تُعد إدارة المشاريع فنًا لا يتقنه إلا أصحاب المهارات، ومن أجل أن تصبح مديرًا ناجحًا لعدة مشاريع ينبغي أن تتمتع بعددٍ من المهارات كمهارات الاتصال، بالإضافة إلى القدرة على مواجهة زحف النطاق والالتزام بالجدول الزمني المحدد والإدارة الفعالة للمخاطر حتى يمكنك تسليم المشروع بأعلى جودة.
مسئوليات مدير المشروع
أولًا: رضا العملاء
من أهم المسئوليات التي ينبغي على مدير المشروع أداؤها بأفضل وجه، هي الحصول على رضا العملاء وكسب مزيد من العملاء الآخرين من خلال تلبية متطلباتهم والاستجابة لرغباتهم وتقديم منتج أو مشروع بأفضل جودة ممكنة، وتستطيع -كمدير مشروع- الحصول على رضا العملاء بسهولة من خلال تمتعك بمهارات الاتصال والذكاء العاطفي الذي يضمن لك رضا عملائك.
ثانيًا: التواصل الفعال
ينبغي عليك أن تتمتع بالتواصل الفعال من خلال توفير وسائل التواصل اللازمة التي تجعل أعضاء الفريق يشعرون أنك على مقربة منهم واطلاع بكافة المستجدات، فمن خلال التواصل تضمن وضوح المعلومات، ويتم تبادل الآراء ووجهات النظر مما يخدم عملية صنع القرار.
ثالثًا: تشجيع الفريق
دائمًا يأتي نجاح المشاريع عن طريق تحفيز الفريق القائم بأداء مهام المشروع وتشجيعه على مواصلة العمل ومنحه مساحة للإبداع والابتكار، لذا يجب عليك كمدير مشروع أن تشجع فريقك وتعمل على إشراكه في الاجتماعات والاستماع لوجهات نظره وتمجيد رؤيته وآرائه حتى يستمر في إحراز المزيد من التقدم ويساعدك على الارتقاء بالمؤسسة.
رابعًا: قيادة المشروع بأكمله
من أكثر مهام مدير المشروع أهمية هي القيادة الناجحة للمشروع، والإلمام بكل تفاصيل المشروع والاطلاع الدائم على أي جديد يحدث، فينبغي عليك التأكد من سير خطوات المشروع وفق الخطة المحددة، وأن جميع جوانب المشروع ومراحله متسقة ويتم إنجازها بالصورة المطلوبة.
خامسًا: إدارة الأعمال الورقية
يقوم مدير المشروع بالمتابعة المستمرة لمراحل المشروع وتوافقها مع الجدول الزمني، لكن من المهام الرئيسة له أيضًا إدارة الأعمال الورقية والوثائق وكتابة تقارير العمل والأداء، فتوثيق الخطوات لها أهمية كبيرة في جعل المشروع يسير وفق مساره الصحيح، ويضمن استمرار الفريق في أداء مهامه.
سادسًا: تبني دور الأب
ينبغي أن يُشعر مدير المشروع فريقه بروح الأبوة، قد يبدو هذا أمرًا غريبًا، لكن تأتي النجاحات من الطريقة التي يتعامل بها مدير المشروع مع فريقه، فالاحتواء والذكاء العاطفي والفهم الكامل لكل عضو يمكّن الأعضاء من مواصلة الإبداع وتحقيق أعلى معدل من النجاح.
لا يمكننا إخفاء صعوبة الدور الذي يقوم به مدير المشروع ومدى الضغوطات التي تواجهه، لكن من أجل القيام بهذا الدور بكفاءة ونجاح ينبغي أن تتمتع بالحزم والصرامة مع كونك لطيفًا هادئًا، يجب عليك التحلي بالالتزام وتسليم المشروع في الوقت المحدد وتوفير الموارد التي يحتاج إليها الفريق، فنرى أن اللين المفرط لا يؤدي إلى النجاح وكذلك الإفراط في الشدة لا يساعد على الإبداع، لذا حاول أن توازن بين الشدة واللين مع فريقك، أن تحتوي كل عضو وتعرف نقاط قوته وأن تكون حازمًا في قرارتك حتى لا يكون هناك مجالا لكثرة الأخطاء.
الطريقة الفعالة لإدارة المشاريع
بعد إدراكك التام لتلك المهام السابقة وقدرتك على القيام بها، ينبغي عليك اجتياز دورة SLAY لإدارة المشاريع التي تساعدك على فهم إدارة المشروع من البداية وحتى التسليم.
بالإضافة إلى مشاهدة قنوات اليوتيوب المتخصصة في كيفية إدارة المشاريع، والاستعانة بالخبراء في هذا المجال.