يعد إعداد الفريق أولى خطوات نجاح المشروعات، وينبغي أن يتصف الفريق بالتوافق والعمل بروح التعاون، كما يجب توفير بيئة إيجابية تمنح جميع أعضاء الفريق مساحة للإبداع والابتكار، وتجعلهم متحمسين لإنجاز المهام وتحقيق الأهداف.
ويعتبر بناء الفريق وإعداده أمرًا صعبًا، وذلك لاختلاف الأعضاء في وجهات النظر ورؤيتهم لخطة المشروع، بالإضافة إلى أساليبهم المختلفة في إنجاز العمل، فقد يؤدي ذلك إلى وجود صراعات ومشكلات تضر بالمشروع وإنجازه.
لقد ابتكر “بروس تاكمان” عالم الموارد البشرية عام 1965 حلًا فريدًا ونموذجًا مميزًا يستطيع كل قائد من خلاله التغلب على العقبات التي تواجهه في إعداد الفريق، وسمي هذا النموذج “سلم تاكمان” وكان يتكون من أربع مراحل وأضيف إليه مرحلة خامسة عام 1977، وسمي سلم لأن كل مرحلة فيه تُبنى على ما قبلها، ولا يمكن تخطي أي مرحلة وإلا فسوف تؤثر على المراحل التي تليها.
وهذه المراحل تتمثل في:
المرحلة الأولى: الإعداد
وهي المرحلة التي لا يعرف فيها أعضاء الفريق بعضهم، ولا يكونون على علم بالهدف، بالإضافة إلى الفروق الفردية بينهم واختلاف المهارات، وهنا يجب على القائد وضع قنوات اتصال بينهم، وتحديد أوجه الاختلاف ومحاولة السعي إلى التوافق، وتعزيز الثقة بالاتفاق على جدول أعمال مشترك يناسب الجميع، بما يوضح سبب اختيار كل فرد، وتنمية الانتماء داخل كل عضو.
المرحلة الثانية: الاختلاف
ستظهر الفروق الفردية في هذه المرحلة، وسوف تتضح الاختلافات وتعددية وجهات النظر، ويمكن أن يفتقد الفريق إلى روح التعاون، ويتنازع الأعضاء حول مَنْ الأصوب، وهنا يأتي دور قائد الفريق ليعمل على وضع حد لهذا التنافر المفترض، ووضع جدول الأعمال اللازم، وتشجيع الأعضاء عبر الاعتراف بمهاراتهم وتقديره لكل عضو في فريق العمل، كما يجب السعي لإكسابهم مهاراتٍ جديدة، حتى يتم بناء الثقة بين الجميع.
المرحلة الثالثة: التوافق
في هذه المرحلة يكون الفريق أكثر توافقًا مع بعضه ومتحمسًا للعمل من أجل تحقيق الهدف، فقد أصبح الهدف محددًا بشكل جيد، وكل فرد داخل الفريق قد علم مهمته، وهنا يعمل القائد على الدعم والتحفيز، بالإضافة إلى أن المناقشات والجدالات أصبحت مثمرة وهادفة، والنقد صار بنّاءً، وعند ترسيخ روح التعاون سوف يتم اتخاذ القرارات المطلوبة وبدء العمل ومواجهة التحديات لإنجاز المشروع.
المرحلة الرابعة: الأداء
أصبح الفريق متحمسًا للعمل ومؤمنًا برؤية فريقه، وصار التعاون والتكاتف سمة أساسية داخل كل فرد في الفريق، ولابد أن يؤدي الفريق العمل المطلوب بأروع صورة، وحين يواجه العقبات يتقبلها ويتعامل معها ويستطيع تجاوزها.
والآن بعد أن أصبح الفريق قادرًا على صنع القرار وجاهزًا لإنجاز المهمة، يمكننا توقع النتائج، فقد اهتم الأعضاء بتنمية بعضهم البعض وتطوير أنفسهم. وأصبح كل فرد يتمتع بشخصية مميزة ومتميزة، ويجري الآن تحقيق الهدف المرغوب.
المرحلة الخامسة: النهاية
لقد بُذلت مجهودات عظيمة، وأحرز الفريق تقدمًا ملموسًا، واكتسبوا مزيدًا من المهارات تؤهلهم لأعمال أخرى، وتم إنجاز المشروع بتفوق، وسوف تأتي عروضًا لمشاريع أخرى، حقًا كانت رحلة عمل مفيدة ومثمرة بكل ما فيها.