يحقق التواصل والتعاون بين العاملين في المؤسسات العديد من النجاحات بالإضافة لزيادة الإنتاج، كما يعمل على خلق بيئة عمل إيجابية تحقق نتائج مذهلة تسهم في الارتقاء والنمو بالمؤسسة.
- أنواع التواصل الأكثر شيوعًا في بيئة العمل
هناك بعض المهام تستلزم تواصل مباشر وعقد اجتماعات، ومهام أخرى يمكن عمل توجيهات حول إنجازها برسالة عبر البريد الإلكتروني، لذا تتعدد أنواع التواصل التي يمكن من خلالها نقل المعلومات:
أولًا: التواصل القيادي
هو نوع من الاتصال يقوم القادة باستخدامه لنقل المعلومات حول ثقافة الشركة والقيم الأساسية وإعداد الرسائل الحاسمة لبناء الثقة وتشجيع الموظفين، وتساعد توضيح ثقافة الشركة الموظفين على التوافق بشكل أفضل داخل المؤسسة، كما يسهم في عمل حوار مفتوح في جميع أنحاء الشركة ويعزز التعاون والعمل الجماعي.
ثانيًا: التواصل التصاعدي
ويكون هذا التواصل من الموظفين إلى الإدارة من أجل نقل المعلومات، ويساعد المديرين في معرفة أهم احتياجات العاملين وتصوراتهم وأهدافهم وتشجيعهم على التخطيط اللازم من أجل تحقيق تلك الأهداف.
ثالثًا: تحديث أساليب التواصل
بسبب التطور التكنولوجي أصبح من السهل التواصل باستخدام أداة تعقب مرئية تعمل على حفظ التعليقات الشفهية أو المكتوبة من أجل جذب انتباه الجمهور.
رابعًا: العروض التقديمية
وهي طريقة لتقديم وعرض المعلومات والبيانات ونتائج الدراسات حول مشروع ما، وتعتبر من أدوات الاتصال الناجحة والتي تستهدف -في الأغلب- جمهورًا عريضًا، وتعتمد على التأثير والإقناع من أجل تحقيق الهدف.
خامسًا: الاجتماعات
تعتبر الاجتماعات من وسائل التواصل بين الفرق والتي تعمل على تبادل الآراء ونقل المعلومات بشكل سريع وواضح، فالاجتماعات تشجع على ترسيخ ثقافة التعاون المشترك.
سادسًا: اتصالات العملاء
يساعد التواصل مع العملاء على فهم احتياجاتهم وتوفير متطلباتهم والعمل على إرضائهم بمختلف الطرق، ويمكن أن يكون التواصل عبر وسائل مختلفة إما عبر الرسائل أو الاتصال المباشر عبر الهاتف.
سابعًا: التفاعل غير الرسمي
ويكون التواصل غير الرسمي عبر رسائل البريد الإلكتروني أو متابعة سير العمل عبر الواتساب وغير من البرامج التي تعمل على التفاعل المستمر بين جميع العاملين داخل المؤسسة.
وهذا النوع من التفاعل يسهم في تكوين روابط اجتماعية وبناء الثقة بين جميع الأطراف.
* يمكننا القول إذًا بإن التواصل الفعال بين العاملين يساعد على تعزيز شعور العاملين بالرضا ويجعلهم يرغبون دومًا في بذل المزيد من الجهد من أجل الارتقاء بالعمل وتنمية الشركة.
- أهم نتائج التواصل الفعال
عندما تكفل الشركات أدوات وطرق تواصل فعالة فإنها تحقق العديد من النجاحات وتحصد نتائج إيجابية مثل:
* التواصل الفعال يؤدي إلى زيادة مشاركة العاملين والتي تسهم في تنمية مهاراتهم وتبادل خبراتهم، كما يؤدي التواصل أيضًا إلى الاحتفاظ بالعاملين ويزيد من نشاطهم داخل العمل.
* يعمل التواصل على رفع الروح المعنوية ويشعر العاملون بالرضا الوظيفي، ويجعلهم يبذلون المزيد من الجهد لتحقيق طموحاتهم وأهداف مؤسساتهم.
* تسهم تقنيات التواصل في فهم العاملين لمهامهم، وبالتالي يتمكنوا من القيام بتلك المهام بشكل أفضل وأداء أعلى، وتكون النتيجة بالطبع تحسين الإنتاجية وزيادة الأرباح.
* ومن أهم نتائج التواصل الفعال داخل المؤسسات أنه يقلل انتقال الموظفين ويزيد من فرصة الاحتفاظ بهم ويجعلهم على وعي بقيمة العمل وأهداف المؤسسة، ونجد أن الاحتفاظ بالعاملين لسنوات كثيرة يعد إضافة قوية للشركة بسبب الخبرة والكفاءة التي اكتسبها العاملون.
* نتيجة للتواصل الفعال بين العاملين داخل المؤسسة فإن النزاعات والمشاحنات قليلة والتنافس الشريف والتوافق والاتحاد والتعاون المثمر هي السمات الغالبة لدى العاملين.
- أفضل الطرق لتطوير مهارات الاتصال
* ينبغي أن تواصل التعلم والمعرفة وتحدد هدفك وما عليك القيام به لتحقيق تلك الهدف، فالمعرفة تخلق منك محاورًا فريدًا لديه القدرة على فهم الآخرين ويُحسن التواصل معهم.
* حين تتواصل مع أحد العاملين عبر الرسائل أو المحادثات ينبغي أن تراعي اختيار الألفاظ والكلمات وتقوم بمراجعتها أكثر من مرة فدائمًا ما يساء فهم الأحاديث المكتوبة لأنها خالية من المشاعر.
* الأفضل أن تستخدم لغة تواصل بسيطة وسهلة وخالية من التعقيد حتى يستطيع الجميع فهم ما تقوله، وإيصال وجهة نظرك بوضوح، كما يمكنك استخدام لغة الجسد لأهميتها في تحقيق التواصل الفعال.
* يمكنك تجربة أنظمة تواصل مختلفة ومتنوعة، ورؤية الفائدة التي تعود على العاملين منها، حتى يتم العمل بأكثر الأنظمة فاعلية.
* ينبغي عليك العمل دائمًا على تنمية ذاتك والتحكم في مشاعر غضبك عندما تواجه مشكلة داخل العمل والتحدث بهدوء حتى يستطيع الجميع فهم رؤيتك للمشكلة ومساعدك في إيجاد الحل المناسب لها.
* كلما كنت مستمعًا جيدًا تنصت لكل ما يقال لك، كلما أصبحت مهارات الاتصال لديك في تطور ونمو، فالاستماع للآخرين ومحاولة فهمهم أساس التواصل الفعال.
- طرق تحسين الاتصال في العمل عن بعد
قد يرى البعض أن العمل عن بعد يفتقده التواصل الجيد بين أطراف العمل، لكن هناك بعض الطرق تساعد في تحسين التواصل عندما تعمل عن بعد وهي:
* ينبغي عليك توضيح رؤيتك وتوقعاتك والعمل على إيصالها ببساطة، فيمكنك أن تطلب من الشخص الذي يتواصل معك أن يقول لك ما فهمه منك حتى تتأكد من فهمه لتوقعاتك ورؤيتك.
* يجب مراعاة أدب الحوار عند تواصلك مع العاملين معك عن بعد حتى يستطيع كل منكم فهم الآخر وإيصال وجهة نظره، والتوافق حول أسلوب العمل الذي يريح كل منكم.
* عادة ما يساء فهم الأحاديث والمناقشات المكتوبة، لذلك يمكن إجراء مكالمة عبر تطبيق زووم Zoom أو عمل اجتماع بالفريق حتى يتم فهم الجميع بالصورة المطلوبة.
* ينبغي أن تركز في الحصول على الفائدة من التواصل وأن تكون المحادثات مثمرة حتى لا تهدر وقتًا بلا حصد أي منفعة.