يُعد ضغط الجدول الزمني من أهم التقنيات التي يتم استخدامها من أجل تقصير مدة الجدول الزمني للمشروع بدون التأثير على نطاق المشروع، وذلك للتناسق بين أنشطة المشروع المتأخرة وخطة إدارة المشروع من خلال استخدام ضغط زمن المشروع والتتبع السريع.
وقد نجد أن معظم المشاريع متأخرة عن الجدول الزمني أو تجاوزت الميزانية المحددة، لذا يبحث مديرو المشاريع وفرق المشروع عن طرق للحاق بالجدول الزمني للمشروع وإكمال المشروع في الوقت المحدد، ويستخدمون العديد من الأساليب والتقنيات لهذا الغرض لتلبية متطلبات العميل، وقد تكون غير ناجحة بسبب المسار الحرج الذي يؤدي إلى تأخير المشروع.
التتبع السريع Fast Tracking
نتيجة وقوع بعض الأحداث الغير متوقعة والافتراضات والمخاطر وبعض الأخطاء الإدارية يحدث تأخير في الجدول الزمني وعدم تسليم المشروع في الموعد المحدد له، لذلك يتم استخدام أساليب لضغط الجدول الزمني، وقد يقوم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي المشروع بتعمد ضغط الجدول الزمني ظنًا منهم أن ذلك يعود بفائدة من حيث التكلفة أو الحصول على مكافأة للانتهاء قبل الميعاد المحدد.
والتتبع السريع وفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) تنفيذ مهام المشروع وإنجاز مراحله بشكل متوازٍ وذلك في الحالات التي يمكن فيها أن تتداخل المهام لتقصير مدة المشروع.
وتوضح الأشكال التالية نشاطين من الجدول الزمني. النشاط A هو النشاط السابق عن النشاط B. على الجانب الأيسر، وسيبدأ النشاط B بعد الانتهاء من النشاط A. المدة الإجمالية هي 10 أيام.
ضغط الجدول الزمني – التتبع السريع
ثم قرر فريق المشروع تطبيق تقنية التتبع السريع. يوضح الشكل الموجود على الجانب الأيمن النتيجة بعد التتبع السريع، فأصبح هناك تداخل لمدة 3 أيام بين النشاط A والنشاط B. المدة الإجمالية الآن 7 أيام.
تعتبر هذه التقنية أولى الخطوات في تحليل المسار الحرج وتحديد الأنشطة الموجودة على هذا المسار أو بالقرب منه، وبعد تحليل المسار الحرج ينبغي أن يتم تغيير منطق شبكة الأعمال من أجل أداء المهام بالتوازي بدلا من التسلسل، إلا إذا كان هناك نشاطان يعتمدان على بعضهما فمن المستحيل تنفيذهما بالتوازي.
ضغط زمن المشروع Crashing
ووفقا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK)، فإن Crashing هي تقنية تُستخدم لتقصير مدة الجدول الزمني بأقل تكلفة إضافية عن طريق إضافة الموارد.
ضغط الجدول الزمني – ضغط زمن المشروع
وتستخدم تقنية ضغط زمن المشروع -عادةً- بعد إجراء تحليل دقيق وشامل لجميع البدائل الممكنة للتقليل من مدة المشروع، ومراجعة المسار الحرج ومعرفة الأنشطة التي يمكن إكمالها في وقت أقل من خلال إضافة موارد إضافية بأقل تكلفة ممكنة.
ينبغي عليك أن تدرس جدوى تطبيق تلك التقنيات في مشروعك فلكل مشروع حيثياته وظروفه المختلفة عن المشاريع الأخرى، وبرغم أن التتبع السريع يساعدك في إكمال مشروعك قبل موعده المحدد من خلال تنفيذ المهام في وقت واحد، إلا أنه قد يزيد من المخاطر، لأن التغييرات في الجدول الزمني للمشروع تتطلب تنسيقًا إضافيًا بين فريق المشروع والمقاولين من الباطن، وأيضًا ضغط زمن المشروع يسهم في تقليل المدة المحددة للمشروع من خلال زيادة العمالة والمعدات والموارد الأخرى، إلا أنها قد تكلفك أموالًا إضافية.