الكفاءة تعني الاستخدام الأمثل للموارد والحصول على أفضل النتائج بأقل التكاليف وفي أقل وقت، وتُعد من أهم مقاييس نجاح المؤسسات في تحقيق أهدافها، وكفاءة العاملين تكون بالتعاون والتواصل الفعال بينهم حتى يحققوا أهداف المؤسسة.
ومن أجل تطوير العاملين في مؤسستك وتقليل العقبات على تقف في طريقهم وتؤثر على مستوى أدائهم في العمل، هناك بعض الخطوات التي تعمل على رفع كفاءة العاملين لديك وتحسين مهاراتك الإدارية وهي:
أولًا: إلغاء الاجتماعات الغير ضرورية
يقول “ديف باري” الصحفي الأمريكي “إن السبب الأساسي لعدم تحقيق الجنس البشري جميع إمكاناته هو الاجتماعات”.
لذا لابد من إلغاء الاجتماعات الغير ضرورية وعدم انعقادها ودعوة العاملين إليها وإهدار الوقت دون فائدة، فيمكن استغلال وقت الاجتماعات لإنجاز الأعمال الهامة.
ويمكن معرفة إذا كان الاجتماع مهمًا أو لا من خلال استبداله بشكل آخر من أشكال التواصل بالأفراد المعنيين، وإعلامهم بأهم النقاط أو المعلومات التي كان سيتم مناقشتها أو إرسال تقرير عن حالة المشروع بدلا من عقد اجتماع والتحدث عن المشروع، وبذلك سوف يتم استغلال هذا الوقت لإكمال المهام وتحقيق الإنجازات بنجاح.
ثانيًا: عقد اجتماعات مثمرة
هناك بعض الاجتماعات تكون أكثر فعالية ومثمرة ويحقق الأفراد من خلالها أعمالًا مهمة وذلك من خلال إنشاء جدول أعمال ومشاركته قبل الاجتماع والتأكد من وجود أهدف محددة لكل اجتماع، وأن يتم دعوة الأفراد المناسبين فقط ويكونوا على استعداد للمساهمة وتقديم أطروحات تخدم خطة سير العمل، كما يمكن إنشاء قائمة بالإرشادات والتوجيهات التي ينبغي على الجميع تنفيذها خلال الاجتماع حتى يعرف كل شخص ما سيقوم به، وبذلك تصبح تلك الاجتماعات مثمرة وتحقق نتائج إيجابية.
ثالثًا: تحديد الأولويات
ينبغي أن يدرك العاملون داخل مؤسستك أهمية تحديد الأولويات، وأي المهام التي ينبغي عليهم البدء فيها وإنجازها سريعًا وهم بكامل نشاطهم العقلي، حتى لا يصابون بالتعب والإرهاق من عبء العمل، ويمكنك توصيتهم بإتباع جدول أيزنهاور لإدارة المهام وتنظيمها والذي ينقسم إلى أربعة مربعات يتحدد فيها المهام التي يجب إنجازها، فأولًا المهام العاجلة، وثانيًا المهام غير العاجلة، وثالثًا المهام غير المهمة والتي يمكن توكيل أحد للقيام بها، ورابعًا المهام التي يمكن حذفها، وهذه الطريقة المرتبة تعمل على عدم إهدار الوقت وزيادة الإنتاجية ورفع كفاءة العاملين لتحقيق الأهداف بنجاح.
كما يمكنك أن تربط المهام بأهداف المؤسسة حتى يستطيع الجميع إدراك الرؤية والعمل على تحقيق المطلوب، وقد ثبت أن العاملين الذين يدركون أهداف الشركة يكونون أكثر حماسة ومتحفزين للعمل.
رابعًا: الاستفادة من نقاط القوة لدى العاملين
توجد دائمًا فروق فردية بين جميع الأشخاص وبالطبع في مجالات العمل كل شخص له مهاراته وخبراته التي تختلف عن زملائه، فالقائد الناجح هو الذي يستطيع استغلال نقاط قوة فريقه لرفع كفاءته، فمثلا الفرد الذي تراه متفوقًا في أداء مهمة بصورة سهلة وسريعة يمكنك تكليفه بمهام أخرى بسيطة حتى تزيد مهاراته وتنمي ذاته وتطوره مهنيًا.
خامسًا: وضع الخطة ذات فاعلية
حتى لا يتم إهدار الوقت وبذل مجهود دون جدوى، يمكنك وضع خطة مسبقًا تكون ذات فاعلية وبها يعرف كل عضو داخل الفريق المهام التي يجب عليه القيام بها، فالتخطيط المسبق أساس النجاح، وأهم عناصر الخطة لأي مشروع هي وضع الأهداف، أدوار الفريق، تحديد الميزانية، أنظمة التواصل، والجداول الزمنية للمهام وموعد التسليم، ويمكنك الاستعانة ب Asana (أداة لمساعدة فرق العمل على التخطيط، والتنظيم وإدارة مهامها التنفيذية للمشاريع أو الأعمال التجارية).
سادسًا: ترسيخ روح التعاون والمنافسة الإيجابية
من أجل الارتقاء بفريق العمل ورفع مستوى كفاءته وزيادة إنتاجيته لابد من تشجيع التعاون بين العاملين وتوفير أنظمة تواصل بينهم حتى يتم التوافق والتفاهم الذي يحقق نتائج إيجابية في العمل، بالإضافة إلى تشجيع العمل الجماعي وتعزيز المنافسة الإيجابية التي تجعل الجميع متحمسين ويبذلون المزيد من الجهد.
سابعًا: الدعوة إلى انحسار الاجتماعات
ينبغي أن يكون داخل جدول الأعمال الشهري أيام لا يوجد فيها اجتماعات، تجنبًا لهدر الوقت وتوفير الجهد ومنح أريحية لأعضاء الفريق من أجل العمل وتحقيق الإنجازات.
في Asana، لا يوجد اجتماع يوم الأربعاء، ويسمح ذلك للجميع بالمشاركة في العمل دون قلق بسبب عقد الاجتماعات، ويصبح لدى الفريق المزيد من الوقت لتحليل وتنفيذ ومراجعة العمليات الهامة، يستشهد العديد من الموظفين بعدم الاجتماع يوم الأربعاء باعتباره يومهم المفضل في الأسبوع.
ثامنًا: تحديد وسائل اتصال فعالة
ينبغي عمل وسائل اتصال فعالة للتواصل بين العاملين والعملاء وأيضًا بين العاملين داخل المؤسسة، وبالرغم من أن وسائل الاتصال يمكن أن تجعل فريقك أكثر كفاءة، لكن استخدامها بشكل غير منظم يمكن أن يؤدي إلى زيادة العمل، لذا قم بتوفير عدد قليل من وسائل التواصل بين أعضاء الفريق واستخدام كل منها لتحقيق أفضل فائدة.