تعتبر الاجتماعات من الطرق الجيدة لتنظيم الأشخاص ومسئولياتهم ووضع الخطط وتقسيم المهام، فيتم عقدها بهدف إكمال المهام، لكن في بعض الأحيان تكون الاجتماعات وسيلة لإهدار الوقت والجهد، وذلك إذا لم يتم تنظيمها بشكل جيد، ومن أجل إدارة اجتماعات فعالة ينبغي تحقيق أكبر استفادة من الوقت وزيادة الإنتاجية وذلك من خلال تحديد أهداف الاجتماع وموضوعاته في جدول أعمال الاجتماع، وكتابة ذلك بطريقة تساعد أعضاء الفريق على إدراك كل شيء مع تقديم جميع المعلومات اللازمة لضمان نجاح الفريق، بالإضافة إلى الالتزام بميعاد بدء الاجتماع وكذلك الالتزام أيضًا بموعد انتهائه تجنبًا لإضاعة الوقت.
فن إدارة الاجتماعات
من أهم المهارات التي ينبغي على جميع المدراء والعاملين تعلمها وتطويرها هي كيفية إجراء اجتماعات فعالة، فلا يمكن أن تكون الاجتماعات إهدارًا للوقت وتؤثر سلبًا على نجاح المؤسسات، ونري دراسة تم نشرها حديثًا في مجلة السلوك التنظيمي يقول كاتبها: “يجب أن يكون الوقت الضائع في الاجتماع بمعيار مقبول، وذلك من خلال جدول أعمال الاجتماع الفعال الذي يوجد فيه قائمة بالموضوعات ويتم تحديد مقدار التفاصيل والمعلومات التي يمكن عرضها ومناقشتها أثناء الاجتماع، ومع بعض التحضير والتنظيم تتمكن من وضع اجتماعك على المسار الصحيح لإدارة اجتماع فعال”.
وهناك عدة خطوات وتوجيهات تؤهلك لإدارة اجتماعات فعالة وهي:
* أولًا: ينبغي التأكد من أن هذا التجمع هو حقًا اجتماع، فإذا كان لديك هدف محدد يجب جدولته في الاجتماعات حتى لا تهدر وقتًا في معرفة الأمور التي ينبغي التحدث فيها، فعلى الرغم من أن اجتماعات العاملين تُعد وسيلة ممتازة للتواصل وتبادل الأفكار، إلا أنه يجب عليهم من خلالها تحقيق التوازن بين الهدف منها والاستخدامات الفعالة الأخرى لوقتهم، فتحديد هدف الاجتماع (سبب الاجتماع) هو أولى الخطوات نحو “إدارة اجتماعات فعالة” لأنه سوف يساعدك في الحفاظ على تركيز المناقشة وقياس نجاح اجتماعك.
* ثانيًا: نجد أن جدول الأعمال من أهم عناصر لجعل الاجتماع فعال، فاشتمال الدعوة على خطة تُمكن الأفراد من تحديد مدى أهمية حضورهم، ويمكننا الاستشهاد في ذلك بعبارة “أنيت كاتينو” الرئيسة التنفيذية لتحالف شبكة QualCare وصحيفة نيويورك تايمز، ” إن وضع جدول أعمال واضح للاجتماعات كان عنصرًا حاسمًا لتجنب إهدار وقت الموظفين” كما أضافت: “إذا لم يكن أمامي جدول أعمال واضح سأغادر الغرفة فورًا، لأنني إذا لم أعرف ما الذي سيركز عليه الاجتماع، فلا يوجد أي سبب لعقده”.
ويمكن تلخيص جدول أعمال الاجتماع والإعلان عنه باستخدام رسائل البريد الإلكتروني، كي يعرف الجميع سبب الاجتماع ويحددون ما الذي يجب عليهم للقيام به، فجدول الأعمال يعزز الإنتاجية للاجتماع ويجعله ذات فعالية.
* ثالثًا: ينبغي إعداد جدول زمني وتخطيطه بنجاح وذلك من أجل عقد الاجتماع وإدارته بسهولة، فمثلا يُعد التأخير من العادات السيئة فهو ليس سلوكًا أخلاقيًا، فإذا تأخر أي شخص عن الاجتماع، سوف يتأخر الاجتماع كله وبذلك يترك الاجتماع انطباعًا سيئًا لدى جميع الأعضاء.
ونجد “تيري لوندغرين” الرئيس التنفيذي ورئيس مجلس الإدارة السابق لشركة مايسيز (شركة وطنية لتجارة التجزئة) قيامه بفرض ثقافة صارمة للاجتماعات في الموعد المحدد، فيقول: “إذا كان الاجتماع في الساعة 8، فأنت لست هنا في الساعة 8:01، فأنت هنا في الساعة 8 لأن الاجتماع سيبدأ في الساعة 8”.
وأضاف: “الأشخاص المشغولون الذين لا يمكنهم ترك مكالمة هاتفية للوصول في الوقت، بحاجة إلى تأديب أنفسهم”.
رابعًا: التحضير المسبق للاجتماع من إعداد جدول أعمال وإرسال الدعوة للعاملين قبل الاجتماع بوقت كافٍ، يساعدك في جعل الاجتماع يسير في مساره الصحيح، بالإضافة إلى أن ذلك يؤكد مدى اهتمامك وحرصك على أن يكون الاجتماع فعالًا، فالتحضير المسبق وعمل التجهيزات من خلال جدول الأعمال يوضح للأعضاء ما الذي سيحدث أثناء الاجتماع، ويساعدهم في التخطيط وتخصيص الوقت بحكمة حتى لا يؤثر على وقت عملهم.
لذلك ينبغي التأكد من أن كل شخص لديه الوقت الكافي للتخطيط والاستعداد للاجتماع، فيمكنك توزيع جدول الأعمال قبل يومين من الموعد المحدد للاجتماع.
خامسًا: حتى لا يكون الاجتماع إهدارًا للوقت، يجب أن يشتمل على موضوعات مهمة، وقد تكون هناك معلومات بحاجة إلى توضيحها والاستماع إليها من شخص معين من أجل فهمها والتعليق عليها، أو تكون لتلك المعلومات آثار على أهداف المؤسسة، لذلك ينبغي مناقشتها في الاجتماع، ليس فقط من أجل اتخاذ قرار أو القيام بإجراء معين وإنما لفحص تلك المعلومات وتدقيقها ومراجعتها.
سادسًا: ينبغي أن تشتمل جميع الاجتماعات على جلسات لطرح الأسئلة والأجوبة، فلها أهمية كبيرة وخاصة عندما يحتوي الاجتماع على عملاء خارجيين أو أشخاص ليسوا في فريق العمل، فمن خلال تلك الجلسات تتمكن من إشراك هؤلاء الأشخاص وتشجعهم على إبداء وجهة نظرهم، وتستطيع بذلك الخروج من الاجتماع بنتائج إيجابية.
أهمية الإدارة الفعالة للاجتماعات
وفقًا لبعض الأبحاث تمثل الاجتماعات 30% من متوسط عمل الموظف، والاجتماعات هي من وسائل التواصل والتفاعل بين العاملين، فمن خلالها يستطيع العاملون إيصال حوالي 38% مما يقصدونه في حديثهم أثناء الاجتماع، و7% عند اختيار الكلمات الواضحة، بالإضافة إلى 55% عن طريق حركات الوجه (لغة الجسد).
تضمن مهارات “الإدارة الفعالة للاجتماعات” أن يقوم جميع أعضاء الفريق بتقديم المعلومات التي تساعد في اكتشاف أفضل الحلول للمشكلات المطروحة، كما تعزز إدارة الاجتماعات أيضًا معنويات الموظفين ورضاهم من خلال زيادة التواصل والعمل الجماعي.
ونلاحظ أنه إذا كانت الاجتماعات مهمة للغاية فيمكن إدارتها بنجاح، وتعد القدرة على الإدارة الفعالة للاجتماعات أكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بالتكلفة، وسوف يقل إهدار الوقت إذا كان الاجتماع منظمًا بشكل جيد، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والأرباح للشركة.
إن “إدارة اجتماعات فعالة” هي عبارة عن مجموعة الأفراد تم اختيارهم بعناية لغرض معين، مع توفير مكان مخصص للمناقشة وتناول الموضوعات حتى يحقق نتائج إيجابية ملموسة كاتخاذ قرار، أو وضع خطة، أو قائمة بالأفكار والمقترحات من أجل فهم مشترك للعمل القادم.