الإنتاجية مهمة جدًا في بيئة الأعمال التنافسية اليوم، فالمنشآت تبحث عن طرق لتحسين عملياتها وخفض التكاليف وزيادة فوائدها.
كايزن هو نظام إدارة يهدف إلى التحسين المستمر في جميع عمليات المنشأة، ويتشابه في بعض سماته مع منهجيات أخرى مثل 5s ومنهجية لين.
تستفيد العديد من الصناعات مثل الرعاية الصحية والتصنيع وتقنية المعلومات والبرمجيات والبناء والدفاع والخدمة والسيارات وما إلى ذلك من تنفيذ منهجية كايزن.
سأتناول في هذه المقالة الجوانب الرئيسية لمنهجية كايزن لتحسين العملية، فدعونا نبدأ بالتعمق في هذه النظرية.
مفهوم منهجية كايزن
كلمة “كايزن” هي كلمة يابانية تعني “تحسين”، (كاي) تعني التغيير و(زن) تعني الجيد.
منهجية كايزن تشير إلى المهام التي تعمل باستمرار على تحسين جميع مهام المنشأة، وهي تسعى إلى إشراك جميع الموظفين من المستوى المنخفض إلى المستوى الأعلى داخل المنشأة.
منهجية كايزن هي استراتيجية التحسين المستمر التي يمكن تطبيقها على الأعمال والاجراءات والتصنيع ومكان العمل والمنشآت وأيضًا على الحياة الشخصية.
منهجية كايزن تهدف إلى إيجاد طرق لتنفيذ العمليات بشكل موحد؛ لذلك تحصل منهجية كايزن على الممارسات الأكثر فعالية للعملية، حيث أن إنشاء أي مشروع هو عملية تفاعليه يجب تحليلها وتحسينها باستمرار.
نبذة تاريخية
على الرغم من أن كايزن تم ممارسته لأول مرة بعد الحرب العالمية الثانية في الصناعة التحويلية اليابانية، إلا أنه تم تقديمه من قبل المستشار الياباني ماساكي إيماي في كتابه كايزن: مفتاح النجاح التنافسي لليابان في عام 1986، وقد تم تنفيذه في العديد من الصناعات منذ عام 1986، وأصبحت اليوم كايزن منهجية عالمية للاستراتيجية التنافسية طويلة الأجل للمؤسسة.
تطبيق منهجية كايزن
تُطبق مبادئ كايزن على العديد من الصناعات وحتى على الحياة الشخصية، وهي تحتوي على مجموعة من الأساليب اللازمة لتحليل وتحسين عمليات الإنتاج.
بغض النظر عن حجم مؤسستك، يعتمد التنفيذ الناجح لمنهجية كايزن على مشاركة وجهود الموظفين جميعًا، فالموظفون ضمن هذه الاستراتيجية، وهم مساهمون في نظام تحسين الجودة، ولكن أولًا يجب أن يتدرب الموظفون على منهجية كايزن قبل البدء في المشروع، كما يجب دعمهم من قبل الإدارة العليا، بالطلب منهم نشر أفكارهم وقراراتهم لكل عملية، فهذا يزيل الحواجز بين الموظفين والإدارة.
يساعد كايزن على تحديد أسباب الهدر والتبذير وإزالتها بسرعة في جميع مراحل المنشأة من خلال تحسين المهام والعمليات الموحدة، يمكن أن تكون أسباب الهدر أي شيء لا يضيف قيمة إلى العملية، مثل: تضييع الوقت، والطاقة المهدرة، والمبالغة في كميات الإنتاج.
ومن أجل تنفيذ منهجية كايزن، يجب اتباع ثلاثة خطوات أساسية، وهي:
- تشجيع المشاركة: تهدف خطوة تشجيع المشاركة إلى تشجيع العمل الجماعي لضمان أن يصبح جميع الموظفين جزءًا من عمليات التحسين.
- التدريب والتعليم: يلعب التدريب دورًا مهمًا في تنفيذ منهجية كايزن، فيجب تدريب الموظفين وقادة الفرق والمدراء على مفهوم كايزن في هذه الخطوة.
- تحسين الجودة: يجب على الممارسين الاستمرار في التركيز على الآثار طويلة المدى وممارسات التحسين المستمر.
منهجية كايزن ودورات PDCA (دورة ديمينغ)
تركز دورة ديمينغ على التحسين المستمر داخل العملية، وتحديد أسباب فشل المشروع.
دورة ديمينغ تعتمد على أربع خطوات:
التخطيط: تحديد المشكلة المراد حلها
التنفيذ: اختبار التغيير بشكل مثالي
التحقق: مراجعة وتحليل النتائج 
التصحيح: اتخاذ إجراء بناء على نتائج التغيير