يُعد مدير المشروع هو القائد المسئول عن المشروع كله من بداية التخطيط والتنفيذ والمتابعة، لذا ينبغي أن يتمتع مديرو المشاريع بالمهارات والخبرات التي تمكنهم من إدارة المشاريع وإنجازها بنجاح، وكل مهارة يتمتع بها المدراء لها أهمية كبيرة في تلبية متطلبات المشروع وبالتالي نجاحه، فمدير المشروع من أهم العوامل التي تساهم في نجاح المشروع، وفقدان الإدارة الحكيمة والقيادة الرشيدة يؤدي إلى فشل المشروع ووقوع خسائر كثيرة.
وهناك بعض الأسس التي يمكنك اتباعها لتصبح من أفضل مديري المشاريع الذين يحققون نجاحات كثيرة طوال حياتهم المهنية:
أولًا: التحلي بالخبرة الكافية
ينبغي عليك كمدير مشروع أن تحصل على المعرفة والخبرة الكافية قبل الدخول في أي مشروع، حتى تتمكن من إدارة جميع مراحل المشروع بكفاءة واحترافية، وهذه الخبرة أيضًا تساعدك في دعم أعضاء فريقك في كل ما يحتاجونه، كما تسهم خبراتك في تطوير عملياتك ورفع أداء فريقك وزيادة إنتاجيته.
فلا يُعقل أن يوجد مدير مشروع أو مشرف لا يفهم ما يفعله مع أعضاء فريقه، وبالتالي قد يتخذ قرارات خاطئة تضر بالعاملين معه وبالمؤسسة كلها.
ثانيًا: وضع أهداف واضحة
ينبغي أن تكون أهداف مدير المشروع واضحة واقعية يتشاركها جميع أعضاء فريقه، فالهدف الأساسي هو الانتهاء من المشروع وتسليمه في الموعد المحدد، لكن هناك أهداف أخرى لكل عضو يجب أن تحتوي على شكل من أشكال مؤشر الأداء الرئيسي (KPI) من أجل قياس النجاح ومدى التقدم الذي يحققه فريقه في المشروع، وبعد تحديد الأهداف مع الفريق سيكون الجميع على استعداد للعمل ومواجهة أي مخاطر محتملة.
ثالثًا: العمل على تحديد الأولويات
بعض المشاريع تكون على درجة كبيرة من التعقيد في كم المهام والمتطلبات وبالتالي تستوجب إشراف ومتابعة مستمرة، لذلك ينبغي على مدير المشروع أن يقوم بتحديد الأولويات والتعامل الناجح مع كافة المهام، فإدارة المشاريع تتطلب إعداد عملية تنظيمية تدعم كل عضو في الفريق، وهناك نماذج مثل: جدول أيزنهاور، طريقة ألبين (ALPEN)، مبدأ باريتو أو قاعدة 80/20، وكلها وسائل فعالة لإدارة مهامك وتحديد أولوياتك.
وينبغي عليك تجنب الإدارة التفصيلية كي تصبح من أنجح مديري المشاريع، لأن هذا النوع من الإدارة يطغي على الإبداع ويقضى على الابتكار، ويؤدي إلى إصابة فريقك بالقلق والتوتر وابتعادهم عن طرح أي أفكار أو رؤى جديدة.
رابعًا: استخدام برامج لإدارة المشاريع
تُتيح بعض المواقع عبر الانترنت العديد من البرامج أو الأدوات المجانية لإدارة المشاريع، والتي تساعدك على إعداد تقويم يمكن للجميع الوصول إليه، وسهولة مشاركة الملفات والمعلومات، والتواصل مع الآخرين.
كما توجد أدوات إدارة المشاريع لكنها مكلفة مثل: Asana وClickup، يمكنك استخدامها عندما تريد إحداث تحول أكبر في مشروعك.
خامسًا: التواصل الفعال
ويُعد من أهم المهارات التي يتميز بها أفضل مدراء المشاريع، ويجب على المؤسسات توفير أنظمة تواصل بين المدير وأعضاء فريقه لإيصال المهام والأفكار والعمل على نشر روح التعاون المثمر، ويمكن لمدير المشروع التواصل مع فريقه من خلال الاجتماعات، ورغم أن البريد الالكتروني أداة عمل قوية لكنه لا يؤدي الغرض المطلوب من التواصل وخاصة مع شخص داخل شركتك، لذا تستطيع استخدام أداة مثل Slack ، والتي تسمح برسائل سريعة وقصيرة لكل فرد تعمل معه، أو إلى مجموعات مقسمة، أو إلى الفريق بأكمله.
سادسًا: تفويض المهام
ينبغي على مدير المشروع الناجح أن يقوم بتكليف أعضاء الفريق بإنجاز بعض المهام المطلوبة ويأتي في النهاية لمراجعتها، ويركز على الأعمال والمهام ذات الأهمية الكبيرة، فتفويض بعض المهام يُعد من أفضل الطرق لتخفيف عبء العمل.
ونلاحظ أن تفويض المهام يُسهم في دعم الإبداع والابتكار للعاملين ويجعلهم يشعرون بالحرية في إنجاز المهام مما يؤدي إلى نتائج إيجابية مذهلة.
سابعًا: إبداء الملاحظات
يحتاج فريق المشروع إلى إبداء الملاحظات والتوجيه نحو الأفضل، لذا ينبغي عليك كمدير مشروع ناجح أن يكون نقدك بنّاء يساعد الفريق على التطور ويحفزه على بذل المزيد من الجهد لتحقيق نجاحات عديدة.
بالإضافة إلى تقديرك لعملهم ومجهودهم ومنحهم علاوات إضافية وتقديم عبارات شكر دومًا، تُسهم في رفع معنوياتهم وزيادة إنتاجيتهم.
ثامنًا: بناء الثقة
كي تصبح مديرًا ناجحًا، عليك ببناء الثقة ليس فقط مع أعضاء فريقك بل وترسيخها بين كل عضو، لأن الثقة أساس النجاح، وتتطلب الثقة الوضوح والشفافية والصدق، فإذا تمتعت بذلك ستكون قدوة لكل أعضاء فريقك.
تاسعًا: التعلم باستمرار
التعلم عملية مستمرة لا تتوقف عند تحقيق نجاح معين، ينبغي عليك تطوير نفسك وتنمية مهاراتك كمدير مشروع، عليك بالتقدم دومًا نحو الأفضل، كما ينبغي الاستفادة من الأخطاء وعدم سيطرة روح الفشل عليك، فالأخطاء وسيلة فعالة للتعلم والتطور، يمكنك استشارة الخبراء وتحسين كل ما تقوم به من أعمال.