للحصول على نتائج هائلة من المشروع، يجب إدارة المخاطر الخاصة بالمؤسسة بطريقة صحيحة، وتقليل الآثار السلبية والتهديدات وذلك عن طريق اتباع التوجيهات والقواعد المنصوص عليها، وأهم القواعد الأساسية التي تستخدم لإدارة المخاطر الخاصة بالمشروع هي:
القاعدة الأولى: الاهتمام بعمليات إدارة المخاطر
يجب الاهتمام بعمليات إدارة المخاطر الخاصة بالمشروع، وتعتبر هذه أولى خطوات إدارة مخاطر المشروع، وبدونها لن تكتمل الاستفادة من القواعد والإرشادات المحددة، ويتحقق الاهتمام بالمخاطر من خلال وضع مناهج لإدارة المخاطر، وعقد اجتماعات بشكل دوري لعرض هذه المخاطر ومحاولة حلها، وأيضًا تدريب الموظفين على مواجهة تلك المخاطر.
القاعدة الثانية: تحديد المخاطر
يجب تحديد المخاطر التي قد تحدث في المشروع قبل بدء المشروع، ورغم أن هذه العملية بها مشقة كبيرة لأنها تتطلب التركيز على السيناريوهات المستقبلية للمشروع، إلا أنها تساعد كثيرًا بعد ذلك، ويوجد مصدران رئيسيان لتحديد المخاطر، وهما الأشخاص والتقارير، فيمكن الاستعانة بالأشخاص ذوي الخبرة والمهارات الشخصية لتحديد المخاطر التي قد تكون غير ظاهرة، ويتم ذلك عن طريق عقد اجتماعات ومقابلات شخصية معهم، أما التقارير فهي عبارة عن مستندات تحتوي على مخاطر المشاريع السابقة المماثلة، والتي تساعد على تجنب تلك المخاطر ومحاولة تفاديها، وأيضًا حلها إذا حدثت.
القاعدة الثالثة: التواصل الفعال
لكي تتم إدارة المخاطر بشكل صحيح، يجب تواصل أعضاء الفريق مع بعضهم البعض، وأيضًا التواصل مع مدير المشروع على الفور وإبلاغه بالمخاطر التي حدثت أو التي قد تحدث، كما يجب أن يستمر هذا التواصل طوال دورة حياة المشروع، ويتم من خلال عقد اجتماعات مع مدير المشروع وأعضاء الفريق، وطرح المخاطر الموجودة ومناقشتها ومحاولة حلها.
بالإضافة إلى التواصل مع مدير المشروع وراعي المشروع، للإبلاغ عن المخاطر ومشاركتهم النتائج المحتملة.
القاعدة الرابعة: تقييم الفرص والتهديدات
يمكن أن يكون لمخاطر المشروع بعض الآثار السلبية، كما يمكن أن تلحق الضرر بالمشروع، ومع ذلك فإن منهج المخاطر الحديث يركز أيضًا على المخاطر الإيجابية، والتي تُعرف بفرص المشروع، والتي تحدث فجأة وتعود بالنفع على المشروع فيصبح أفضل وأكثر ربحية، لذا يجب تقييم هذه الفرص لتحديد مدى فاعليتها وكفاءتها، كما يجب تقييم التهديدات التي تواجه المشروع وحلها وتحديد مدى تأثر المشروع بها إذا حدثت.
القاعدة الخامسة: قائمة إدارة المخاطر
يلزم لإدارة المخاطر إنشاء قائمة بمخاطر المشروع، وتحديد المسؤول عن كل خطر يمكن أن يحدث، وهذا التقسيم يؤدي إلى تركيز كل فرد على الخطر الخاص به، ومن ثم يؤدي الأفراد واجباتهم، ويقللون من المخاطر، ويحسنون الفرص، ويؤدون مهام المشروع على أكمل وجه.
القاعدة السادسة: مؤشر مخاطر المشروع
يعتبر بعض مديري المشاريع جميع المخاطر متساوية، لذلك تسير دورة حياة مشروعهم بسيطة للغاية، لكن بهذه الطريقة لا يمكن تحقيق نتائج جيدة في المشروع، فبعض المخاطر لها تأثير أكبر من غيرها، لذلك يجب ألا تقضي المزيد من الوقت في المخاطر البسيطة وتنسى المخاطر ذات التأثير الكبير، والتي يمكن أن تؤدي إلى خسارة كبيرة في الأرباح.
القاعدة السابعة: تحليل المخاطر
لمكافحة المخاطر الخاصة بالمشروع، يجب فهم طبيعة هذه المخاطر وفحصها جيدًا، وذلك عن طريق تحليل هذه المخاطر ومعرفة آثارها والقضايا التي تسببها، وللتحليل المفرط للمخاطر بعض الآثار السلبية على المشروع، مثل زيادة التكلفة، أو التأخير في تسليم المنتج، أو تقليل جودة المنتج، وهناك طريقة أخرى من تحليل المخاطر وهو فحص المشروع بالكامل وإجراء بحث مفصل عن المشروع، ويحتاج مدير المشروع إلى إجابات على الأسئلة العامة حول الميزانية وموعد تسليم المشروع.
القاعدة الثامنة: الاستجابة للمخاطر
يعد تنفيذ نظام الاستجابة للمخاطر من المهام التي تضيف قيمة إلى المشروع، فهو يمنع التهديدات ويقلل من تأثيرها السلبي على المشروع، ولا يمكن الاستجابة للمخاطر إلا عن طريق فهمها ووضع خطة تتناسب معها ويسهل تنفيذها، والتغلب على التهديدات يمكنك تقليل المخاطر وقبولها وهذا يجعلك تقوم بتنظيم مشروع تجنب المخاطر بحيث لا تواجه أي خطر.
القاعدة التاسعة: تسجيل المخاطر
ينبغي عليك تسجيل المخاطر في السجلات الخاصة بها وتحديثها بشكل دوري، فهي تساعد على مراقبة المشروع بشكل أفضل، والتأكد من عدم نسيان أي مخاطر، وتجنب حدوثها في المستقبل.
القاعدة العاشرة: تتبع المخاطر
تساعد سجلات المخاطر على المتابعة المستمرة للمخاطر، أو مراقبة المهام التي تتأثر بالمخاطر، ويتم ذلك من خلال التركيز على مقدمات المخاطر، والتفكير في المخاطر المحتملة التي من المرجح أن تحدث.