تعتمد الأتمتة على التشغيل الآلي وتنفيذ المهام بواسطة الآلات والمعدات دون أي تدخل بشري، وبدأت الشركات تستخدم الأتمتة في جميع إجراءاتها نظرًا لظهور تقنيات حديثة يمكن الاعتماد عليها، وعملية الأتمتة تسهم -بشكل كبير- في تحسين الإنتاجية ورفع الكفاءة وزيادة الأرباح.
ويمكن تطبيق الأتمتة على العديد من المهام كإدارة الحسابات وكشوف الرواتب والتوظيف وغير ذلك، كما تسهم الأتمتة في جعل العاملين أكثر اهتمامًا بالمهام الأخرى الاستراتيجية الهامة، مع توفير الكثير من الوقت والحد من وقوع أخطاء.
الطرق الفعالة لأتمتة الأعمال باحترافية وكفاءة
أولًا: تحديد أهداف الأتمتة
ينبغي -قبل البدء في خطوة الأتمتة وتنفيذ أي مهام- أن يتم تحديد الأهداف الأساسية من الأتمتة لأن ذلك يساعد على تحقيق النجاح وتحسين الإجراءات.
في بعض الأحيان يمكنك تحديد هدف بسيط كمطابقة مخرجات الفريق، وعلى سبيل المثال تستطيع استهداف عدد من العملاء المتوقعين وعند تطوير عملية أتمتة المبيعات يمكنك تحديد الأهداف للحصول على المزيد من العملاء.
ينبغي عليك تحديد أهداف لكل ثلاث شهور (أهداف ربع سنوية) من أجل معرفة كيف يسير أداؤك.
ثانيًا: اختيار الإجراءات لتنفيذ الأتمتة عليها
ينبغي أن تعرف جيدًا بأي الأعمال ستبدأ الأتمتة حتى تتمكن من أتمتة المؤسسة كلها وبشكل صحيح، فهناك العديد من الأدوات لأتمتة المهام كالترجمة وتصميم المواقع وإنشاء المحتوى، لذا عليك باختيار الأداة المناسبة التي تمكنك من تنفيذ أتمتة الأعمال بنجاح.
ونجد أن اختبارات الأتمتة تستخدم بشكل أوسع في شركات البرمجيات حيث يتم إجراء الاختبار تلقائيًا من أجل مقارنة النتائج الحقيقية بالنتائج المتوقعة، وهذا يعد مفيدًا للغاية لأنه أدق من اختبارات القوى العاملة البشرية.
يعتبر كل من ضمان الجودة (QA) وواجهة برمجة التطبيقات (API) واختبار واجهة المستخدم (UI) كلها مكونات ممكنة لاختبار الأتمتة.
ويمكنك جعل الاختبار بسيطًا وتمكين التطوير القائم على السلوك (BDD) من خلال منصة Guidewire السحابية، وذلك لإنشاء برامج ذات قيمة تجارية، كما تركز BDD على تقديم منهجية وأدوات مشتركة تعمل على تشجيع التواصل والتفاعل بين مهندسي البرمجيات ومحللي الأعمال.
وتقوم الفرق بإنهاء التحديثات بسرعة أكبر من خلال مساعدة إطار عمل اختبار Guidewire، مما يسهم في جعل الاختبار أكثر سهولة، وأفضل دعمًا للتطوير المستند إلى السلوك (BDD).
ويعد Guidewire هو الاختبار الآلي الأنسب لضمان الجودة وواجهة برمجة التطبيقات وواجهة المستخدم، ومن إجراءات العمل التي يمكن تطبيق الأتمتة عليها هي:
- تحسين الصور المجمعة وتغيير حجمها
- اختبار البرمجيات
- تقارير التحليلات
- تسجيل نقاط العملاء المحتملين بناء على إجراءات المستخدم
- الردود الآلية للبريد الإلكتروني لمختلف أنواع العملاء
- تنظيم الاجتماعات
- إدارة وسائل التواصل الاجتماعي
- مساعدة المستهلك
ثالثًا: ترسيخ ثقافة الأتمتة داخل المؤسسة
هناك اعتقاد شائع بأن الأتمتة يمكن أن تفقد الكثير من العاملين وظيفتهم، لذا يخشى العاملين داخل المؤسسة من أتمتة الأعمال ويفضلون العمل بالأساليب التقليدية القديمة التي اعتادوا عليها.
لذلك لابد وأن تقوم المؤسسات بمناقشة حرة وواسعة حول الأتمتة لتشجيع العاملين على قبولها والتكيف معها، والعمل على توضيح أهميتها دون أن تستغنى المؤسسة عن أدوار العاملين أو مكانهم الوظيفي.
فالأتمتة تعمل على تحقيق الكفاءة في إدارة الأعمال وتوفر الكثير من الوقت بدلا من الأداء البشري للمهام، وتسهم في الحصول على نتائج أكثر إيجابية للمؤسسة.
رابعًا: تحديد أدوات الأتمتة المناسبة
ينبغي على المؤسسات أن تقوم بتحديد الأدوات المناسبة لأتمتة أعمالها من أجل تفرغ موظفيها للمهام الاستراتيجية الهامة التي تضيف قيمة للمؤسسة، ومن هذه الأدوات Zapier ويعتبر من الأدوات الفعالة التي تسمح بأتمتة الأعمال كبطاقات Trello وتقويم Google.
خامسًا: متابعة النتائج
من أجل تحديد النتائج والتوصل لتأثير الأتمتة الإيجابي يجب عليك أن تكون قد حددت الأهداف مسبقًا لمعرفة نتائج الأتمتة على أعمالك ومدى الاستفادة التي حققتها، وتقوم مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) بالقياس الكمي لمستوى الأداء، كما توفر أهدافًا محددة تعمل الفرق على تحقيقها، وتقدم معايير محددة لتقييم التقدم والتطور الذي تم إحرازه.
بالإضافة إلى تقديم KPI العديد من الرؤى والمقترحات التي تساعد الأفراد داخل المؤسسة في تحسين عملية صنع القرار، كما تدعم إجراءات التسويق والمبيعات والتمويل.
سادسًا: سجلات الأتمتة
ينبغي على المؤسسات أن تقوم بإعداد سجل لإجراءات الأتمتة التي قامت بها ليشتمل على بدايات الأتمتة وميزانياتها ونتائج تطبيقها حتى تتمكن المؤسسات من معرفة التطور والتقدم التي وصلت إليه، ولابد من الاحتفال بالإنجازات لتحفيز العاملين على مواصل العمل وإحراز المزيد من التقدم.
سابعًا: تعيين خبراء للأتمتة
عند قيام المؤسسة بالتخطيط لأتمتة أعمالها يجب عليها تعيين خبراء في مجال الأتمتة من أجل تحقيق القيمة التي ترغب فيها، فهؤلاء الخبراء لديهم من الإمكانات والمهارات ما يجعلهم قادرين على تحقيق الأتمتة بنجاح وتنمية المؤسسة بأكملها.