جدول RACI هو عبارة عن قائمة بالمهام والمسئوليات ولكل فرد مهمة يجب عليه إنجازها، ويتم إنشاء هذا النموذج في بداية أي مشروع تجنبًا لحدوث مشكلات أو عوائق، ويساعد في اتخاذ القرارات بسرعة أكبر بسبب وضوح المسئوليات، بالإضافة إلى أن العمل يتم توزيعه بالتساوي، وكلمة RACI باللغة الانجليزية هي اختصار لأربعة كلمات (Responsible – Accountable –Consulted – Informed) وهذه الكلمات تعني:
المنفذ R: وهو الشخص المسئول عن أداء المهام وعادة يكون المنفذ أو المختص مجموعة من الأفراد أو فريق عمل المشروع
المسئول A: وهو الذي يقوم بمراجعة أعمال الفريق والتأكد من سير العمل وأداء المهام بالشكل الصحيح، ولديه صلاحيات باتخاذ القرارات وغالبًا يكون دوره قياديًا
المستشار C: ينبغي وجود شخص أو أشخاص لاستشاراتها حول المهام والقرارات والاستفادة من كفاءاتهم وخبراتهم من أجل نجاح المشروع
المطلع I: وهم الأشخاص الذي يجب اطلاعهم على خطوات سير العمل، ويقع عليهم النتائج ويتأثروا بها، وليسوا من صانعي القرارات.
مزايا نموذج RACI
* يعمل هذا النموذج على تسهيل التواصل بين الأفراد طوال دورة حياة المشروع، ويجعل اتخاذ القرار أكثر سهولة.
* تحديد المهام وتوزيع المسئوليات وبالتالي تجنب وجود عدد كبير من العاملين يعملون على نفس المهام.
* تساعد مدير المشروع في التركيز على الخطوط العريضة، لأنه يكلف الأشخاص بالمهام الأخرى وبالتالي لا يتحمل أفراد دون غيرهم عبء العمل.
* يساعد نموذج RACI على توقع المخاطر ووضع الطرق المناسبة للتعامل معها وتجاوزها بكل سهولة.
مساوئ نموذج RACI
* لن يناسب هذا النموذج كافة المشاريع، وقد يضيف صعوبات لبعض المشاريع.
* يستغرق إعداد نموذج RACI وقتًا طويلًا، وإذا لم يتم إنشاؤه بالشكل الصحيح فقد يحدث خلل في المسئوليات والمهام.
- ويمكننا استخدام هذا النموذج في المشاريع الكبيرة التي تتطلب تنسق وتنظيم المهام وتوزيع المسئوليات بالتساوي بين جميع العاملين ووضوح كل الأدوار تجنبًا لحدوث أي خطأ، لكن لا تحتاج إلى نموذج RACI في المشروعات الصغيرة لأنها قد تؤدي إلى بعض الصعوبات وبطء سير الأعمال.
- هناك عدة خطوات يجب اتباعها في إنشاء جدول RACI وهي:
أولًا: تحديد الأشخاص المشاركين من خلال أدوارهم الوظيفية، ويمكن كتابة أسمائهم في الأعلى.
ثانيًا: تحديد المهام والمسئوليات وتقسيم نتائج المشروع إلى أقسام، ويمكن كتابة هذا في اليسار.
ثالثًا: يجب أن يمتلك شخص واحد المهمة ويكون هو المسئول عن تفويض العمل ومراجعة الإنجازات النهائية.
رابعًا: بعد إنشاء جدول RACI ينبغي مشاركته مع أعضاء الفريق لإفهام كل عضو الدور الذي سيقوم به ومعرفة آراء جميع الأعضاء.
خامسًا: يجب مشاركته أيضًا مع الجهات المستفيدة من خلال عقد اجتماع وعرضه على الحاضرين والعمل على تجنب المناقشات التي تستغرق وقتًا طويلًا.
سادسًا: يمكنك تحديث الجدول بانتظام عند حدوث أي تغييرات خلال دورة حياة المشروع كانضمام أعضاء جدد أو زيادة بعض المهام.
