كيفية إدارة نطاق المشروع

والمقصود بها هو مجموع العمليات والخطوات التي تضمن تحديد نطاق المشروع بدقة، مما يخلق رؤية واضحة لجميع الأطراف المشاركة في إنجاز المشروع.

والهدف من بيان نطاق المشروع هو تحديد وإدارة المشروع بشكل صحيح ومنظم، ويعد ذلك أمرًا مهمًا لحساب عدد الموارد المطلوبة للمهام.

بيان نطاق المشروع

يحدد بيان المشروع نتائج المشروع الأهداف الرئيسية المطلوبة منه، لذلك يوفر أساسًا موثقًا لاتخاذ جميع القرارات، كما أنه يساعد في تنفيذ المشروع، فيصبح فريق المشروع على دراية بما هو داخل أهداف المشروع وما هو خارجها، وغالبًا ما تخضع المشاريع ذات بيانات النطاق غير الواضحة لمشكلات كثيرة.

ويتضمن بيان نطاق المشروع على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:

• أهداف المشروع
• معوقات المشروع
• افتراضات المشروع
• عوامل نجاح المشروع

نطاق المشروع

نطاق المشروع مفهومه واسع، لكن يمكن تعريفه على أنه النتائج والتسليمات والمتطلبات التي يتم العمل من أجلها لتقديم منتج أو خدمة أو نتيجة معينة، مع توافر المزايا المحددة له، ويشمل جميع المهام والعمليات والأساليب المطلوبة لتنفيذ متطلبات المشروع بنجاح، ويتضمن نطاق المشروع عمليات كثيرة سنتحدث عنها الآن.

عمليات إدارة نطاق المشروع

إدارة نطاق المشروع لديها ست عمليات هي:

١- إدارة الخطة

إدارة الخطة هي العملية الأولى، يتم فيها إنشاء الخطة وتحديد نطاق المشروع وكيفية إدارته والتحقق من صحته والتحكم فيه، وتتضمن هذه الخطة كافة المعلومات للتعامل مع أي تغيرات قد تحدث.

٢- جمع المتطلبات

يتم تحديد متطلبات المشروع وإدراجها في هذه الخطوة، فكل مشروع له متطلبات مختلفة، ولذلك يستخدم أعضاء الفريق تقنيات وأدوات مختلفة لكل مشروع، ويجب تحديد هذه المتطلبات وتوثيقها بدقة من أجل نجاح المشروع، وإذا تم إجراء هذه العملية بشكل صحيح، فستقلل من احتمال حدوث مشكلات غير متوقعة مع تقدم المشروع.

٣- تحديد النطاق

تتضمن عملية تحديد النطاق وصفًا مفصلًا للمشروع ونتائجه الرئيسية، ويجب أن يشير هذا النطاق إلى ما يفترض أن يحققه المشروع وما هو خارج النطاق، ويتم تجميع المتطلبات التي تم جمعها في بيان النطاق في هذه الخطوة.

٤- إنشاء هيكل تقسيم العمل WBS

يعد إنشاء هيكل تقسيم العمل بالطريقة الصحيحة أمرًا مهمًا للغاية في إدارة نطاق المشروع، حيث تنقسم نتائج المشروع إلى أجزاء ومهام أصغر يمكن التحكم فيها، لذلك فإن وجود هيكل مفصل وكامل هو مفتاح إدارة النطاق الناجح.

٥- التحقق من صحة النطاق

في هذه العملية تتم مراجعة جميع نتائج المشروع من قبل العميل للتأكد من أن نطاق العمل يعمل وفق متطلباته، وبعد القبول الرسمي للنتائج من قبل العميل، يتم إضفاء الطابع الرسمي على نتائج المشروع.

٦- التحكم في النطاق

هي العملية الأخيرة التي تحتوي على مراقبة حالة المشروع وإدارة التغييرات التي قد تحدث فيه، فقد تتغير توقعات أصحاب العمل ومتطلباتهم خلال دورة حياة المشروع، وفي هذه الخطوة ينبغي دمج جميع التغييرات المطلوبة في بيان نطاق جديد.

أهمية إدارة نطاق المشروع

١- تساعد على منع النزاعات التي يمكن أن تنشأ عن بيانات النطاق غير الواضحة.

٢- تقوم ببناء نظام تحكم لمعالجة العوامل التي قد تؤدي إلى تغييرات خلال دورة حياة المشروع.

٣- يلزم وجود بيان نطاق واضح لتجنب الخسائر، فليس من السهل تقدير تكلفة المشروع ومدته دون وجود نطاق.

نصائح هامة لإدارة نطاق المشروع بنجاح

• نظرًا لأن هيكل تقسيم العمل عبارة عن تقسيم بيان النطاق إلى عناصر أصغر، فتأكد من إنشائه بالطريقة الصحيحة.
• حدد النطاق بأكبر قدر ممكن من الوضوح لتجنب سوء الفهم.
• لاحظ أن عملية تحديد النطاق هي جهد تعاوني.
• أثناء عملية تنفيذ المشروع، تأكد من عدم تغيير مستند النطاق لتجنب التغييرات غير المتوقعة.