لكل مشروع له دورة حياة عبارة عن مراحل يمر بها، وهذه المراحل تساعد على تحقيق الأهداف المحددة للمشروع ونجاحه.
فالمشاريع الصغيرة أو الكبيرة لها دورة حياة تعتمد على المدخلات كمتطلبات العملاء والالتزام بالجدول الزمني، وعند تقسيم المشروع إلى مراحل فإن ذلك يسهل عليك مهمة إدارة المشروع وإنجازه بجودة عالية.
ونجد أن مراحل دورة حياة المشروع تسهم في تحديد الأشخاص المناسبة التي يمكن أن تشارك في فريق عمل المشروع.
ومراحل دورة حياة المشروع هي:
أولًا: مرحلة البدء
وفي هذه المرحلة يتم ترجمة أفكار ومقترحات أعضاء الفريق وتحويلها إلى أهداف ومعالم رئيسية للمشروع حتى تتمكن من إعداد خطة فعالة، وبالنظر إلى ميثاق المشروع تستطيع إضافة بعض المعلومات كالقيود والمواعيد والميزانية.
وهذه المرحلة يتم فيها تحديد حجم المشروع وقيمته، بالإضافة إلى تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين والأشخاص المشاركة في المشروع والمنتج المراد تقديمه والجمهور المستهدف.
ويمكنك استخدام كل من وثيقة العمل ودراسة الجدوى من أجل نجاح المشروع.
ثانيًا: مرحلة التخطيط
وتُعد هذه المرحلة بمثابة خارطة الطريق التي يسير عليها مشروعك، وفيها يتم تقسيم المشروع إلى مهام أصغر والتي يجب إنجازها وفقًا للجدول الزمني، ومرحلة التخطيط يتم فيها إعداد خطة للميزانية، وجدولة للمشروع، وإنشاء وسائل تواصل فعالة، كما يتم فيها تحديد نطاق المشروع.
ويقوم مدراء المشاريع خلال تلك المرحلة بتقسيم المهام وتحديد كل مهمة للأعضاء داخل الفريق، بالإضافة إلى التنبؤ بالمخاطر وإعداد طرق للتعامل معها أو الحد من تأثيرها، وبذلك تتمكن -كمدير مشروع- من التكيف مع التغييرات بسهولة.
ثالثًا: مرحلة التنفيذ
وبعد إعداد الخطة وإنشاء الفريق، تأتي مرحلة التنفيذ وتكون مهمة مدير المشروع متابعة سير الأعمال وفقًا للخطة والتأكد من أن المشروع يسير تبعًا لمساره الصحيح ووفق الجدول الزمني والميزانية.
ينبغي على مدير المشروع إشراك أصحاب المصلحة من أجل الحصول على دعمهم المناسب تجنبًا لحدوث أي خلل أو تدهور أثناء العمل في المشروع.
وتعد هذه المرحلة من المراحل الهامة والحاسمة لأن نجاح المشروع يعتمد على كيفية تنفيذ المهام وأداء الفريق لها.
رابعًا: مرحلة المتابعة أو التحكم
وهذه المرحلة هي عبارة عن تقييم للمشروع ومدى جودته، ومن خلال هذا التقييم تتمكن من معرفة نقاط القوة في المشروع ونقاط الضعف ومحاولة اتخاذ الإجراءات المناسبة حيال ذلك.
ينبغي التأكد من أن المشروع لم يتجاوز الميزانية وتغلب على العقبات والمخاطر المحتملة.
المتابعة والتحكم يؤدي إلى تسليم المشروع بأعلى جودة ونجاحه في تحقيق الأهداف المحددة.
خامسًا: مرحلة الإنهاء أو إغلاق المشروع
وهنا تأتي المرحلة الأخيرة من مراحل دورة حياة المشروع وينبغي فيها عقد اجتماع لتحليل أداء المشروع وإذا كانت أهدافه قد تحققت، بالإضافة إلى معرفة عوامل النجاح وتعزيزها في المشاريع القادمة، ومعرفة الأخطاء ومحاولة التعلم منها وعدم الوقوع فيها مرة أخرى.