تتعدد أسباب فشل المشاريع، فالمشاريع التقنية تفشل 60% منها وفقا لدراسة IBM، أما المشاريع الأخرى فيرجع أسباب فشلها إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، أو تجاوز الميزانية، أو عدم الوصول للجودة المطلوبة.
من المهم معرفة أسباب فشل المشاريع لتجنب ارتكاب نفس الأخطاء في المشاريع المستقبلية، وهذه هي أسهل طريقة للتعلم من أخطائنا وأخطاء الآخرين أيضًا.
ما الأسباب الشائعة لفشل المشاريع؟
دعني أجيب على هذا السؤال من خلال تحليل الأسباب الشائعة لفشل المشروع.
- ضعف التواصل
هو عامل رئيسي يساهم في فشل المشروع، فإذا لم تكن الأمور تسير كما هو مخطط لها أو كان هناك خطأ، فيجب على أعضاء الفريق أن يجتمعوا ويقرروا الإجراءات التي يجب اتخاذها، سواء كان ذلك بين الإدارة العليا، أو مع فريق المشروع، فمن السيء أن يكون لديك اتصال ضعيف.
- سوء الإعداد
هو أحد أهم أسباب فشل المشروع، فقبل البدء في مشروع، يجب التركيز على الصورة الكبيرة والتفكير فيما ستفعله، وإذا لم تفعل ذلك فستجد نفسك وفريق مشروعك في ورطة كبيرة عند البدء.
سيساعدك عقد اجتماع مع أصحاب المشروع الرئيسيين على فهم توقعاتهم فيما يتعلق بجودة المنتج النهائي، وسيوفر لك هذا نظرة ثاقبة فيما يتعلق بالمكان الذي تبدأ منه.
- عدم الرجوع إلى وثائق المشاريع السابقة
إذا كنت ترغب في فهم سبب فشل المشاريع، فيجب عليك إلقاء نظرة على مستندات المشروع الرئيسية، حيث تضمن متابعة المستندات حماية بيانات المشروع المهمة وفهرستها، وهذا يساعد على تقليل الأخطاء في دورة حياة المشروع.
يسمح نظام متابعة الوثائق لفريق المشروع بالوصول إلى السجلات السابقة بسرعة عند الحاجة.
- القيادة السيئة
من أجل فهم سبب فشل المشاريع، علينا أن نناقش أهمية القيادة الجيدة.
يوفر مدير المشروع الجيد الدعم للفريق، فيجب أن يكون ناجح ولديه مهارات قيادية، ومن ناحية أخرى، فإن كان مدير المشروع يفتقر الشفافية في إدارة المشاريع والسلطة، فهو قائد سيء.
- نقص الخبرة
المسؤولية الرئيسية لمديري المشاريع هي توجيه أعضاء الفريق نحو نجاح المشروع، فإذا كانوا عديمي الخبرة فلن يكونوا قادرين على توجيههم بالشكل الصحيح.
ويكون مدير المشروع مسؤولًا أيضًا عن الاستعانة بأعضاء خبراء أو مستشارين لديهم خبرة لأداء المهام التي يوجه فيها صعوبة.
- تقديرات خاطئة
غالبًا ما تؤدي التقديرات الخاطئة إلى قرارات خاطئة.
أثناء إعداد جدول زمني للمشروع، إذا كانت تقديراتك المتعلقة بمدة المهام خاطئة، فسيكون تخطيط الموارد الخاص بك خاطئًا أيضًا، وينطبق الشيء نفسه على تقديرات التكلفة، فإذا لم تُقدر تكاليف المشروع بشكل صحيح، فسوف يخلق لك هذا مشاكل أنت في غنى عنها.
- عدم كفاية قياس الأداء وتتبعه
من الضروري مناقشة أهمية قياس الأداء لفهم سبب فشل المشاريع.
يعد قياس الأداء جانبًا مهمًا من جوانب إدارة المشاريع، حيث يوفر لك معلومات كافية فيما يتعلق بصحة المشروع، ومن ناحية أخرى، فإن نظام التتبع غير الكافي يضر أكثر مما ينفع، وغالبًا ما تضلل التقارير غير المكتملة فريق المشروع فيتخذون قرارات خاطئة.
- عدم وجود أهداف
لا أحد يريد أن يبدأ رحلة دون خارطة طريق، وينطبق نفس المنطق عند إدارة مشروع.
يعد تحديد متطلبات المشروع وأهدافه بوضوح أمرًا حيويَا لنجاح أي مشروع، فتحديد مواعيد نهائية وأدوار واضحة سيجعل كل عضو في فريق المشروع على دراية بمسؤولياته.
- عدم الاهتمام بعلامات التحذير
قبل فشل المشروع، ستكون هناك دائمًا علامات إنذار مبكر، فإذا اتخذت إجراء عند تلقي علامات التحذير، فقد تتاح لك الفرصة لحفظ المشروع، وإذا لم تهتم بها، فأنت ستكون سبب في فشل المشروع.
وهناك الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها لوقف الفشل واستعادة المشروع، مثل: مراجعة طلبات التغيير، وتحديد الأهداف، وتحسين التعاون والتواصل بين فريق المشروع وغيرها.
- سوء إدارة المخاطر
إدارة المخاطر بشكل سيء لديها القدرة على التأثير على أهداف مشروعك وعلى الجدول الزمني للمشروع وميزانيته، وقد تؤدي المخاطر غير المتوقعة إلى إبطاء أداء المشروع.
استخدام مكتبة (الدروس المستفادة) لمنع فشل المشروع
بالإضافة إلى ما سبق، فإن بيانات النطاق غير المحددة بشكل جيد، والافتراضات غير الصحيحة، والموظفين عديمي الخبرة، والاختلافات الثقافية هي أمثلة على الأسباب الشائعة لفشل المشروع، ويمكن القضاء على بعضها باستخدام تقارير الدروس المستفادة، لأن هذه التقارير تتضمن معلومات لا تقدر بثمن تتعلق بإنجازات المشاريع السابقة وأخطائها، وفهم نوع المشكلات التي واجهها فريق المشروع وحلولها.
إذن، لماذا تفشل المشاريع؟
العديد من المشاريع تنتهي بنتائج مخيبة للآمال عند التسليم النهائي، وهناك الكثير من الأسباب لفشل المشاريع، بعضها يكون معروفاُ وشائعاً لجميع أنواع المشاريع، وأخرى خاصه بمشاريع محددة.
في بعض الأحيان قد يكون من الممكن التحكم في أسباب فشل المشروع، وفي أوقات أخرى يكون الفشل لا يمكن السيطرة عليه.