المخاطر هي أحداث غير متوقعة يكون لها آثار إيجابية أو سلبية على أهداف المشروع، وتأتي تلك الأحداث من عدة مصادر مثل الأخطاء المالية وسوء الإدارة والتهديدات الأمنية والحوادث والظروف المناخية القاسية.
والكثير من الناس يعتقد أن للمخاطر آثار سلبية فقط على أهداف المشروع، لكن في بعض الأحيان تؤدي حدوث المخاطر إلى نتائج إيجابية تخدم أهداف المشروع.
وإدارة المخاطر هي عملية تقوم على تحديد المخاطر وتقييمها وتحديد أولوياتها طوال دورة حياة المشروع.
الخطوات الأساسية لعملية إدارة المخاطر
تُعد المخاطر جزءًا أساسيًا داخل كل مشروع، ويحاول أعضاء الفريق التعاون من أجل توقع أي المهام التي يمكن أن تحدث مخاطر، والعمل على وضع خطة فعالة لإدارة المخاطر.
ويوصي الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) بعدة خطوات لإدارة المخاطر بشكل فعال وهي:
- التخطيط للمخاطر
- تحديد المخاطر
- التحليل (النوعي والكمي) للمخاطر
- طريقة التعامل مع المخاطر
- المتابعة المستمر والتحكم في المخاطر
أهم مصطلحات إدارة المخاطر
قد يصعب التفريق بين المصطلحات المستخدمة في خطوات إدارة المخاطر، لذا سنعرض معًا أهم المفاهيم المستخدمة على نطاق واسع.
* الأزمة وهو خطر حدث بالفعل، وهذا الخطر لديه القدرة على إحداث خسارة.
* إدارة الأزمة وهي اتخاذ بعض الإجراءات للتعامل مع المشكلة ووضع حلول لها، لكن تختلف طريقة التعامل مع المشكلة عن طريقة إدارة المخاطر التي تتطلب (القبول، التجنب، التخفيض، النقل، المشاركة)
* المخاطر المعروفة وهي المخاطر التي يمكن تحديدها وتحليلها قبل حدوثها، فعلى سبيل المثال، قام أحد المقاولين لمشروعك بإنهاء الاتفاقية معك خلال مرحلة حرجة من المشروع، لكنك قمت بتحليل هذا الخطر قبل حدوثه وإحضار مقاول آخر لنفس المهمة بسرعة.
ويجب أن يضاف احتياطي الطوارئ إلى ميزانية المشروع لإدارة المخاطر المعروفة.
* مخاطر غير معروفة وهي المخاطر التي لا يمكن تحديدها وتحليلها قبل حدوثها، فلا يمكن عمل خطة استباقية للتعامل مع هذا النوع من المخاطر، فعلى سبيل المثال، أنت تقوم ببناء مشروع سد وأثناء تنفيذ المشروع وقعت حوادث اجتماعية.
ولابد وأن يضاف احتياطي الإدارة إلى ميزانية المشروع لإدارة المخاطر غير المعروفة.
* المخاطر السلبية وتُعد من أشهر المصطلحات في إدارة المخاطر، وهي التهديدات التي ينتج عنها آثار سلبية على أهداف المشروع، فتسبب هذه المخاطر السلبية في ضياع الوقت وفقدان الأموال وعدم رضا العملاء وأصحاب المصلحة، ويمكن إدارة تلك المخاطر بتجنبها أو العمل على الحد من آثارها ونتائجها السلبية.
على سبيل المثال، قد يؤدي عطل الماكينة إلى بطء الإنتاجية، ولا تستطيع إكمال المهام في الوقت المحدد.
* المخاطر الإيجابية وهي الفرص المرغوب في حدوثها لما نتائج إيجابية على أهداف المشروع، ويشعر مدير المشروع وذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبالرضا في حالة حدوثها، والعمل على زيادة احتمالية حدوثها يُعد طريقة جيدة في التعامل مع المخاطر.
على سبيل المثال، تخطط شركتك لعمل مشروع رعاية صحية، وسوف يدفع العميل مكافأة في حالة التسليم المبكر عن الموعد المحدد، ففي حالة حدوث ذلك سيزداد معدل الربح المخطط لهذا المشروع.
* المخاطر المتبقية وهي المخاطر التي تبقت بعد تنفيذ خطة التعامل مع المخاطر، فمن الصعب إزالة الخطر بالكلية لذا يتم قبول الخطر المتبقي بصورة متعمدة.
على سبيل المثال، تحاول شركة النقل التقليل من مخاطر وقوع حوادث على الطريق للقيام بأعمال الصيانة، لكن لا يزال هناك خطر متبقي بسبب خطأ السائق.
* الخطر وهو حدث غير متوقع، وإذا حدث فسوف يتسبب في وقوع آثار إيجابية أو سلبية على أهداف المشروع.
* إدارة المخاطر وهي عملية تقوم على فهم وإدارة مخاطر المشروع بطريقة استباقية، وتشتمل إدارة المخاطر على استراتيجيات مثل القبول والتجنب والتخفيض والنقل والمشاركة.
* المسئول عن المخاطر (صاحب المخاطر) وهو الشخص الذي يقوم بإدارة المخاطر المحددة ويتحكم فيها داخل المشروع، وهو أيضًا مسئول عن تنفيذ طرق الاستجابة للمخاطر.
* عتبة المخاطرة وهي مقدار المخاطر التي يمكن أن تتقبله المؤسسة ولا تستطيع تجاوزه حتى لا تتعرض لوقوع خسائر كبيرة.
على سبيل المثال، تتبع الشركة سياسة وهي أنه إذا زادت المخاطر من التكاليف المباشرة للمشروع فلن تقبل الشركة بأكثر من 5٪، ولا يمكن تجاوز تلك النسبة.
* تحمل المخاطر وهي درجة أو مستوى المخاطر التي يمكن للمؤسسة قبولها أو استيعابها.
* محفزات المخاطر وهي الأحداث التي ينتج عنها مجموعة من المخاطر أو الشيء الذي يشجع على ظهور الخطر.
على سبيل المثال، تعد الصيانة السيئة سببًا لخطر حدوث أعطال في الماكينة.
* المخاطر الثانوية وهي التي تنشأ نتيجة للتعامل مع المخاطر الأصلية، فعند تحديد المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع ويتم إعداد خطة للتعامل معها تنشأ مخاطر جديدة تسمى بالمخاطر الثانوية.
نجد الكثير من المفاهيم التي تستخدم في وصف المصطلحات المتعلقة بإدارة المخاطر، ومن وجهة
نظر ديفيد رولاند (رئيس قسم التسويق في Engage EHS) تُعد أفضل طريقة لإدارة المخاطر هي التخطيط الفعال لها قبل حدوثها، وهذا سبب أهمية تقييم المخاطر في الأعمال التجارية الآن.
ومن خلال وضع خطة فعالة لإدارة المخاطر تستطيع تحديد المخاطر المحتمل حدوثها والقيام على الحد من تأثيرها السلبي، كما يمكنك تحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في المشروع لضمان النجاح وتحقيق الأهداف.