قام براين تريسي المتحدث التحفيزي بتأليف كتابٍ بعنوان كُل هذا الضفدع (Eat That Frog)، والفكرة في أكل الضفدع تعني أن القيام بأداء المهام الأكثر أهمية كأول شيء في الصباح يساعد على جعل باقي اليوم أكثر سهولة.
فقد صور الضفدع بالمهام الضرورية والكبيرة الصعبة التي لا ترغب في القيام بها، لذا أوصى أن تبدأ بها يومك كي تنتهي منها فلن يأتي أسوأ من تلك المهام، وبذلك تتمكن من التفرغ لأداء المهام الأخرى البسيطة.
وتُعد هذه النظرية من أفضل النظريات التي تساعد في إدارة الوقت بكفاءة وتجنب التسويف والمماطلة، كما تسهم في زيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف بنجاح.
وبراين تريسي ينصح في كتابه بالتركيز على المهام الأكثر أهمية، لأنها أفضل طريقة لتحقيق الأهداف والارتقاء داخل العمل.
وقد تعمق تريسي في عرض أفضل التقنيات للتعامل فعليًا مع الضفادع (المهام الصعبة)، بحيث يسهل على أي شخص تطبيقها.
فاستخدام هذه التقنية تكون بنسبة أعلى لدى الأشخاص الذين يرغبون في تحسين مستويات إنتاجيتهم من خلال البحث عن طرق إبداعية وأساليب مبتكرة، بالإضافة إلى تطبيقه في مجالات مهنية متعددة.
فهذا التقنية تصلح لأشخاص مثل:
* الذين لديهم مشاريع متعددة في وقت واحد
* من لديهم مواعيد نهائية للتسليم طوال الأسبوع
* مَن يعانون من ضعف التركيز على مهمة محددة
* الأشخاص غير المعتادين على الروتين اليومي
* مَن لا يتمكنون من تحديد أولويات مهامهم
أما عن المهام التي يمكن وصفها بأنها “الضفادع” فهي التي تجعلك تماطل في القيام بها، وتعمل على تصنيفها ووصفها بأنها في غاية الصعوبة، وتواصل تأجيلها بحجج عديدة فتقول مثلًا:
* إنها تستغرق وقتًا طويلًا لإنجازها
* إنها بالغة الصعوبة
* إنها مملة جدًا
فالمهام التي في غاية الأهمية تستمر في تأجيلها لأنه لا يمكن تجاهلها، وقد يكون سبب التأجيل هو شعورك بالخوف من الفشل والعواقب أو النتائج السلبية إن لم تنجح في إنجازها بالشكل المطلوب.
والمهام الصعبة قد تكون ليست بدرجة الصعوبة التي تصفها لأنك بسبب المماطلة والتأجيل وجدت نفسك أمام إنجازها في اللحظة الأخيرة وهو ما زادها صعوبة بسبب ضيق الوقت.
كيف تتمكن من “أكل هذا الضفدع” أو إنجاز المهام الكبيرة؟
يُعد هذا الأمر بسيطًا للغاية:
* قم بتسمية مهامك لتحديد “الضفدع” الخاص بك
* اعمل على “الضفدع” كأول شيء في الصباح
* بمجرد الانتهاء من “الضفدع”، انتقل إلى المهام الأقل أهمية في جدولك الزمني
ومن أجل تسمية مهامك بشكل صحيح وتحديد الضفادع، قد تحتاج إلى تحديد الأولويات وذلك عن طريق استخدام تقنية إدارة الوقت في مصفوفة أيزنهاور.
ومصفوفة أيزنهاور من الوسائل الفعالة في تنظيم الأعمال وتحديد الأولويات، حيث تعمل على تقسيم المهام وفقًا لأربع أرباع:
الربع الأول: المهام العاجلة والتي ينبغي القيام بها الآن.
الربع الثاني: المهام غير العاجلة لكنها مهمة لذا يجب كتابتها في تقويمك اليومي.
الربع الثالث: المهام العاجلة وغير المهمة والتي يمكن توكيل أحد للقيام بها.
الربع الرابع: المهام غير العاجلة وغير المهمة وهذه المهام يمكن تأجيلها أو حذفها.
وبتطبيق هذه المصفوفة نجد أن الضفدع هي تلك المهام التي توضع في الربع الأول، وبعد الانتهاء منها تستطيع الانتقال للعمل على مهام باقي الأرباع، فلا يمكن الانتقال إلى ربع دون الانتهاء من مهام الربع الذي يسبقه، وتستطيع أن تلاحظ ارتفاع مستوى أدائك حين تقوم بتطبيق تلك المصفوفة والالتزام بها، فهي الخطوة الأولى نحو “أكل الضفدع”.
ماذا لو كان لديك 2 “ضفادع”؟
ينبغي أن تعلم أنه في حالة وجود مهمتين فلا يمكن اعتبارهما على نفس القدر من الصعوبة البالغة، لكن تريسي قدم لنا تقنية ABCDE لتحديد المهمة التي ينبغي القيام بها أولًا.
فلابد من إعداد قائمة بالمهام التي ينبغي القيام بها في اليوم التالي، ثم تسميتها بأحرف:
- “A” وهي المهمة الأكثر أهمية ومن المرجح أن يكون لها عواقب وخيمة إن لم تنجزها.
- “B” وهي المهمة التالية الأكثر أهمية وليست خطيرة من ناحية العواقب، لكن لها أهمية أيضًا
- “C” وهي المهمة التي تستطيع القيام بها، ولن يكون لها عواقب إذا لم تؤديها.
- “D” وهي المهمة التي يمكنك تفويضها لشخص ما، لكسب مزيد من الوقت للقيام بالمهمة “A”.
- “E” وهي المهمة التي ينبغي القيام بها حقا وتستطيع التخلص منها.
لاحظ أنه لا يمكنك الانتقال إلى أي مهمة دون أن تنتهي من المهام A والمهام B.
نصيحة للمحترفين باستخدام متتبع الوقت Clockify
العمل بمشروع يشتمل على العديد من الأشخاص يتطلب تتبع جداول زملائك في الفريق، لأن ذلك سيكون له تأثير كبير على الإنتاجية وتفويض المهام.
وهناك نظريتان تدعم فرضية أكل الضفدع أو القيام بالمهام الأكثر أهمية أولًا، فوفقًا لتأثير مَوْضِع التسلسل فإن الأشخاص تميل إلى تذكُّر أول وآخر العناصر الموجودة في القائمة بشكل أفضل من تذكر العناصر الوسطى.
ووفقًا -أيضًا- لفرضية انخفاض الانتباه فالأشخاص تنتبه أكثر للمعلومات التي يسمعونها أولا، أكثر من المعلومات التالية.
فالفرضية والتأثير يدعمان القيام بالمهمة الأكثر أهمية أو صعوبة أولًا، لأنك ستكون قادرًا على التركيز عليها في بداية اليوم.
مزايا “أكل هذا الضفدع”
أولًا: يساعد “أكل هذا الضفدع” على تطوير الإدمان الإيجابي لشعورك بإنجاز المهام المعقدة والصعبة، وبالتالي تتمتع بمستوى عالي من الوضوح والثقة حتى خارج الحياة المهنية.
ثانيًا: تعتبر تقنية “أكل هذا الضفدع” من التقنيات التي تحركها التأثير، فالقيام بالمهام المعقدة في بداية اليوم وإنجازها سيؤدي إلى حدوث تأثير إيجابي على باقي يومك، وإنجاز المهام يشعرك بالحماسة ويحفزك على مواصلة باقي المهام لأنك تعلم أنها أسهل مما سبق وقمت به.
ثالثًا: يساعد “أكل هذا الضفدع” في جعل تحديد الأولويات أسهل، ستكون لديك رؤية واضحة حول مهام اليوم كله، فالعشوائية وعدم تنظيم المهام لا يؤدي إلى إنجاز المطلوب ويسهم في إضاعة الوقت.
رابعًا: يساعد “أكل هذا الضفدع” على توفير مزيد من الوقت للمهام الممتعة، فإنشاء تقديرات المشروع وكتابة التقارير من المهام التي لا يرغب الكثير في القيام بها، لذا إذا قمت بإنجازها أولًا سيكون لديك الوقت للمهام التي ترغب في القيام بها.
عيوب “أكل هذا الضفدع”
أولًا: يرى البعض أن “أكل هذا الضفدع” في بداية اليوم يجعله يومًا صعبًا، لكن الالتزام قد يسهم في القيام بتلك المهام الصعبة بصورة سريعة وذلك من خلال التركيز وعدم الاستجابة لمشتتات الانتباه، ويمكنك أخذ راحة عند الانتهاء وسوف تشعر بسهولة اليوم، ويكون لديك شعور بالسعادة لإحرازك مزيد من التقدم وبالتالي ستصبح متحمسًا على تحقيق مستوى أعلى في إنتاجيتك.
ثانيًا: في بعض الأحيان يكون “أكل هذا الضفدع” غير عملي، لكن تمنحك هذه التقنية التعامل مع مستجدات المهام، فلو تغيرت مهمتك الأكثر أهمية خلال اليوم يمكنك التركيز على مهمة أخرى، وذلك من خلال إضافة المهمة الجديدة في قائمة ABCDE وتسميتها بـ “A”، وتمييز المهام الأخرى الأقل أهمية.
ثالثًا: لا يُعد “أكل هذا الضفدع” ديناميكيًا للجميع، فرغم أن الروتين جيد في أحيان كثيرة إلا إنه قد يؤدي إلى حدوث ارتباك مما يتسبب في انخفاض الإنتاجية لضعف الحماسة لدى العاملين.
لذلك فإن تقنية ABCDE مع “الضفدع” تسهم في رفع مستوى الإبداع وتحسين الأداء.
كيفية “أكل هذا الضفدع” بسهولة وسلاسة؟
* التخطيط الفعال: فهذه التقنية تعتمد على التخطيط من خلال التفكير في المهام، كتابة الأفكار، تحديد الأولويات، وضع الأهداف، واتخاذ الإجراءات اللازمة.
فالتخطيط وفقًا لتريسي يوفر لك المزيد من الوقت، وسوف يصبح تدوين المهام وكتابتها عادة يومية تقوم بها سريعًا.
* بناء الشعور بالزخم: حينما تجد صعوبة في بدء العمل على مهمة بدلا من مواصلة العمل عليها هذا هو الشعور بالكثرة أو الزخم، لكن بمجرد إعداد خطة لك ركز فقط على ما ينبغي عليك القيام به لتحقق أهدافك، وتذكر أن إنجازك للمهام الصعبة سيجعل باقي يومك أكثر سهولة.
* تقسيم المهام إلى أجزاء صغيرة: إذا كان لديك مشروع ضخم سيكون الانتهاء منه هدفًا بعيدًا إلى حد ما، والأشخاص غالبًا يحبون الشعور بالنجاح وتحقيق الأهداف، لذلك يمكنك تقسيم مهامك في المشروع إلى أجزاء صغيرة والاحتفال كلما تم إنجاز جزء منها، وسوف تشعر بحماسة ورغبة في مواصلة العمل وتحقيق الهدف الأكبر.