تتعدد الأطراف المشاركة في المشروع ويكون لها متطلبات مختلفة من الصعب إدراكها جميعًا، وتعمل فرق المشروع على التواصل لتوضيح احتياجات كل الأطراف المشاركة، ويوصف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبأنهم الأشخاص التي يمكنهم التأثير أو التأثر بنتائج المشروع، فالموظفون والمديرون والحكومة والمستثمرون هم أمثلة على أصحاب المصلحة، وقد يكون لهم آثار إيجابية أو سلبية على أهداف المشروع وغاياته، وتختلف متطلبات وتوقعات ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبناء على مستوى اهتمامهم بأهداف المشروع.
ومن أجل تحقيق إدارة ناجحة لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersينبغي تحليل وتصنيف أصحاب المصلحة، ووضع الاستراتيجية المناسبة لإدارتهم.
أصحاب المصالح
يوجد أطراف داخلية وخارجية تهتم بنتائج المشروع، وقد تتغير تلك الأطراف مع تقدم المشروع أو تتغير مصالحها، مما يؤدي إلى متطلبات فنية مختلفة بعد افتراض فريق المشروع أن الأمور مستقرة.
في إدارة المشاريع، يستخدم مصطلح ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersلوصف الأفراد أو المجموعات أو المنظمات التي لها مصالح في نتائج المشروع، قد يكون لديهم من القوة ما يجعلهم يوفرون الموارد للتأثير على نتائج المشروع، كما يمكن أن يكون ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersأفرادًا يشاركون في المشروع بنشاط.
تحليل وتصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي إدارة المشاريع
وبعد القيام بتحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي المشروع، يجب إجراء عملية تحليل وتصنيف لهم، من خلال استخدام فرق المشروع لأدوات وتقنيات مختلفة تسهم في فهم احتياجات جميع الأطراف داخل وخارج المشروع، لأن فهم تلك الأمور يساعد في التخطيط الجيد للمشروع وإدارته بنجاح.
ووفقًا للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) يمكن تصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersإلى أربع مجموعات وهي:
* السلطة والمصلحة: يتم تصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفقا لقوتهم ومستوى اهتمامهم بنتائج المشروع، وذلك طريق استخدام مخطط أو شبكة السلطة.
* القوة والنفوذ: يتم تصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفقا لقوتهم ومستوى تأثيرهم على نتائج المشروع عن طريق مخطط القوة.
* التأثير والتأثر: يتم تصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفقا لتأثيرهم وتأثرهم بنتائج المشروع من خلال مخطط التأثير والتأثر.
* السلطة والنفوذ والشرعية: يتم تصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفقا لسلطتهم ونفوذهم وشرعيتهم، وذلك باستخدام نموذج salience مخطط “النفوذ”.
استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة
وتشتمل استراتيجيات تحليل وإدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersعلى جمع المعلومات وتحديد مجموعات أصحاب المصلحة، فتصنيف ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersمهم جدًا لوضع الطريقة الفعالة لإدارتهم بالصورة الصحيحة.
ويُعد نموذج القوة والمصلحة هو النموذج الأكثر شيوعًا المستخدم لتصنيف أصحاب المصلحة، يوجد به مخطط بالمحور x و y، حيث يمثل المحور x درجة الاهتمام ويمثل المحور y درجة القوة كما هو موضح بالشكل.
تحليل ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholders- نموذج القوة والمصلحة
ووفقًا لهذا النموذج يمكن تجميع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersفي أربع فئات وهي:
* ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersذوي القوة العالية والمصالح العالية: إذا كانوا إيجابيين وداعمين، يمكنك تقديم المعلومات والحفاظ على دعمهم.
* ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersذوي القوة العالية، والمصالح المنخفض: يجب أن يظلوا راضين لأن لديهم قوة، وإذا تغيرت اهتماماتهم بمرور الوقت، فقد يكون لها آثار إيجابية أو سلبية على أهداف المشروع.
* ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالمنخفضون، ذوو المصلحة العالية: ويجب إبقاؤهم على اطلاع بمستجدات المشروع واستثمار النتائج الإيجابية لهم في الحفاظ على مصالحهم.
* سلطة منخفضة، أصحاب مصلحة منخفضون: وهؤلاء ينبغي متابعتهم باستمرار لأن موقفهم يتغير بمرور الوقت.
ونجد أن نموذج القوة والمصلحة مفيد لإدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersومتطلباتهم، فالعمل على إنشاء استراتيجية فعالة لتحليل وإدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersأمر بالغ الأهمية من أجل توفير الوقت أثناء إدارة أصحاب المصلحة، لأن مدير المشروع لا يمكنه بذل نفس الجهد أثناء إدارة ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersذوي الأولويات المختلفة.
كما تساعد خطة الاتصالات فريق المشروع على فهم ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالذين يحتاجون إلى التواصل معهم خاصة في المشاريع المعقدة، فخطة الاتصالات تسهم في تحديد ومعرفة طرق الاتصال الفعالة التي تخدم أهداف المشروع وتحقق غاياته.
ويمكنك اتباع الإرشادات التالية من أجل إعداد طرق فعالة لتحليل وإدارة أصحاب المصلحة:
* العمل على جمع المعلومات بقدر ما تستطيع
* تحديد ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersومجموعات أصحاب المصلحة
* إجراء عملية رسم خرائط أصحاب المصلحة
* إعطاء الأولوية لذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوفقًا لتأثيراتهم
* وضع الاستراتيجيات المناسبة للتعامل معهم
* العمل على توفير وسائل تواصل فعالة طوال الوقت