يجب أن تكون الشركات أكثر فعالية وإنتاجية للحفاظ على أرباحها المالية وضمان بقاءها في السوق وتحسين أعمالها, وبالنظر إلى بيئة الأعمال الصعبة اليوم فالتغيير أمر لا مفر منه بغض النظر عن مدى نجاح المنشأة في الماضي، لكن اعلم أن الفشل في اختيار منهجية إدارة المشاريع قد يؤدي إلى سقوط المنشأة.
وفقًا لدليل PMBOK، فإن المنهجية هي نظام من الممارسات والتقنيات والإجراءات والقواعد التي يستخدمها أولئك الذين يعملون في مجال ما، فسواء كنت تدير مشروعًا كبيرًا لتقنية المعلومات أو مشروعًا لتطوير البرامج، فأنت بحاجة إلى فهم كيفية اختلاف منهجيات إدارة المشاريع.
لماذا يجب استخدام منهجية لإدارة المشاريع؟
تختلف المشاريع في طبيعتها لأن الأهداف والمتطلبات تختلف من مشروع لآخر، فعندما تلقي نظرة على أنواع مختلفة من الصناعات، ترى أن أنظمة وأساليب الإنتاج متنوعة؛ لهذا السبب لا يوجد نهج يناسب جميع أنواع المشاريع والمنشآت، فقد تكون المنهجية التي تعمل بشكل أفضل لفريق مشروع ما، مضيعة للوقت بالنسبة لفريق آخر.
على سبيل المثال، تعتقد العديد من فرق تطوير البرمجيات أن أساليب إدارة المشاريع التقليدية تضر أكثر مما تنفع؛ لذلك تعتمد اليوم فرق تطوير البرمجيات مبادئ سكروم بدلًا من الشلال لتلبية متطلباتها الخاصة، فالمنهجية الصحيحة تساعد فريق المشروع على تنظيم عمل المشروع بفعالية.
كيفية اختيار المنهجية المناسبة لإدارة المشاريع؟
يمكن أن تؤثر العديد من العوامل على قرارك أثناء اختيار المنهجية الأكثر فاعلية، فيما يلي بعض العوامل التي يجب أن تأخذها في الاعتبار وأنت تختار.
نوع المشروع: تتطلب أنواع مختلفة من المشاريع منهجيات مختلفة، وإذا كنت تدير مشروعًا لتطوير البرمجيات، فأنت لا تستخدم نفس المنهجية لإدارة مشروع الرعاية الصحية.
الميزانية: ما هي ميزانيتكم لتنفيذ هذه المنهجية؟ هل ميزانيتكم محدودة أم كافية للتنفيذ؟
الفريق: ما هو حجم فريقك؟ كم عدد الأشخاص الذين سيعملون معًا؟
المخاطر: ما هي مخاطر المشروع؟ هل تحتاج إلى مراقبة كل التفاصيل بعناية؟
حجم المشروع: هل هذا مشروع صغير أم كبير؟
التغييرات: هل من الممكن اعتماد التغييرات بسهولة أثناء التنفيذ؟
المدة: هل من الممكن إكمال المشروع في الوقت المحدد؟ هل هذا المشروع وقته حساس؟ ما هي القيود التي ينبغي أخذها في الاعتبار؟
الأطراف المعنية: كيف يشارك الأطراف المعنية في المشروع؟
ما هي منهجيات إدارة المشاريع؟
يستخدم مدراء المشاريع العديد من الأساليب والأدوات والتقنيات لإكمال مشاريعهم بنجاح، وفي الغالب يطبقون مختلف العمليات والأنظمة والمبادئ معًا لتسليم مشاريعهم في الوقت المحدد من خلال تلبية المتطلبات؛ ولهذا الهدف يركزون على اختيار أنسب منهجية تناسب هيكلهم التنظيمي وظروف المشروع، ومع ذلك قد يكون اختيار أنسب منهجية لإدارة المشاريع صعبًا بعض الشيء على مدير المشروع.
يمكن تغيير المنهجيات من مشروع إلى آخر بناءً على حجم المشروع ومخرجاته وتعقيده وأهدافه.
الآن دعونا نناقش منهجيات إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا بالتفصيل.
المنهجية الرشيقة
تتضمن المنهجية الرشيقة مجموعة من القيم والمبادئ لتطوير البرمجيات، وتوفر عملية تصميم وبناء سهلة ومتكررة، وهي معتمدة في مجموعة من المشاريع واسعة النطاق؛ لذلك هي موضع تقدير كبير من العملاء.
منهجية كانبان
Kanban هي كلمة يابانية تعني البطاقة، يتم من خلال هذه البطاقات عرض المهام بشكل مرئي على لوحة، مما يسمح لأعضاء الفريق رؤية حالة كل جزء من العمل في أي وقت، وتستخدم منهجية كانبان مبادئ اللين وتهدف إلى زيادة الإنتاجية من خلال القضاء على الوقت والموارد الضائعة، كما يمكن استخدام منهجية كانبان بالاقتران مع المنهجية الرشيقة.
منهجية لين Lean
هي أداة لحل المشكلات والقضاء على الهدر وإزالة المهام الإضافية التي لا تضيف قيمة إلى المشروع، ومن خلالها يمكن النظر فقط في المهام التي تضيف قيمة إلى المشروع وتصنيفها، وتعتمد منهجية إدارة المشاريع اللينة على ثلاثة أشياء:
١- القضاء على الهدر والتبذير
٢- القضاء على التفاوت والاختلاف
٣- إزالة الحمل الزائد
منهجية ستة سيجما
هي تقنية مفيدة لحل المشكلات وتحسين العمليات، والتي قدمها المهندس بيل سميث أثناء عمله في موتورولا في عام 1986، ثم أصبحت نهجًا إداريًا شائعًا في جنرال إلكتريك (GE) في عام 1995 من خلال دراسات جاك ويلش، وتعتمد منهجية ستة سيغما على 5 خطوات وهي:
1- التعريف: وهو تحديد متطلبات العملاء وأهداف المشروع.
٢- القياس: وهو تحديد أداء المشروع الحالي وقياس الجوانب المختلفة له.
٣- التحليل: وهو تحليل البيانات وتحديد الأسباب الرئيسية لأي عيوب.
4- التحسين: وهو تحسين المشروع الحالي، ووضع طرق لتحسين المشاريع المستقبلية.
٥- التحكم: وهو وضع أنظمة للتحكم، للتحكم في الأداء المستقبلي للمشروع.
منهجية الشلال Waterfall
منهجية الشلال هي واحدة من منهجيات إدارة المشاريع التقليدية الأكثر شيوعًا، وتوفر إطارًا متسلسلاً لإدارة المشاريع؛ لذلك تستخدم على نطاق واسع في العديد من المنشآت الصناعية والإنشائية والمقاولات، ويتم تنفيذ المهام فيها بترتيب تسلسلي، حيث يتم تحديد جميع المتطلبات وتسلسل المهمة في البداية، ثم يتم تنفيذ جميع المهام كشلال متدفق من بداية المشروع حتى نهايته.
وفي هذه المنهجية يكون إنتاج الخطوة الأولى هو مدخل للخطوة التالية، وتوفر منهجية الشلال نهجًا أقل تكرارًا لأن كل التقدم يندفع في اتجاه واحد.
وتتضمن منهجية الشلال الخطوات الآتية:
المتطلبات (النظام أو البرنامج)
التحليل
التصميم
التنفيذ
الاختبار
العمليات (بما في ذلك التركيب والدعم والصيانة)
منهجية الشلال ليست قابلة للتكيف بما فيه الكفاية مع التغييرات، خاصة في دورة البرمجيات، وعلى العكس فإن المنهجية الرشيقة تستجيب وتتكيف مع التغييرات خلال مراحل المشروع، وباستخدامها يمكنك توفير التسليم السريع للمنتجات للعميل، ومن ناحية أخرى فإن منهجية الشلال يمكنك تسليم المنتج كما كان مخططًا له في الخطوة الأولى، ومن الصعب إجراء تغييرات خلال دورة حياة البرنامج.
نقطة ختام
تعتمد المشاريع بشكل أكبر على التقنية وتتطلب المزيد من التعاون اليوم؛ لذلك يجب أن تكون المؤسسات أكثر تركيزًا على قيمة العملاء وكذلك التكيف مع التغييرات.
يوفر استخدام منهجية إدارة المشاريع العديد من المزايا للمؤسسة، من أهمها أنه يعمل على تحسين المعرفة وزيادة التعاون بين أعضاء الفريق وكذلك العملاء.
تنشئ منهجية إدارة المشاريع لغة مشتركة وعمليات مشتركة، ومع ذلك فإن جميع المنهجيات لا تنطبق على جميع المنشآت والمشاريع، فالمنهجية الأكثر ملاءمة لك تعتمد على متطلبات مشروعك وصناعته.
منهجيات إدارة المشاريع موضوع مثير للاهتمام، وفهم كل منهجية يساعدك على أن تصبح أكثر نجاحًا في مجال إدارة المشاريع.