تواجه المؤسسات العديد من المخاطر وخاصة في دورة حياة مشاريعها، ويحاولون دومًا التغلب عليها، وإدارة المخاطر هي إجراءات يقوم بها مدير المشروع من أجل التعامل مع المخاطر والقضاء على الآثار السلبية الناتجة عنها، ويسير ذلك وفق خطة تم وضعها من أجل تحديد المخاطر وتفنيدها ووضع الأدوات أو الأساليب أو الحلول لتجاوز تلك المخاطر دون وقوع خسائر.
يرى الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) أن المخاطر هي حدث طارئ يأتي أثناء العمل على المشروع ويؤثر على أهداف المشروع سلبًا أو إيجابًا.
وينبغي وضع خطة لإدارة المخاطر وهذه الخطة هي قائمة أو وثيقة بها الطريقة الفعالة والإجراءات اللازمة لإدارة المخاطر طوال دورة حياة المشروع وأهم الخطوات المتبعة في خطة إدارة المخاطر هي:
* خطة إدارة المخاطر: وينبغي أن يكون وضع الخطة هي أولى الخطوات لإدارة المخاطر، فيقوم فريق العمل بتحديد الإجراءات الواجب إتباعها لإدارة المخاطر طوال دورة حياة المشروع.
* تحديد المخاطر: يجب أن يقوم فريق العمل بالتنبؤ بالمخاطر والعمل على تحديدها من خلال العصف الذهني، وتحليل الافتراضات، والاستعانة بالخبراء في ذلك، كما يُعد إعداد سجل للمخاطر هو الأساس في إجراء تحديد المخاطر.
* تحليل المخاطر: وهو الإجراء أو الآلية التي تقوم من خلالها الشركة بتحديد وتحليل المشاكل المحتملة التي يمكن أن تواجهها وتؤثّر بشكل سلبي على مشاريعها، وتقوم الشركة بذلك من أجل تجنب المخاطر المحتملة أو الحد من وقوعها، وهناك نوعان للأسلوب المتبع في تحليل المخاطر وهما أسلوب التحليل النوعي للمخاطر ويستند إلى احتمالية حدوث المخاطر وتأثير كل منها على خطة المشروع وسير العمل، أما أسلوب التحليل الكمي فيعتمد على مدى تأثير المخاطر وتكبد الشركة خسائر مالية.
* طريقة التعامل مع المخاطر: وينبغي أن يمتلك فريقك المهارات اللازمة التي تؤهله من اتخاذ القرارات الصائبة للحد من وقوع المخاطر واغتنام الفرص لمواصلة المشروع وتحقيق الأهداف بنجاح، فهناك مخاطر إيجابية يجب الاستجابة لها وتعزيزها وتقبلها ومحاولة التكيف معها، أما المخاطر السلبية فلابد من تجنبها والحد منها وتجاوزها.
* متابعة المخاطر: ينبغي أن يعرف فريق العمل كيفية التحكم في المخاطر وذلك من خلال المتابعة المستمرة لخطوات سير العمل، والعمل على توقع المخاطر طوال دورة حياة المشروع فقد تظهر مخاطر لم تكن محددة نظرا للتطورات والتحديات التي تحدث كل يوم، فالمتابعة باستمرار تؤدي إلى معرفة المخاطر قبل وقوعها وسرعة التعامل معها وتجاوزها بطريقة فعالة.
وفي النهاية نود أن نقول إنك مهما بلغت من احترافية في تخطيطك لمشروع، فلابد من مواجهة مخاطر طوال دورة حياة المشروع، لذلك عليك أن تطور من نفسك كمدير مشروع وتنمي فريقك من أجل التنبؤ بالمخاطر المحتملة وإدارتها بمختلف الطرق الفعالة.