشروع ويقومون بالتوقيع على ميثاقه.

نموذج ميثاق المشروع

تمت الموافقة عليه بواسطة تشارلي مان
بتاريخ 1/12/ 1999