تُعتبر متابعة حالة المشروع، من أهم عوامل نجاح المؤسّسة، وتحقيق أهدافها المرجوّة، وتعمل تقارير أداء العمل على إتاحة فرصة أكبر لمعرفة إذا ما كان المشروع يسير وفقًا لخطة سليمة أم لا؛ لذلك تُعد تقارير الأداء (وثائق مشروع) مهمّة للغاية، لكلٍّ من مديري المشاريع وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي الوقت نفسه؛ وذلك لأنها تقدِّم صورة توضيحية لأداء المشروع الحالي، وتبثُّ لدى فريق المشروع وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالشعور بالراحة والاطمئنان، والعمل بجِدّ من أجل وضع المشروع على المسار الصحيح.
- بيانات أداء العمل:
ويقصد بها الملاحظات، والقياسات الأوليّة التي يتم تحديدُها خلال تنفيذ مهام المشروع، فهي -بإيجاز شديد- تعني المُدخلات، التي يتم بناءً عليها إنشاء معلومات وتقييم لأداء العمل. - معلومات أداء العمل:
وتعني بيانات الأداء، التي يتم جمعُها وتحليلُها من خلال عمليات مراقبة الجودة المختلفة، فهي تُسهم في استخدام الموارد بشكل جيِّد، وتساعد في التنبؤ بالمشكلات المحتملة، والسّعي نحو تحليلها وحلِّها، كما أنها تعمل كأداة فعّالة في إدارة المشاريع. - تقارير أداء العمل:
ودائمًا ما يلجأ ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersإلى فريق المشروع، للحصول على المعلومات والتقارير، وذلك من أجل تقييم الأداء الحالي للمشروع؛ حيث تتضمن هذه المعلومات -بشكل عام- مقارنات بين الأرقام المخطَّط لها والفعلية، والتي يمكن جمعُها لتحليل كفاءة موارد المشروع، والتكاليف المباشرة وغير المباشرة، ووضع ذلك في إطار جدول زمني محدد.
وعلى ذلك، فتقارير أداء العمل هي: عملية مراقبة ومتابعة لأعمال المشروع، وتُعد المدخلات الأساسية لمختلف عمليات الإدارة والتحكم، وهي كالتالي: - التحكم المتكامل في التغيير
- إدارة الاتصالات
- مراقبة المشتريات
- إدارة فريق المشروع
- التحكم في المخاطر
وتتضمن تقارير أداء العمل أيضًا، العديد من المعلومات التي تُمكّن ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمن فهم اتجاه سير المشروع؛ مما يساعدهم في اتخاذ القرارات والإجراءات اللازمة، وهذه بعض المعلومات التي يمكن استخدامها لإنشاء تقارير أداء العمل:
- القيمة المخططة للعمل المكتمل
- كمية العمل المكتمل والمتبقية
- القيمة المكتسبة
- التكاليف الفعلية
- فرق التكلفة (CV)
- تباين الجدول (SV)
- مؤشر أداء التكلفة (CPI)
- مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI)
- التأخير في المسار الحرج
- المخاطر الرئيسية المحددة
- طلبات التغيير الرئيسية المعتمدة والمطالبات
- جودة الأداء
- وغيرها من التوقّعات والموضوعات المهمة ذات الصلة.
ويمكن استخدام وسائل مختلفة لإعداد التقارير مثل: مخططات الشبكة، والجداول، والرسوم البيانية، ومنحنيات S ومخطط باريتو، ومخطط التحكم، ومخطط التشغيل.
- محتويات تقارير أداء العمل:
تشتمل تقارير أداء العمل، على معلومات عن المشروع، ومن أهمها: - النسبة المئوية المكتملة من العمل
- تحليل أداء المشروع
- الكمية المتبقية من العمل المطلوب إنجازه
- الأموال المتوقّعة لإكمال الجدول الزمني
- الوقت المتوقّع لإكمال الجدول الزمني
- حالة طلبات التغيير الرئيسية والتغييرات المعتمدة
- الوضع الحالي لمعالم المشروع الرئيسية
- المخاطر الرئيسية المحددة
- أهمية تقارير الأداء في إدارة الاتصالات:
تُعد تقارير الأداء، عملية مهمة ؛ وذلك لتضمنها جمع المعلومات الخاصة بأعمال المشروع من أجل قياس مدى التقدم الذي تم إحرازه، والتنبؤ بالوضع المستقبلي للمشروع، وفقًا لخطة إدارة الاتصالات.
وتعتبر تلك التقارير، أدوات اتصال فعَّالة، تساعد في التواصل والتنسيق بين فريق المشروع وأصحاب المصلحة.
فمثلًا: إذا وجد فريق المشروع -من خلال تحليل التقارير- أن المشروع قد حاد عن الخطة، وحدث خلل، فسوف تتم مناقشة هذه المشكلة مع المموِّلين لتوفير أموال إضافية، وإعادة المشروع إلى مساره الصحيح.
لاحظ أن التقارير الخاطئة وغير المكتملة، ستؤدّي حتمًا إلى قرارات خاطئة.
- أهمية تقارير الأداء في إدارة الاتصالات:
ووفقًا لخطة اتصالات المشروع، يتم استخدام تقارير أداء العمل من أجل التواصل مع أصحاب المصلحة، ومناقشة القضايا المتعلّقة بالأداء، والتكلفة، والجودة، والموارد، والمخاطر. فإذا لاحظ أصحاب المصلحة، أن المشروعَ متعثرٌ عن الجدول الزمني، أو تجاوز الميزانية المخطَّط لها، فسوف يتخذون قرارات حاسمة، وفورية في سبيل إعادته إلى جادة الصَّواب، وطريقه الصحيح.
- الأشكال التي يمكن استخدامها لإنشاء تقارير أداء العمل:
ومن أجل إعداد تقارير أداء العمل في خطة الاتصال، يمكن الاعتماد على أشكال مفصَّلة، وموجزة، ومجدولة، ورسومات بيانية، ونصيّة.
وفي النهاية، تسعى تقارير الأداء، لعقد مقارنات واضحة ومفهومة بين أداء المشروع الحالي وبين التخطيط المسبَق له، كما أنها تساعد في إعداد كلٍّ من تقارير الحالة، التقدم، التنبؤ، المخاطر، والقيمة المكتسَبة، والمستخدمة على نطاق واسع.
