جدولة المشروع هي عملية يتم فيها تحويل خطة المشروع إلى جدول زمني يشمل جميع الأنشطة والمهام المطلوب إنجازها من أجل تسليم المشروع في ميعاد محدد.
ويعمل الجدول الزمني على ترتيب وتخطيط جميع الأنشطة داخل المشروع، والعمل على إنجازها بالكيفية التي تناسب قدرات فريق العمل، وتستطيع من خلال الجدولة إدارة المهام ونطاق المشروع، واتخاذ الإجراءات اللازمة التي تساعد على تنفيذ المشروع بالشكل المطلوب وتحقيق النجاح.
تقنيات الجدولة المستخدمة في المشاريع
توجد العديد من الأساليب المتنوعة التي يستخدمها فريق المشروع في إنشاء الجدول الزمني، والتي تساعد على إنشاء جداول للعمل وقياس التقدم في المشروع ومن هذه الأساليب أو التقنيات:
* مخطط جانت
وهو رسم بياني لإدارة المشروع وفيه يتم جدولة المهام وتقدير الوقت الزمني لها، ويتكون المخطط من مجموعة من المهام والنشاطات، يتم تمثيل كل نشاط بخط أفقي يتناسب طوله مع الزمن اللازم للتنفيذ بتحديد تاريخ البَدْء والانتهاء.
ثم يتم ترتيب هذه الأنشطة وأوقاتها وِفق تسلسل منطقي وتتابع زمني يراعي المتطلبات لكل منها.
* طريقة المسار الحرج (CPM)
طريقة المسار الحرج من أكثر الطرق شيوعًا في جدولة المشاريع وقد تم تطويرها في أواخر 1950وأصبح يتم استخدامها في جميع أنواع المشاريع، ويمكن تطبيقها من خلال معرفة كل أنشطة المشروع وعمل قائمة بها، ثم تحديد العلاقة بين هذه الأنشطة أو المهام حيث توجد مهام يتم تنفيذها بشكل متوازي ومهام أخر تُنفذ بشكل متوالي، وبعد ذلك يتم رسم مخطط شبكي للمشروع، والعمل على تقدير مدة كل نشاط لإنجازه، وبعد ذلك تحديد المسار الحرج من على المخطط وهو أطول مسار من حيث المدة الزمنية اللازمة لإنهائه، والذي يمكن أن يسبب تأخير في المشروع كله، وينبغي تحديث المخطط طوال دورة حياة المشروع، فربما يظهر مسار حرج جديد أو أنشطة جديدة.
وقد يكون من الصعب تحديد المسار الحرج لمشروع كبير ومعقد، لذا يُفضل استخدام برامج مثل Primavera P6 أو Microsoft Project لأنها تساعد على تحليل المسار الحرج للمشروع والذي قد يتضمن آلاف الأنشطة والعلاقات.
* طريقة بيرت
وفيها يعتمد وقت إكمال المشروع على حساب المدة المتوقعة لكل نشاط، حيث تحديد تسلسل الأنشطة، وبناء رسم تخطيطي للشبكة باستخدام معلومات تسلسل النشاط، رسم مخطط للشبكة ولابد من أن يقوم بتوضيح تسلسل الأنشطة المتتالية والمتوازية حيث تمثل الأسهم بداية ونهاية كل مشروع.
ويمكن تقدير الوقت اللازم لكل نشاط بالأسابيع، ونجد أهم ما يميز طريقةPERT هي قدرتها على التعامل مع عدم اليقين في أوقات إكمال النشاط، فهناك بعض الأنشطة التي تحدد لها وقت بداية و نهاية وتكون لديك بعض الشكوك في هذا التحديد و لذلك يتضمن النموذج عادة ثلاثة تقديرات للوقت:
الوقت التفاؤلي وهو أقصر وقت يمكن فيه إكمال النشاط.
الوقت المرجح وهو وقت الانتهاء من وجود أعلى احتمال.
الوقت التشاؤمي وهو أطول وقت قد يستغرقه النشاط.
ويمكن من خلال ذلك حساب الوقت المتوقع لكل نشاط، ويتم استخدام طريقة المسار الحرج بالاقتران مع طريقة بيرت حتى يمكنك تحديد المسار الحرج للمشروع.
عملية إدارة الجدول الزمني للمشروع
تتضمن هذه العملية بعض الخطوات مثل:
التحديد، والنشر، والمتابعة والتحكم.
أما مدخلات عملية إدارة الجدول الزمني للمشروع فتشمل:
هيكل تقسيم العمل، معلومات تاريخية (أصول العمليات التنظيمية)، معلومات التقويم، تقديرات الموارد، تقديرات المدة لكل نشاط، نطاق المشروع وأهدافه، العوامل البيئية للمؤسسة، والقيود والافتراضات.
ويكون الناتج من تلك العملية جدول زمني جيد للمشروع.
إعداد الجدول الزمني للمشروع
ينبغي عمل قائمة يتم فيها إدراج جميع مهام المشروع والأنشطة، ووضعها في تسلسل (هيكل تقسيم العمل)، ثم القيام بتحديد تبعيات النشاط (تحديد نوْع العلاقة بين أنشطة المشروع المختلفة، فهناك أنشطة يتم تنفيذها في الوقت ذاته، بينما توجد أنشطة أخرى، تعتمد في تنفيذها على ما يسبقها أو يلحقها)، وهناك أربعة أنواع من علاقات النشاط (FS، SS، SF، FF) يمكنك استخدام ما يناسبك فيهم.
ثم يتم العمل على تقدير مدة النشاط، حيث يتم من خلالها تحديد مقدار الوقت المتوقع لإكمال النشاط (المهام) بالموارد المقدرة، وعادةً ما يتم تقدير تلك المدة بالساعات أو الأيام أو الأسابيع.
وتوجد عدة طرق تساعد مدير المشروع في تقدير مدة النشاط وهي: استشارة الخبراء، التقدير المماثل، التقدير البارامتري، تقدير الثلاث نقاط، تحليل الاحتياطي، والتعاون في صنع القرار، وبعد ذلك يتم إنشاء مخطط شبكة المشروع ويتم حساب المسار الحرج.
نشر الجدول الزمني للمشروع
بعد اطلاع كل من ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersوأعضاء فريق المشروع والعملاء على الجدول يصبح جاهزًا للنشر ويتم الموافقة عليه، لكن ربما يوجد بعض عملاء تقوم بالضغط على الفريق العمل لتسليم المشروع في وقت مبكر، وحينها يعمل الفريق على التفاوض ويتمسك بتقديراته حتى لا يغير التواريخ.
متابعة الجدول الزمني للمشروع
وبعد موافقة جميع الأطراف على الجدول الزمني، يتم اعتباره الأساس لتتبع أداء مهام المشروع، ومتابعة الجدول تركز على تقييم الوضع الحالي للمشروع من خلال مقارنة الأرقام المخطط لها والفعلية وعن طريق أيضًا تحليل القيمة المكتسبة وتباين الجدول وفرق التكلفة، ويمكن إدخال تحديثات للجدول الزمني إذا تطلب الأمر ذلك.
ووفقًا للتقارير ينبغي على مدير المشروع وفريقه استخدام تقنيات ضغط الجدول الزمني لإعادة الجدول الزمنى وفق الخطة في حالة حدوث أي خلل.
وبذلك يمكننا القول بإن الجدول الزمني له أهمية كبيرة جدًا للمشروع؛ فهو يُسهم في تحسين إنتاجية الفريق، وتجنب العاملين أعباء عمل إضافية، ومتابعة أعمال المشروع بسهولة لوضوح جميع المتطلبات.