عند الدخول إلى عالم المال والأعمال وإدارة المشاريع لابد وأنت تعرف مكونات خطة إدارة المشروع، وخطة إدارة المشروع هي الوثيقة التي تحتوي على مستندات عديدة خاصة بنطاق العمل، الجدول الزمني الأساسي، خطط الإدارة، هيكل تقسيم العمل، وخطط التحسين، وقد يظن بعض الراغبين في الحصول على شهادة إدارة المشروعات الاحترافية (PMP) أن خطة إدارة المشروع هي عبارة عن جدول عمل أو مخطط جانت، ويجب أن نعرف أن الهدف من هذه الخطة أو الوثيقة هو العمل على وضع المبادئ الأساسية التي توجه العاملين داخل المشروع بما يجب عليهم القيام به.
إن الفهم الحقيقي لخطة إدارة المشروع وإدراك أهميتها يساعد الطامحين في اجتياز اختبار شهادة PMP ويصبحوا أكثر نجاحًا في مجال إدارة المشاريع.
إدارة المشاريع
ينبغي أن يكون لديك فهم واضح حتى تتمكن من تعريف إدارة المشروع، فالمشروع له عدة خصائص والتي تتطلب مجموعة محددة من العمليات، فالمشروع له تاريخ للبدء في أعماله وموعد نهائي للتسليم ونطاق محدد وموارد متفق عليها، ويأتي الخبراء والمتخصصين من مختلف المنظمات والبلدان، ويجتمعوا من أجل تحقيق الأهداف، لذا فالعمل الجماعي هو الأساس لنجاح أي مشروع.
وتعتبر تطوير البرمجيات، وبناء مستشفى، وتوسيع المبيعات لمنتج جديد هي أمثلة على المشاريع.
ونجد أن كثيرًا من المهنيين يظنون أن إدارة المشروع هي نفسها الإدارة، لكن إدارة المشروع لها فترة زمنية محددة وموعد نهائي للتسليم، لذلك تتطلب من مديري المشاريع عدة مهارات فنية وخبرات تجارية، أما الإدارة بمفهومها العام هي عملية مستمرة.
وإدارة المشروع -ببساطة- هي ممارسة عملية لتطبيق المهارات والأدوات والتقنيات على مهام وعمليات المشروع من أجل تحقيق أهداف المشروع.
ويمكن تصنيف عمليات إدارة المشروع إلى خمس عمليات وهي: البدء، التخطيط، التنفيذ، المراقبة والتحكم، الإنهاء.
ما هي خطة إدارة المشروع؟
وهي عبارة عن مجموعة من المستندات الرسمية التي قام مدير المشروع بإنشائها بناء على المدخلات التي تم جمعها من ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفريق المشروع، فهي خارطة الطريق التي تحدد مراحل تنفيذ المشروع والتحكم فيه، وتحتوي على إدارة المخاطر والموارد والاتصالات، بالإضافة إلى احتوائها على الخطوط العريضة للنطاق والتكلفة والجدول الزمني.
ويتم استخدام الجدول الزمني الأساسي والميزانية الأساسية لقياس الأداء أثناء تنفيذ المشروع، فإذا وُجد اختلاف في الجدول أو تباين في التكلفة، يتخذ فريق المشروع إجراءات تصحيحية لتحويل المشروع لمساره الصحيح، وإذا كانت الفروق بين الأرقام المخطط لها والفعلية أكبر من اللازم وفشلت الإجراءات التصحيحية، لابد من إجراء تغييرات في الخطة الأساسية.
تقضي فرق المشروع معظم وقتها في التحكم في الفروق بين الأرقام المخطط لها والفعلية، فإنشاء نظام تخطيط فعال، يؤدي إلى إكمال المشروع وفقًا للخطة.
مكونات خطة إدارة المشروع
أولًا: بيان النطاق
ويشير إلى جميع المتطلبات والأعمال اللازمة لإتمام المشروع، ويتضمّن نطاق المشـروع كافة المعلومات والبنود والخصائص والوظائف المتفق عليها وتنفيذها وتسليمها للعميل مع الانتهاء من المشروع، وتحتاج إلى توضيح تلك النقاط المتعلقة بأهداف المشروع لتجنب سوء الفهم، ويمكنك استخدام ميثاق المشروع كمستند مرجعي أثناء كتابة بيان النطاق.
ثانيًا: هيكل تقسيم العمل WBS
يقوم هيكل تقسيم العمل بعرض جميع مهام المشروع وعلاقة كل مهمة بالمهام الأخرى وبالمشروع ككل وبالتالي يوضح الهدف من المشروع، كما يعمل على توزيع المسئوليات ويُحدد الموارد المطلوبة والوقت المتاح في كل مرحلة من مراحل المشروع، فهو يستخدم لتنفيذ العمل بسهولة، من خلال تحديد جميع مخرجات المشروع وتقسيمها إلى عناصر عمل صغيرة، ويساعد WBS على تحديد مراحل عمل المشروع بشكل واضح ودقيق.
ثالثًا: الخطة المعتمدة للجدول الزمني
وتعد الخطة الأساسية للجدول الزمني جزءًا هامًا في خطة إدارة المشروع، ولا يمكن تسليم المشروع في موعده المحدد دون إعداد جدول زمني جيد، وهذه الخطة يتم تنظيمها وفقًا لمستويات هيكل تقسيم العمل، وتعد مرجعًا لعمليات التخطيط وإعداد التقارير.
رابعًا: الميزانية الأساسية
وتشتمل على تفاصيل التكاليف الخاصة بجميع بنود المشروع، كأسعار الوحدات والتكاليف العامة والتدفق النقدي للمشروع.
خامسًا: خطة إدارة الجودة
وخطة إدارة الجودة توضح كيفية العمل من أجل تسليم منتجات بجودة عالية وأسعار مناسبة، وأن تكون الإنجازات (المنتجات أو الخدمات) تلبي جميع متطلبات العملاء من أجل تحقيق رضاهم والحصول على علامة تجارية مميزة.
سادسًا: خطة إدارة المخاطر
وتوضح تلك الخطة طرق التعامل مع مخاطر المشروع، وأهم الأساليب والأدوات المستخدمة في إدارة المخاطر من أجل التصدي لها ومواجهتها، وفي تلك الخطة تقوم بتحديد المخاطر المحتملة وتأثيراتها السلبية والإيجابية، ومسئوليات فريق المشروع لمواجهة تلك المخاطر، ويمكنك إعداد سجل مخاطر يتضمن جميع المعلومات المتعلقة بالمخاطر المحددة لمشروعك.
سابعًا: خطة الموارد البشرية
وهذه الخطة تتضمن الطرق الفعالة لتوظيف العمالة في الأماكن المناسبة وتحقيق أكبر استفادة من خبراتهم ومهاراتهم، ويجب أن تشتمل تلك الخطة على الهيكل الوظيفي ليكون إعدادها جيد وفعال.
ثامنًا: سجل أصحاب المصلحة
ويشتمل هذا السجل على المعلومات المتعلقة بذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي المشروع، من أجل معرفة مدى تأثيرهم في نتائج المشروع وأهدافه، ومحاولة الحصول على الدعم المناسب منهم بفضل قوتهم ونفوذهم.
تاسعًا: خطة إدارة الاتصالات
ولابد من وضع خطة فعالة لإدارة الاتصال، فالتواصل أساس نجاح المشاريع، وينبغي التواصل مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersونقل المعلومات اللازمة واطلاعهم على مستجدات الأمور، وتوضح تلك الخطة أهم وسائل الاتصال الحديثة التي ستستخدم طوال دورة حياة المشروع، والمسئول عن إدارة التواصل.
عاشرًا: خطة إدارة المشتريات
وتحدد هذه الخطة كيفية إدارة عمليات الشراء داخل المشروع، يتم استخدامها لتوثيق ما يجب شراؤه ومتى ومن أي مُورد، وتساعد على تتبع عملية الشراء لفهم أداء المشروع من خلال مقارنة الأرقام المخطط لها والأرقام الفعلية.
وأخيرًا لابد من وجود خطة لإدارة التغيير والتي تُحدد كيف يتم طلب التغييرات، كما توضح الأدوار والمسئوليات لإجراء عملية إدارة التغيير والتحكم فيه خلال دورة حياة المشروع.
كيفية إنشاء خطة إدارة المشروع؟
وفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) ينبغي فهم مخرجات المشروع الرئيسية، ويجب إعداد الوثائق التي تكمل تلك الخطة مثل إعداد خطة إدارة النطاق، وخطة إدارة التكلفة، وخطة إدارة الجدول الزمني.
المحاور الأساسية لخطة إدارة المشروع
* ينبغي أن توفر وصفًا للتفاصيل من أجل توجيه الفريق لكيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه.
* لابد من إعداد مجموعة من الخطط الفرعية مثل خطة إدارة النطاق، وخطة الاتصال، وخطة إدارة المخاطر، وخطة إدارة التغيير، وما إلى ذلك.
* تعتبر هذه الخطة وثيقة معتمدة رسميًا، لأنها تصف النظام الذي سيتم استخدامه لإكمال المشروع بنجاح.