تسعى العديد من المؤسسات إلى اتخاذ الإجراءات الفعالة من أجل رفع مستوى الكفاءة لديها وزيادة الإنتاجية وتحقيق النمو والازدهار بأعمالها، وهذا الأمر جعلها تلجأ إلى تطبيق الاستراتيجية اليابانية التي يطلق عليها هوشين كانري Hoshin Kanri، ويمكننا النظر إليها على اعتبار أنها كالبوصلة التي تحدد للمؤسسات الاتجاه الذي ينبغي أن تسير عليه لتصل إلى مبتغاها وأهدافها.
وغالبًا ما يتم ترجمتها إلى التحكم والإدارة اليومية داخل المؤسسة، فهي تهدف إلى توجيه الجميع باتجاه هدف واحد من أجل تحقيقه بنجاح.

هوشين كانري Hoshin Kanri

تُعد هوشين كانري طريقة سهلة تقوم على التخطيط الاستراتيجي من خلال تحديد المؤسسة للأهداف التي ترغب في تحقيقها، وإيصال تلك الأهداف إلى جميع العاملين داخل المؤسسة، ومن أجل أن تحقق هذه الطريقة فعاليتها ينبغي التوافق بين مستويات ثلاثة داخل المؤسسة وهي:

* المستوى الاستراتيجي: ويشير إلى رؤية المؤسسة وأهدافها طويلة المدى، وعادة يتم تحديد الأهداف من خلال الإدارة العليا.

* المستوى التكتيكي: وهو الإجراءات المحددة التي ينبغي اتخاذها من قبل المدراء والقادة لتحقيق الأهداف التي قامت الإدارة العليا بتحديدها من أجل إحراز التقدم والنمو للمؤسسة.

* المستوى التنفيذي: ويشير إلى كل فرد داخل المؤسسة يقوم بأداء مهامه التي تحقق الأهداف المحددة من قبل الإدارة العليا.

ونلاحظ أنه من خلال هوشين كانري يشعر العاملين بأنهم عامل أساسي في نجاح أهداف المؤسسة ونموها، فهي تؤكد على تكليف جميع العاملين بالمهام والمسئوليات التي تتوافق مع الأهداف المحددة وهذا بالطبع يعزز شعور العاملين بالملكية والانتماء ويجعلهم يبذلون قصارى جهدهم لتحقيق مزيد من التقدم.

الأهداف الممتدة

تدور Hoshin Kanri حول الأهداف الممتدة وهي أهدافٌ طموحة تحمل في طياتها مخاطر وتستوجب بذل جهود عظيمة لتحقيقها، وترتبط تلك الأهداف بمصفوفة Ansoff وهي عبارة عن وسيلة أو أداة يتم استخدامها في التخطيط الاستراتيجي من أجل مساعدة المؤسسات على النمو بأعمالها، وتقدم لنا تلك المصفوفة استراتيجيات لتحقيق النمو وهي اختراق السوق، تطوير السوق، تطوير المنتج، والتنوع.

ونجد أن تحديد الأهداف الممتدة هي الخطوة الثانية من خطوات التخطيط السبعة في هوشين كانري، فتحديد تلك الأهداف وموافقة العاملين على السعي لتحقيقها يضمن أن طاقة المؤسسة وإمكاناتها تتجه نحو التخطيط الاستراتيجي بالإضافة إلى ترسيخ الشفافية التي تساعد على بناء الثقة ومشاركة الجميع لإحراز النمو والتقدم.

المقصود بـ Catchball

يشير هذا المفهوم -ببساطة- إلى إشراك الجميع في تحديد الأهداف، وذلك من خلال طرح الأهداف من قبل الإدارة العليا وإيصالها للمدراء التنفيذيين من أجل مناقشتها مع موظفيهم ثم السماع لآرائهم وإضفاء التعديلات المناسبة عليها وردها مرة أخرى للإدارة العليا، وبذلك يكون كل الأفراد داخل المؤسسة على علم ودراية بالأهداف التي ينبغي تحقيقها، ويبدأ الإعلان عنها وتعميمها ليقوم العاملون على بذل الجهود لتحقيق تلك الأهداف بنجاح، ويتم النظر إليها ومراجعتها شهريًا أو كل ثلاثة أشهر.

نشر الإستراتيجية Strategy Deployment

تعمل نشر الاستراتيجية على التحسين التنظيمي داخل المؤسسة، وذلك من خلال إعلام الجميع بالخطة والأهداف التي سيتم بذل الجهود لتحقيقها، فوصول الاستراتيجية التي وضعتها المؤسسة إلى كل مَن في السلسلة التنظيمية والاستماع لوجهات نظرهم يسهم في جعلها أكثر كفاءة لأن بعد معرفة الجميع بها سوف يلتزمون بكل مبادئها.

لكن بعض المؤسسات تستخدم مصطلح نشر الاستراتيجية بطريقة لا تتناسب مع Hoshin Kanri ولا مع مبادئ Lean لذلك يحدث خلل وارتباك، وهذه المؤسسات تعمل على تحديد الأهداف من قبل المسئولين التنفيذيين وتقوم بتوجيه العاملين لتحقيقها، وفي هذه الحالة تكون فرص النجاح أقل لأن العاملين لم يشعروا بالملكية من خلال المساهمة في وضع تلك الأهداف.
لذا ينبغي على المؤسسات أن تقوم بنشر التخطيط الاستراتيجي لأن هذا من أهم عوامل النجاح والنمو والاستقرار، ويمكنك الاستعانة بنماذج للتخطيط الاستراتيجي للحصول على أهدافك وجعلها في المقدمة.

تاريخ هوشين كانري
بدأ ظهور أداة هوشين كضمن أدوات منهجية Lean في خمسينيات القرن الماضي، وقد استفادت شركة تويوتا وعدة شركات أخرى في اليابان من تطبيق استراتيجية هوشين، وفي الستينيات والسبعينيات بدأت شركات كبرى في الولايات المتحدة بدمج تلك الاستراتيجية وتطبيقها، من أجل التركيز على الأهداف الممتدة ومحاولة التخلص من مصادر الهدر المختلفة.

وفي السنوات الأخيرة شاعت هوشين وأدوات Lean واكتسبت شهرة في أنحاء العالم أجمع، وقد أعلن بنك أوف أمريكا بتبنيه استراتيجية هوشين ومبادئ اللين.

كما قامت الشركة الأمريكية لتقنية المعلومات Hewlett-Packard باستخدام استراتيجية هوشين عام 1976.
وبعد عدة دراسات قامت بها الشركات الأمريكية لعمليات الإنتاج الفعالة للمصنعين اليابانيين، بدأت في اعتماد Hoshin Kanri وتقنيات أخرى لكسر الصوامع والحد من مصادر الهدر والحصول على دعم العاملين ومشاركتهم.

كيفية تطبيق الخطة الاستراتيجية Hoshin داخل المؤسسة

ونلاحظ أن ما يجعل هوشين أداة فعالة وفريدة للإدارة الناجحة هو أننا ننظر إلى فشل الخطط كطريق وبداية للتعلم من خلال الاستماع إلى آراء العاملين لأنهم يقدمون القيمة للعملاء كل يوم، فالعمل على تحديد المخاطر ونقاط الفشل المحتملة يجعلنا نتوصل إلى الأهداف الجديدة القابلة لتحقيق بسهولة.

وتقول إحدى مديرات المنتجات Asue إن منهجية DMAIC من ستة سيجما تدعم أي ثقافة للتحسين والتطوير داخل المؤسسة بما في ذلك ثقافة هوشين كانري وDMAICهي اختصار لـ:

Define التعريف

Measure القياس

Analyze التحليل

Improve التحسين

Control المراقبة والتحكم

فهذه المنهجية تقوم على ثلاث مهام حاسمة وهي:

* استخدام البيانات لتحديد المشكلة.
* القضاء على مصادر الهدر التي تقف مانعًا لتحقيق الأهداف.
* التكرار من أجل التوصل إلى نتائج أعم وأشمل.

وتؤكد Asue أن السبب وراء نجاح Hoshin Kanri هو قيام جميع العاملين داخل المؤسسة باتباعها كأداة لحل المشكلات.

وتقوم Hoshin Kanri على اتباع المبادئ التالية:

* تحديد عدد الأهداف ولتكن خمسة أهداف يجب تحقيقها سنويًا.
* وضع الخطوات اللازمة لتحقيق تلك الأهداف والعمل على مراجعتها باستمرار.
* الحصول على آراء ومقترحات العاملين داخل المؤسسة ودمجها مع الخطة العامة.
* التأكد من وصول الأهداف لكل موظف من أجل تنمية شعورهم بالملكية.
* استخدام نهج Catchball من أجل تحسين الخطة والأهداف وضمان مشاركة الجميع في تحقيق تلك الأهداف.
* التواصل الفعال بين المدراء والعاملين ومعرفة وجهات نظر العاملين لأنهم هم الأقرب للعملاء ويدركون متطلباتهم واحتياجاتهم.

الخطوات الأساسية لهوشين

توجد سبع خطوات أساسية لهوشين من أجل تحقيق التخطيط الاستراتيجي الشامل للمؤسسة وهذه الخطوات هي:

* ينبغي القيام بتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية، وتحديد الوجه والرؤية الاستراتيجية للمؤسسة.

* تحديد الأهداف الممتدة والطموحة التي تحقق نموًا وازدهارًا حقيقيًا للمؤسسة، والأفضل ألا تزيد تلك الأهداف عن خمسة في السنة.

* إعداد جدول زمني لتحقيق تلك الأهداف من أجل التنبؤ بالمكانة التي سنكون عليها.

* القيام بعملية Catchball التي تساعد على مشاركة الجميع لمناقشة الأهداف والحصول على دعمهم من خلال توظيف مهاراتهم وإمكاناتهم لتحقيق تلك الأهداف.

* لابد من إعداد مراجعات دورية لتقييم الأداء ومدى فعالية الإجراءات المتخذة، ويمكن أن تكون أسبوعية أو شهرية لمتابعة نتائج الجهود المبذولة.

* القيام باتخاذ الإجراءات اللازمة بعد الانتهاء من تقييم المراجعات ففي حالة وجود خطأ يمكنك العودة لإصلاحه.

* ينبغي عليك عمل مراجعة سنوية دقيقة للأهداف من أجل إضفاء التعديلات المناسبة للعمل بها في العام القادم، ويعد الاستماع لكل فرد داخل المؤسسة أمرًا هامًا يسهم تحسين أعمال المؤسسة ونموها.

كيف يعمل Hoshin في الشركات الصغيرة والمتوسطة والمؤسسات الضخمة؟

أولا: المؤسسات الضخمة

لقد تم تصميم تلك الطريقة من قبل شركة ضخمة وهي شركة تويوتا وذلك من أجل معالجة المشكلات كعدم التوافق حول الأهداف، تعدد مصادر الهدر، عدم شعور العاملين بالتقدير أو المشاركة وبالتالي ضعف إنتاجيتهم، وتعرض العاملين للإحباط نتيجة عدم الفهم الواضح حول أدوارهم ومسئولياتهم.
وجاءت هوشين من أجل الحفاظ على المشاركة وتحفيز العاملين لتحقيق الأهداف، وقد قامت عدة شركات كبرى باتباعها مثل: بنك أوف أمريكا، Danaher، سكانيا، بوينغ، وهيوليت باكارد في اليابان.

ثانيًا: الشركات المتوسطة
تُعد جان كننغهام رائدة وخبيرة في تطبيق هوشين كانري في الشركات متوسطة الحجم، وكانت تعمل سابقًا لدى شركة تعبئة وتغليف بولاية كنتاكي، وهي تؤكد على أن كل موظف يعرف كيفية المشاركة وذلك من خلال طرق ثلاث:

* القيام بعمله بكفاءة واحترافية كلما استطاع ذلك
* التحلي بالمرونة من أجل التكيف مع أي مستجدات والتوافق مع أهداف الشركة
* تبني الأهداف الممتدة الطموحة لمساعدة الشركة على النمو والازدهار

وقد كتبت كننغهام أن النتائج كانت إيجابية مذهلة وناجحة لكل من العاملين وخط الإنتاج، فقد تم تقليل مصادر الهدر وهذا هو الأساس في نمو الشركات وتحقيق الرضا للعاملين.

ثالثًا: الشركات الصغيرة أو الناشئة

قد يكون الأمر معقدًا حين يتم تطبيق هوشين في الشركات الناشئة، فتلك الشركات تنظر إلى هوشين كانري على أنها بيروقراطية على الرغم من كونها ناجحة في شركات عديدة.
لكن في كل الأحوال من أجل تحقيق الأهداف بنجاح ينبغي أن تحصل على الدعم من العاملين من خلال السماح لهم بالمشاركة في إجراءات تحديد الأهداف حتى تنمي داخلهم الشعور بالولاء والانتماء لمؤسستك.
كما يجب أن تطلعهم على أدوارهم ومسئولياتهم حتى تضمن زيادة إنتاجيتهم فالفهم الواضح يسهم في نجاح الأعمال ونموها، بالإضافة إلى التواصل الفعال والاستماع إلى كافة الآراء والمقترحات.

تقول Asue إنها كانت جزءًا من شركة ضمن أكبر 300 شركة تعمل على تنفيذ Lean Six Sigma وكانت هوشين ضمن خطة التنفيذ، وقد استخدمت نفس العملية لشركات أخرى متوسطة وصغيرة وحققت نتائج إيجابية وأرباحًا عالية، فتطبيق هوشين كانري مفيدًا وقويًا في كل الحالات ولدى معظم الشركات بشرط أن يتم تنفيذها بصورة صحيحة.

وبالإضافة إلى هوشين كانري فهناك العديد من الاستراتيجيات والوسائل الفعالة للإدارة الناجحة وكلها تعود بفوائد جمة على المؤسسات والشركات، ومن أكثر تلك الاستراتيجيات شيوعًا كايزن، Agile، الشلال، ستة سيجما، كانبان.

* كايزن Kaizen

وهي الفلسفة اليابانية التي تقوم على التحسين المستمر والتطوير للأفضل، من خلال التركيز على أهداف المؤسسة لإحراز التقدم.

* أجايل Agile
وهذه المنهجية تهدف إلى سرعة التعامل مع المتغيرات بسهولة وسلاسة، فهي تحث على المرونة للتكيف مع أي تطورات وخاصة في مجال البرمجيات.

* منهجية الشلال Waterfall Methodology
وتقوم على اتباع طريقة متسلسلة من خلال تحديد الأهداف لكل مرحلة وعدم الانتقال إلى المرحلة التالية إلا بعد التأكد من تحقيق جميع أهداف المرحلة السابقة، فمع تدفق مياه الشلال لا يمكننا العودة لما سبق.

* منهجية ستة سيجما Six Sigma

لقد قامت موتورولا بصياغة مصطلح ستة سيجما في منتصف الثمانينيات من أجل تحسين زمن دورة العمل وخفض عيوب التصنيع والحد من وجود مصادر للهدر.

* كانبان Kanban

وهو عبارة عن لوحة مرئية من قبل جميع العاملين بهدف تحسين الإنتاج، وذلك من خلال الحصول على الموارد اللازمة فقط في عملية التصنيع تجنبًا للتخزين وتكاليفه، ويمكن وضع الأهداف داخل اللوحة لمعرفة مدى التقدم الذي يتم إحرازه.

كيفية تنفيذ Hoshin في شركتك

يمكنك تطبيق هوشين بسهولة في شركتك وذلك من خلال:

* تحديد الأهداف ومواصلة البحث عن الآراء والمقترحات لدى كل العاملين.

* ينبغي وجود قائد عام يتحلى بالحكمة ورجاحة العقل كي يساعد في تنفيذ هوشين بنجاح من خلال تقديم الدعم ومساعدة العاملين في التعرف على طبيعة مهامهم وأهميتها لنمو المؤسسة.

* وضع بعض الأهداف الممتدة والطموحة فإن لم يستطع العاملين تحقيقها كاملة فسوف يكتسبون خبرات وإمكانات كثيرة أخرى من خلالها.

* المتابعة المستمرة للأداء والتقدم ومقارنتها بالأهداف التي تم تحديدها.

* ينبغي اتباع الخطوات السبع التي سبق ذكرها، والتأكد من إيصال الأهداف للجميع وموافقتهم عليها من أجل بذل الجهود لتحقيقها بنجاح.