تُعد مخططات جانت نوعًا من الرسم البياني الذي يوضح الجدول الزمني للمشروع، وفيه تواريخ بدء وانتهاء مهام المشروع، وهو من أكثر الأدوات استخدامًا في جدولة المشاريع وذلك لبساطته.
ويقوم مديرو المشاريع باستخدام مخطط جانب في إدارة مشاريعهم لسهولته وتحقيق التقدم لتلك المشاريع، ويمكن للمدراء تحسين أعمالهم ومشاريعهم عن طريق استخدام مخطط جانت وذلك من خلال:
أولًا: تحديد أهداف المشروع وأغراضه
يعتبر الغرض الأساسي من مخطط جانت لتخطيط المشاريع هو دعم مديري المشاريع بجدول زمني فعال يسهم في إنجاز مهامهم بنجاح، فلكل مشروع رؤيته الواضحة لطريقة تنفيذه، وتحديد الموارد، والأشخاص المناسبة لكل مهمة، وموعد انتهاء المشروع.
وبذلك ينبغي -قبل بدء المشروع- التأكد من فهم المشروع وإعداد مخطط جانت حول الأهداف والرؤية المحددة.
ثانيًا: تحديد المسار الحرج
ينبغي العلم بأن جميع مهام المشروع تمثل أهمية كبيرة؛ لأنها تشكل مع بعضها جزءًا من المشروع، لكن هناك بعض المهام لها أهمية أكثر من غيرها وتؤثر على المشروع وتاريخ انتهائه، فقد يتضمن المسار الحرج مهمة واحدة أو عدة مهام والتي يمكن أن تتحكم من بداية المشروع حتى نهايته، لذا عند النظر في جميع المهام الموضوعة في مخطط جانت، ينبغي التركيز على التوقيت المناسب لكل مهمة وتحديد أطول مسار لها من أجل المساعدة في تحديد كل المسارات الحرجة.
ثالثًا: وضع مواعيد نهائية
يجب على مديري المشاريع تحديد تواريخ البدء والانتهاء لمشاريعهم، إن لم يوجد ميعاد نهائي، فيمكن رؤية المهام ووضع المواعيد النهائية المناسبة لتلك المهام، ثم العمل على وضع المهام الأساسية والفرعية داخل المخطط حتى يتم تحسين الجدول الزمني للمشاريع.
ويمكن أيضًا جعل مخطط جانت آليًا للحصول على التقويمات المناسبة، من خلال تحديد الطريقة التي تريدها في تقسيم الوقت، بالإضافة إلى زيادة الوقت لمهام معينة.
رابعًا: تبسيط المشاريع
من أهم الميزات الأساسية لمخططات جانت لتخطيط المشروع هي تقسيم البيانات إلى أجزاء صغير، فوفقًا لمخطط جانت تستطيع تقسيم المشروع إلى مكونات رئيسية ثم مهام فرعية، ثم مهام أخرى صغيرة، وبذلك يمكنك إنجازها بسهولة وتقييمها بدقة، كما يمكنك أيضًا تحقيق ذلك من خلال استخدام الخريطة الذهنية (رسم بياني يساعد على تبسيط المهام، وتقسيمها إلى مجموعة من العناصر الصغيرة) تجنبًا للإدخال المزدوج للبيانات.
خامسًا: وضع مخطط شريطي
من أفضل الطرق لنجاح مشروعك، هو وضع شريط لكل مهمة يحتوى على جميع جوانب تلك المهمة، وتستطيع من خلاله تحديد مدى التقدم في المشروع والحفاظ على مساره الصحيح.
سادسًا: إدخال معالم المشروع ضمن مخطط جانت
عند التخطيط للمشروع ينبغي تحديد المعالم الرئيسية للمشروع ووضعها ضمن رؤيتك وأهدافك في المشروع، وفي إدارة المشروع لابد من التحفيز والتشجيع ويتم ذلك عندما يتحقق العاملين من تقدمهم الذي وصلوا إليه، فتحديد المعالم تساعد مخططي المشاريع على وضع الاستراتيجيات والتوصل إلى أفكار ومقترحات جيدة تعمل على تعزيز الخطط الإضافية.
ونلاحظ أن مخطط جانت المميز يوفر لك خيار تتمكن عن طريقه من إضافة بيانات إضافية أخرى أو معلومات مثل زيادة فريقك أو تغييرات في الميزانية، بالإضافة إلى وضع ملفات PDF تسهم في نجاح المشروع.
يساعد نموذج إكسل (Excel) لمخطط جانت في تخطيط أنشطة ومهام مشروعك ومتابعة تقدمك، ويمكنك إعداد جدول زمني للمشروع من خلال نموذج Vertex42 من إكسل وهو برنامج احترافي يعمل على تقسيم المشروع إلى مراحل ومهام مع تحديد من هو المسئول وتواريخ بدء المهام وانتهائها، فنموذج إكسل لمخطط جانت يُعد مثاليًا ومميزًا لخطط المؤسسات وإدارة كافة المشاريع.
ومخطط جانت لا يساعد مدير المشروع فقط، وإنما يساعد فريق المشروع لتنفيذ رؤية المؤسسة وسياستها، وينبغي على المديرين الفهم الشامل لمخطط جانب من أجل الاستفادة في إدارة المشروع وتصور الخطط ومتابعة التقدم والتنبؤ بنتائج المشروع المستقبلية.