تقوم الحياة الإنسانية على التواصل مع الآخرين، ويختلف أسلوب الاتصال من شخص لآخر، كما تتعدد أشكال التواصل، وتعمل مهارات الاتصال الغير سليمة على إعطاء معلومات وبيانات غير صحيحة للجمهور، لذا لابد من امتلاك مهارات اتصال قوية والعمل على تطويرها باستمرار.
- المقصود بعملية التواصل
هي عملية تشاركية بشرية تقوم على نقل المعلومات وتبادل الأفكار والآراء والقرارات بين شخصين أو من شخص لمجموعة أشخاص وذلك من خلال بعض الوسائل الاتصالات كالهواتف أو التلفاز.
وتتكون عملية التواصل من سبعة مكونات أساسية:
* المُرسل: وهو صاحب الأفكار التي سينقلها إلى المستلم.
* الرموز: يقوم المرسل بتحويل الأفكار إلى أحرف وكلمات مفهومة.
* الرسالة: عند الانتهاء من كتابة الرسالة يقوم المرسل بمراجعتها وإرسالها بوسيلة مناسبة.
* وسيلة الاتصال: يختار المرسل الوسيلة المناسبة التي يستطيع المستلم من خلالها فهم الرسالة بشكلها الصحيح.
* المستلم: يتلقى المستلم الرسالة ويحاول فهمها.
* حل وفك الرموز: يقوم المستلم بمحاولة فك الشفرة لفهم المحتوى الذي تتضمنه الرسائل.
* الاستجابة: في النهاية يستجيب المستلم للرسالة ويؤكد للمرسل فهمها. - أنواع التواصل
هناك أربعة أنواع من التواصل؛ لفظي، غير لفظي، كتابي، وبصري أو مرئي.
- التواصل اللفظي: يعتمد التواصل اللفظي على استخدام الصوت أو اللغة لنقل المعلومات وتبادل الأفكار، وهو النوع الأكثر شيوعًا ويمكن استخدامه في التعاملات الرسمية كدعوة لحضور اجتماع أو مؤتمر، أو تعاملات غير رسمية مثل التواصل بين الأصدقاء والأمهات وأبنائها، والتواصل اللفظي لا يتعلق فقط بلغة التواصل بل بطبيعة اللغة واختيار الكلمات المناسبة التي يفهمها الجميع، وأيضًا بطبيعة الصوت وإيقاعه أثناء التحدث إلى شخص أو مجموعة أشخاص.
طرق تحسين مهارات التواصل اللفظي
- عليك أثناء التحدث أن تتحلى بنبرة صوت مميزة ومناسبة للأفكار والمعلومات التي تطرحها، ويكون إيقاع الصوت مسموعًا ليس عاليًا ولا منخفضًا، قم بالتحدث بثقة وثبات حتى ينجذب الجميع لك ويركزوا فيما تقول.
- عند تحدث الآخرين عليك بالإنصات والاستماع لهم باهتمام، خاصة في الاجتماعات والمؤتمرات؛ لأن ذلك سوف يخلق منك محاورًا جيدًا.
- عليك تجنب الإفراط في تكرار الكلمات (الحشو) أثناء التواصل الشفاهي، فقد يشتت ذلك انتباه الجمهور الذي تخاطبه، وإذا شعرت بذلك يمكن أخذ نفس عميق ومحاولة عدم تكرار الكلمات.
* ويمثل التواصل اللفظي عدة طرق: إنهاء عمل الموظفين، تدريب الآخرين على إتمام المهام، التحدث بهدوء وشجاعة، وتحسين الوعي الذاتي لدعم المشاركة.
- التواصل غير اللفظي: يعتمد هذا النوع من التواصل على لغة الجسد وتعبيرات الوجه ونظرات العين، ويكاد يستخدم جميع الحواس الإنسانية في الحوار وتبادل الأفكار لفهم مشاعر الآخرين.
طرق تحسين مهارات التواصل غير اللفظي
- عليك أن تكون واعيًا بمشاعرك وعواطفًا وتعرف جيدًا كيف تؤثر على جسدك حتى تستطيع التحكم والسيطرة على جسدك في أوقات السعادة أو الحزن أو الإحباط.
- عليك تقديم لغة جسد إيجابية يسهل فهمها، ويمكن استخدامها مع التواصل اللفظي كرفع اليد عندما تريد طرح سؤال في إحدى الندوات، أو الإيماء بالرأس لدليل الموافقة على العروض التي تُقدم لك.
- إذا وجدنا تفاعل الشخص أمامنا وفهمه للغة الجسد يمكننا استخدامها معه مرات أخرى حتى نكون أكثر كفاءة في كل مرة.
* ويستخدم التواصل غير اللفظي لغة الجسد، لغة العيون، وتعبيرات الوجه.
- التواصل الكتابي: يعتمد التواصل الكتابي على كتابة الحروف أو الكلمات أو الأرقام لنقل المعلومات وتبادلها من خلال وسائل كالبريد الإلكتروني أو التقارير أو الخطابات والوثائق، لذا هذا النوع من التواصل أكثر انتشارًا في بيئة الأعمال التجارية فهو يُعد مرجعًا وسجلًا للمعلومات.
ورغم قدرة التواصل الكتابي على نقل المعلومات إلا أن ضعف المهارة الكتابية قد يؤدي إلى عدم الفهم، لذا يجب الكتابة بشكل جيد، وسهولة محتوى الرسائل للتمكن من فهمها واستيعاب المعلومات التي تشتمل عليها.
طرق تحسين مهارات التواصل الكتابي
- لابد من الحفاظ على لغة سهلة أثناء الكتابة واستخدام الألفاظ المتداولة والبسيطة الواضحة، حتى يتم إيصال أفكارنا ومعلوماتنا إلى المتلقيين.
- عدم استخدام الأسلوب الذي نستخدمه في التواصل اللفظي أو غير اللفظي، والحرص على استخدام نمط معين في الكتابة حتى لا يتم فهمه بشكل خاطئ، فالكتابة قد تفتقد وضوح المشاعر في بعض الأحيان.
- لتحسين المهارات الكتابية يمكنك تخصيص بعض الوقت لمراجعة الرسائل أو الملفات قبل إرسالها وتعديل الأخطاء والتأكد من صحة محتواها.
- إذا تم استلام رسالة يمكن الاحتفاظ بها لحين كتابة الرد حتى يمكننا الاستعانة بها في كتابة الرد الصحيح والمناسب، كما يمكن عمل أنماط رسائل جاهزة للتواصل -مثلا- مع العملاء.
* ويتمثل التواصل الكتابي في الرسائل البريدية، الفاكسات، وسائل التواصل الاجتماعي، الإعلانات، والبرقيات.
- الاتصال المرئي: يستخدم هذا الاتصال الوسائل المرئية لنقل المعلومات مثل الصور، أو مقاطع الفيديو، أو الرسوم البيانية، وقد يرى البعض على أنه نوع من الإعلانات، لكن هذا النوع مفيد جدًا في تقديم العروض لعمل أي مشروع، والفيس بوك هو نظام يعتمد على التواصل المرئي من مقاطع الفيديو والصور مما يحقق فعالية لجميع مستخدميه.
طرق تحسين مهارات الاتصال المرئي
- يمكنك استشارة الآخرين أصحاب الآراء المحايدة والموضوعية، من خلال تمكينهم من التعليقات على المحتوى المرئي الذي تقوم بنشره أو إرساله.
- العمل على تقديم محتوى يناسب الجمهور الذي يشاهده، والبعد -تمامًا- عن إرفاق الصور العدوانية أو العنيفة.
* ومن طرق الاتصال المرئي الفيديوهات التدريبة والعروض التعليمية، المؤتمرات، والمعارض التجارية.
- علينا أن نعلم الأهمية العظيمة للتواصل، فنحن نتواصل لنحيا ولا يمكننا العيش بمعزل عن الآخرين وعدم مشاركتهم والتفاعل معهم، فالتواصل هو أساس بناء علاقة قوية وناجحة مع الآخرين، فهو مهم في إدارة الفرق وتبادل الأفكار والتشارك لنجاح المؤسسات وتحقيق الطموحات والأهداف.