جميعنا يشعر بالتوتر والارتباك عند تراكم المهام وتعددها وقد يؤدي ذلك إلى عدم القدرة على تحديد أولويات المهام، لذلك سنعرف -معًا- الطريقة الفعالة لتحديد أولوياتك.
في البداية لابد وأن نعرف الفرق بين الأولويات والأهداف فقد يتم الخلط بينهما إلا أنهما مختلفان:
* الأهداف هي تلك الأشياء الواضحة التي ترغب في تحقيقها
* الأولويات هي تلك المهام التي تمثل لك أهمية وتبذل جهدًا طوال الوقت لإنجازها
فمثلًا: إذا كان هدفك هو اجتياز اختبار صعب، فغالبًا تكون أولوياتك هي الدراسة.
يعتبر تعدد المهام من الأمور الصعبة في تحديد أولوية مهامك، لذا لدينا بعض الإرشادات التي تساعدك على تحديد أولوياتك بشكل صحيح:
أولًا: إعداد قائمة بالمهام الرئيسية
يمكنك فتح مستندًا فارغًا وإضافة جميع المهام الصغيرة منها والكبيرة، سيصبح الأمر سهلًا عندما تكون جميع المهام أمامك في قائمة واحدة.
يمكنك النظر إليها بتركيز وتقسيمها إلى أهداف شهرية وأسبوعية ويومية، ينبغي اختيار المهام الأكثر أهمية للشهر وتقسيمها إلى أجزاء صغيرة على مدار الأسابيع والأيام.
تستطيع الاستعانة بالنماذج الجاهزة في إعداد قوائم المهام إذا كنت بحاجة لجعل الإجراء أسهل وأكثر سرعة.
ثانيًا: اجعل القائمة في مكان مرئي
ينبغي أن تكون قائمة مهامك أمامك باستمرار فيمكنك لصقها على الحائط أمام مكتبك، لأن بقاء القائمة أمامك يجعلك متحمسًا لإنجاز العمل وحذف ما قمت بإنجازه.
ثالثًا: القيام بمهام محددة
لا تثقل نفسك بعبء الأعمال، عليك وضع مهام أو مهمة محددة للقيام بها، فالاحترافية في إنجازك مهمة واحدة بالصورة المطلوبة وليس إنجاز العديد من المهام والوقوع في أخطاء، وكلما انتهيت من مهمة انتقل إلى ما تليها.
رابعًا: التفكير في المهم
من أجل تحديد أولوياتك بكفاءة ينبغي عليك ممارسة التأمل الذاتي والتفكير بعمق لوضع الأمور في مكانها الصحيح، ويمكنك أن تسأل نفسك:
ما هو أهم شيء يمكنني القيام به اليوم كي يكون غدًا أفضل؟
ما الذي سيساعدني في الوصول إلى أهدافي بشكل أسرع؟
ما هي النتيجة المحتملة عندما أجعل هذه من أولوياتي؟
ما هي المهام التي يكون الوقت فيها عاملا حاسمًا؟
ما هي الأشياء التي ستحدث فرقًا عند قيامي بها؟
ما هي المهام التي تضيف قيمة؟
خامسًا: التعرف على ذاتك
ينبغي أن تدرك نفسك جيدًا وتعرف ما هي الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجًا وأعلى تركيزًا ولديك طاقة كبيرة، فإذا توصلت لهذه الأوقات يمكنك القيام فيها بأهم المهام في قائمتك.
سادسًا: حذف المهام التي تم إنجازها
يساعدك حذف المهام التي قمت بها على جعل القائمة أقل مهامًا مما يحفزك على مواصلة العمل وإنجاز كل القائمة.
سابعًا: تحلى بالمرونة
ينبغي أن تتمتع بالمرونة الكافية التي تمكنك من التعامل مع أي معلومات جديدة أو مستجدات حول المهام.
في بعض الأحيان تواجه بعض العلامات التي تدل على أنك بحاجة إلى التوقف والتفكير لإعادة تحديد أولوياتك من جديد وهذه العلامات هي:
- أنك تعمل كثيرًا لكن الإنجاز قليل.
- تشعر بانعدام التركيز.
- تعاني من الإجهاد من مهامك اليومية وتسيطر عليك مشاعر سلبية
- عدم وجود نتائج إيجابية رغم مواصلة العمل والاجتهاد
- تبدو الأشياء الممتعة وكأنها أصبحت عملًا روتينيًا ومملًا.
التقنيات والطرق الفعالة التي تساعدك في إعادة تحديد الأولويات
* طريقة ABCDE
- “A” وهي المهمة الأكثر أهمية ومن المرجح أن يكون لها عواقب وخيمة إن لم تنجزها، وبالطبع ستشعر بالراحة والسعادة إذا قمت بإنجازها، لاحظ أنه يمكن أن يكون لديك في A ثلاث مهام يمكنك تمييزها بـ A1 وA2 وA3
- “B” وهي المهمة التالية وتكون أكثر أهمية لكنها ليست خطيرة من ناحية العواقب، لكن لها أهمية أيضًا
- “C” وهي المهمة التي تستطيع القيام بها، ولن يكون لها عواقب إذا لم تؤديها، لكن تستطيع القيام بها إذا توفر لديك وقت وطاقة بعد إنجازك مهام A و B.
- “D” وهي المهمة التي يمكنك تفويضها لشخص ما، لكسب مزيد من الوقت للقيام بالمهمة “A”.
- “E” وهي المهمة التي ينبغي القيام بها حقا وتستطيع التخلص منها.
* طريقة أيفي لي The Ivy Lee
كان تشارلز شواب رئيسًا لشركة بيت لحم للصلب وهو أحد رجال الأعمال الناجحين، وقد قرر تشارلز العمل على زيادة كفاءة فريقه لإنجاز المهام بصورة أسرع، فقام بتعيين أيفي لي مستشارًا وحين اجتمع -أيفي لي- مع المدراء التنفيذين شرح لهم تلك الطريقة وهي:
- في نهاية كل يوم ينبغي كتابة ست مهام للعمل على إنجازها في اليوم التالي، لا تزيد عدد المهام عن ست لكن يمكن أن تقل.
- تنظيم المهام وفقًا لأهميتها، ويمكنك استخدام مقياس كالقيمة المالية لتحديد ترتيبها.
- بعد الوصول للعمل ابدأ على الفور بالتركيز على المهمة الأولى وإنجازها ثم الانتقال إلى المهمة التالية.
- عليك الاستمرار بنفس الطريقة حتى إنهاء جميع مهام القائمة، وإن لم تستطع الانتهاء منها جميعًا فيمكنك وضعها في قائمة الغد.
- ينبغي أن تكرر ذلك يوميًا
وهذه الطريقة تساعد على الحد من الشعور بالإجهاد في عملية اتخاذ القرار، وتجنبك تحمل أعباء العمل الكثيرة، بالإضافة إلى أنها تجعل مهامك متوافقة مع مجهودك ووقتك لذا فهي فعالة وبسيطة لتطبيقها.
* منهجية المهام الأكثر أهمية MITs
يرى البعض أن طريقة أيفي لي تُعد صعبة نوعًا ما لأنها تتطلب وضع ست مهام كل يوم وهذا العدد كثير، لكن تلك المنهجية – MITs- تعتمد على فرضية وهي أننا جميعًا لدينا وقتًا وطاقة محدودين لكل يوم، لذا يجب اختيار ثلاث مهام على الأكثر لنقوم بإنجازها يوميًا، وتكون تلك المهام لها أهمية كبيرة يمكنها أن تحدث فرقًا، وقد تكون تلك المهام هي التي تخشى القيام بها.
وينبغي أن تعلم أن تلك المنهجية تسمح لك بإضافة مهمة أخرى في حالة لديك طاقة ووقت.
* القيام بمهمة واحدة
قد يكون لدى البعض مهمة واحدة في اليوم لكن كبيرة وذات أهمية لذا سيقوم بالعمل عليها طول يومه الوظيفي لإنجازها بالصورة المطلوبة، فمثلا قد تكون مهمتك أن تقوم بكتابة مدونة وهذا الأمر يتطلب بحثًا كثيرًا ومراجعة وتحرير بعد الكتابة، لذا ستعكف على تلك المهمة طوال اليوم.
* مصفوفة أيزنهاور
وترجع تسميتها بـ أيزنهاور إلى الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة الأمريكية “دوايت أيزنهاور” والذي كان يبحث عن طريقة فعالة لتحديد الأولويات، وتعتمد المصفوفة على تقسيم المهام بناء على أهميتها:
- المهام الهامة والعاجلة وهي المهام الضرورية والتي ينبغي القيام بها سريعًا.
- مهام مهمة وليست عاجلة وهي التي لا ترتبط بزمن محدد للقيام بها، لكنها تحتاج إلى تخطيط مسبق لأهميتها في تحقيق الأهداف طويلة الأجل.
- مهام عاجلة لكنها ليست مهمة وهذه المهام يمكن تفويض آخرين للقيام بها ومن أمثلتها الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
- مهام غير مهمة وليست عاجلة وهذه المهام يجب عليك حذفها من قائمة المهام الخاصة بك.
أحيانًا يصعب التمييز بين المهام العاجلة والمهمة، لكن المهام العاجلة هي التي ينبغي التعامل معها على الفور، أما المهام المهمة فهي التي تمنحك التفكير ومراجعة الخطة، فالوقت فيها ليس عاملًا أساسيًا.
* مبدأ باريتو أو قاعدة 80/20
سمي هذا المبدأ على اسم عالم الاقتصاد الإيطالي فيلفريدو باريتو، والذي لاحظ أن 20٪ من بذور البازلاء تنتج 80٪ من البازلاء.
وأدى ذلك إلى العديد من الاستنتاجات في مختلف مجالات الأعمال، فـ 20% هم الجزء الأكثر إنتاجية والمسئول عن تحقيق 80% من الإنتاج.
وسمي فيما بعد مبدأ باريتو والذي يشير إلى أن 20% من إجراءاتنا تحقق نحو 80% من نتائجنا.
وبذلك فمعرفة المهام تسهم في إحداث فرق كبير وتساعد على الوصول إلى أهدافك بسهولة.
* طريقة MoSCoW
وهي طريقة فعالة لتتبع المهام والمتطلبات وتحديد الأولويات، وأصل حروفها هي MSCW والتي تعتبر اختصار لـ:
- M: Must Have مهام لابد من القيام بها لأن المشروع سيفشل إن لم يتم إنجازها.
- S: Should Have وهي المهام المهمة لكن القيام بها ليس إلزاميًا، ومع ذلك فإنها تضيف الكثير من القيمة.
- C: Could Have وهي المتطلبات المرغوبة، لكنها ليست ضرورية؛ وإذا تم استبعادها، فلن يكون التأثير كبيرًا.
- W: Won’t Have this time وهي مهام ليست مهمة ولا يوجد لها أولوية؛ ومن الجيد تضمينها في المستقبل.