يعتبر هذا النموذج من المنهجيات الفعالة التي تساعد على تحقيق التصنيع الخالي من الهدر ورفع الكفاءة والإنتاجية في بيئات العمل المختلفة، فهذه المنهجية تسهم في تحسين بيئة العمل وجعلها أكثر أمانًا واستقرارًا وتسعى لعدم إهدار الوقت وتوجيه الجهود في مسار صحيح.
تتكون هذه المنهجية من حروف خمسة تُعد اختصارًا للكلمات اليابانية:
Seiri التصنيف
Seiton التنظيم والترتيب
Seiso التنظيف والتلميع
Seitketsu وضع المعايير
Shitsuke الاستمرارية
وتعتبر كل حرف في هذه المنهجية بمثابة خطوة أساسية في طريق تحسين الأعمال وتطويرها.
ونلاحظ أن منهجية Five Sظهرت كجزء من نظام تويوتا، وتعبر عن طريقة التصنيع الخالي من الهدر والذي يؤدي إلى زيادة قيمة المنتجات ورضا العملاء، فهي تشبه الأدوات الأخرى مثل kaizen، kanban ، jidoka، heijunka، poka-yoke.
فالفوضى وعدم التنظيم الفعال للعمليات التجارية يؤدي إلى حدوث أخطاء وبالتالي وقوع خسائر والتأثير سلبًا على مكانة المؤسسة وفقدها القدرة على المنافسة.
ومن أهم فوائد تلك المنهجية:
* خفض التكاليف
* تحقيق جودة عالية
* زيادة الإنتاجية
* الحصول على رضا وسعادة الموظفين
* وجود بيئة عمل إيجابية وأكثر أمانًا
ويمكننا الآن توضيح خطوات تلك المنهجية وهي:
أولًا: التصنيف Sorting
وفيها يتم فرز جميع الأدوات والموارد في منطقة العمل من أجل تحديد العناصر المهمة وإزالة العناصر الأخرى غير المهمة، ويمكن طرح بعض التساؤلات التي تسهل علينا إزالة العناصر غير الضرورية:
* ما هو الغرض من استخدام تلك العناصر؟
* متى تم استخدامها آخر مرة؟
* ما هي عدد المرات التي تم استخدام تلك العناصر فيها؟
* مدى أهمية وجودها وفائدتها؟
ومن الملاحظ أن تلك الأسئلة تساعد على تحديد قيمة كل عنصر وأهميته من أجل الاستغناء عن كل ما هو زائد عن الحاجة ويشغل مساحة داخل منطقة العمل.
ومن الأفضل أن الفريق الذي يقوم بالأعمال هو الذي يجيب عن تلك التساؤلات لأنه على دراية تامة بأهمية وجود العناصر أو إزالتها.
وبعد أن يتم تحديد العناصر غير الضرورية يمكن إعطاؤها إلى قسم آخر، أو إعادة تدويرها أو بيعها، أو جعلها مخزنة.
وتوجد بعض الحالات لا يمكن فيها التأكد من قيمة العنصر ومدى أهميته فربما يتم استخدامه في المستقبل، وحينها يتم وضع ملصق أحمر يحتوي على تفاصيل ومعلومات ذلك العنصر، وإن لم يتم استخدامه في خلال شهر أو شهرين يُسمح بإزالته نهائيًا من مكان العمل.
وينبغي القيام بعمل تذكير على الهاتف أو جهاز الكمبيوتر بالعناصر ذات الملصقات الحمراء، كي يتم التخلص منها في حالة عدم استخدامها وحتى لا تُنسى مع مرور الوقت.
ثانيًا: الترتيب والتنظيم Set in Order
بعد إزالة العناصر الزائدة وغير الضرورية تبدأ إجراءات التنظيم من خلال فرز العناصر المتبقية من خلال معرفة الأشخاص الذين يستخدمون العناصر، ومتى يتم استخدامها؟ وأي العناصر أكثر استخدامًا؟ وهل يجب تجميع العناصر حسب النوع؟ وهل يجب وجود أماكن للتخزين من أجل الحفاظ على ترتيب العناصر منظمة؟
يتطلب التصنيع الخالي من الهدر عدم وجود مصادر للهدر أو التبذير والتي قد تتضمن العيوب، وقت الانتظار، التحركات الزائدة، الإفراط في الإنتاج، المعالجات الإضافية، التنقل غير الضروري، وعدم استغلال المواهب والكفاءات.
ثالثًا: التلميع والتنظيف Shine
فليس المقصود به فقط تنظيف منطقة العمل وتطهيرها، إنما يشمل التنظيف أيضًا إجراء صيانة دورية للمعدات والآلات تجنبًا لحدوث أعطال مفاجئة تسبب هدرًا للوقت ووقوع خسائر عند التوقف عن العمل.
فتلك المهام ليس المسئول عنها عامل النظافة فقط، وإنما ينبغي على الموظفين القيام بذلك لأنهم أكثر دراية بالمعدات والآلات وكيفية تنظيفها والحفاظ على سلامتها.
ويمكن تدريب العمال الجدد على كيفية تنظفيها وتوضيح أهم الأدوات المستخدمة في عملية التنظيف.
رابعًا: وضع المعايير Standardize
بعد إزالة العناصر غير المهمة، وتنظيم كل شيء في ترتيب معين، وإجراء عمليات التنظيف وجعل المعدات في حالة جيدة، ينبغي القيام بوضع المعايير الأساسية للعمل ولابد من مشاركة جميع العاملين في وضعها، ومن تلك المعايير إنشاء الجداول الزمنية، وضع الإرشادات والتعليمات حول المهام والمسئوليات، وإعداد أساليب موحدة للعمل.
ونجد أنه مع مرور الوقت سوف تصبح تلك المسئوليات وهذه المعايير عبارة عن مهام روتينية يقوم بها جميع العاملين داخل مكان العمل.
خامسًا: الاستمرارية والاستدامة Sustain
ينبغي على المؤسسات في تلك المرحلة أن تعمل على مواصلة التقدم والحفاظ على التحسين المستمر لكافة الإجراءات، وإدخال التحديثات الجديدة بصورة مستدامة، ولابد من مشاركة العاملين والاستماع لآرائهم ومقترحاتهم ومنحهم مساحات للإبداع والابتكار.
وهذه الخطوة تؤكد على استخدام تلك المنهجية لتحقيق أهداف طويلة الأجل، كما توصى بترسيخ ثقافة التغيير والتحسين المستمر.
ومن أجل نجاح منهجية Five S في إدارة التغيير وإجراءات التحسين لابد من تثقيف العاملين وخاصة المستجدين حول تلك المنهجية وإكسابهم مزيد من المعارف والخبرات عن المنهجيات الأخرى.
ونلاحظ أنه تم إضافة خطوة أخرى لتحسين بيئة العمل وهي:
السلامة Safety
فالنتيجة المتوقعة بعد القيام بالخطوات الخمس السابقة هي تحقيق السلامة والأمان في مكان العمل، فهذه الخطوة تركز على ما ينبغي القيام به للحد من وقوع مخاطر والقضاء على أي آثار سلبية تنتج عنها.
وهذا الأمر يتطلب إنشاء مواقع عمل بمواصفات أكثر أمانًا، وتوعية العاملين بطرق الاستخدام الصحيحة والآمنة للأجهزة والمعدات.
وعلى الرغم من أهمية تلك الخطوة فإن البعض يراها ليست ضرورية، لأن التنظيم والتنظيف بالشكل الصحيح يوفر السلامة والأمان.
وينبغي أن نعلم جيدًا أن البدء في تطبيق هذه المنهجية ليس بالأمر السهل، لذا يمكن للمؤسسة أن تقوم بخطوات عملية في البداية كتحديد الأقسام والإدارات التي ستشارك في تطبيق تلك المنهجية وأهم الأدوات المستخدمة لتسهيل العمل بمنهجية Five S.
وربما نجد هنا سؤالًا يطرح نفسه وهو مَن الذي ينبغي أن يشارك في تطبيق تلك المنهجية؟
والإجابة الأمثل أن الجميع يجب أن يشارك، فكافة العاملين داخل المؤسسة لابد من مشاركتهم مع تحديد الأدوار والمسئوليات المناسبة لكل شخص، فعدم مشاركة البعض قد يُحدث بعض الفوضى وعدم الاستقرار نتيجة عدم فهمهم بما يحدث.
وبالطبع القادة والمدراء مشاركتهم أولوية قصوى لتطبيق تلك المنهجية بنجاح وتحقيق التحسين المطلوب والأهداف المرجوة.