يعمل تقرير حالة المشروع على توضيح الوضع الحالي للمشروع من خلال قياس مدى التقدم الذي حققه، فهو أداة اتصال يقوم كل من مديري المشاريع وأعضاء الفريق باستخدامها على نطاق واسع من أجل إخبار ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersبالمعلومات اللازمة كالجدول الزمني، والتكلفة، والمخاطر، وجودة الأداء العام للمشروع.
وهذا التقرير يتضمن معلومات المشروع كالجهود الحاسمة ومدى التقدم الذي حققه المشروع والمخاطر، ويرى فريق المشروع أن هذا التقرير يعمل على تحسين عملية صنع القرار وخاصة إذا تم إعداده جيدًا، أما العميل فيرى أن هذا التقرير يوفر المعلومات اللازمة التي تتعلق بصحة المشروع.
تقوم فرق المشروع بإعداد تقارير الحالة بعد إنشاء الجدول الزمني الخاص بالمشروع وبدء تنفيذ الأعمال، ويمكن إصدار التقارير على أساس أسبوعي أو شهري اعتمادًا على حجم المشروع ومتطلباته.
وقد تكون التقارير داخلية ويتم مشاركتها مع فريق العمل، أما التقارير الخارجية فهي مختلفة لأنها تتطلب بعض التفاصيل التي تخدم احتياجات العميل، وأهم ما تشتمل عليه تقارير حالة المشروع:
- ملخص لما تم تنفيذه
- المهام المكتملة
- المهام التي سيتم إنجازها في الفترة القادمة
- وضع المعالم
- الميزانية
- أداء المخاطر
- جودة الأداء
- أداء الصحة والسلامة والبيئة
وبما أن تقرير الحالة أداة اتصال مهمة تسهم في توثيق معلومات المشروع، يمكنك الاستعانة ببيانات المشاريع السابقة للاستفادة منها في تجنب المخاطر المحتملة.
الطريقة الفعالة لإعداد تقرير حالة المشروع
قد تقوم بكتابة تقارير لحالة المشروع عدة مرات، لكن في كل مرة تتبع نفس الخطوات لتوفير الوقت والجهد وهذه الخطوات هي:
- اسم المشروع واسم العميل
- التكلفة الإجمالية للمشروع
- رؤية المشروع: يُعد هدف المشروع الرئيسي هو تحديد رؤية المشروع مثل:
- تصميم موقع على شبكة الإنترنت لزيادة المبيعات.
- إعداد قائمة بالطرق الفعالة من أجل توجيه المنظمة لتوفير مزيد من الطاقة.
- قياس مدى التقدم في المشروع: فمن خلال مؤشر صحة المشروع تتمكن من معرفة الوضع الحالي للمشروع، ويمكنك استخدام ألوان مثل الأحمر والأخضر والأصفر للإشارة إلى مدى جودة أو سوء حالة المشروع، أو استخدام الأحرف الكبيرة من الألف إلى الياء لنفس الغرض.
ولابد من أن يشتمل تقرير الحالة على مقارنة شاملة لساعات العمل لإظهار كيفية أداء المشروع مقابل ساعات العمل المدرجة في الميزانية.
يوضح الشكل التالي مقارنة بين ساعات العمل المدرجة في الميزانية وساعات العمل الفعلية وإجمالي ساعات العمل المقدرة حتى انتهاء المشروع.
- ماذا أكملنا في هذا الأسبوع / الشهر؟
ولكي تجعل هذا التقرير سهلًا وبسيطًا، عليك إدراج العناصر في شكل نقاط متتالية مثل:
- الانتهاء من أعمال التصميم والهندسة
- اكتمال المرحلة الأولى من الأعمال الميكانيكية
- يتم تقديم جدول تسليم المواد.
- ما الذي سنكمله في الأسبوع / الشهر المقبل؟
يمكنك استخدام التنسيق السابق وإدراج العناصر متتالية:
- أداء التكليف للمرحلة الأولى.
- خطط للعملية التالية.
- إجراء اختبار ضمان الجودة / مراقبة الجودة
- المشكلات والنزاعات: ينبغي أن يتضمن تقرير الحالة أهم المشكلات التي تقف حاجزًا أمام تقدم المشروع وتحقيق أهدافه مثل:
- نحن في انتظار استجابة عاجلة من العميل لإجراء تعديلات على مجموعة من التصميمات # 1.
- إذا لم نتمكن من استلام المواد بحلول 8/3، فسوف نتعرض لخطر عدم القدرة على اللحاق بجدول الإنتاج.
- إذا لم نحصل على رد رسمي من العميل فيما يتعلق بتغيير النطاق، فسوف نوقف الإنتاج في غضون أسبوع واحد.
- المهام القادمة: وضع قائمة بالمهام القادمة من خلال توفير التواريخ.
- 09/06: اختبار وتشغيل المرحلة الأولى
- 11/07: الموافقة على إجراءات ضمان الجودة / مراقبة الجودة
- 14/09: استلام مجموعة من التصميمات #2
- عناصر إضافية: من أجل تقديم عرض أفضل لمشروعك من خلال تقرير الحالة، يمكنك وضع عناصر أخرى إضافية مثل:
- تحليل الجدول الزمني للمشروع
- قائمة بالإنجازات المكتملة
- خطوات العمل
- التصورات
- تقارير الأداء
من أجل إعداد تقرير حالة فعال ومميز، يمكنك اتباع بعض الإرشادات الآتية:
أولاً: ينبغي إعداد مسودة تشتمل على الوضع الحالي للمشروع وعدم إرسالها للعميل أو مشاركتها مع فريق العمل، لأن ذلك يسهم في تحليل المشكلات ويساعد على الفهم الكامل لمدى التقدم الذي يحرزه المشروع.
ثانيًا: ينبغي عليك -بعد إعداد المسودة- العمل على جعل التقرير متوافقًا مع متطلبات الفريق أو العميل، والتأكد من توافق تلك المعلومات مع التقارير السابقة، ولكي تكون المعلومات صحيحة وخالية من الأخطاء يمكنك عمل تدقيق لها ومراجعتها لتصحيح الأخطاء النحوية والإملائية.
ثالثًا: ينبغي إرسال التقرير عبر البريد الإلكتروني مع كتابة أهم ما يشتمل عليه، ومن الأفضل أن تتحلى بالصفات الآتية:
- التمتع باللباقة في اختيار الكلمات.
- تسليم التقارير في الوقت المناسب، وإلى الجمهور المناسب.
- إصدار التقرير سريعًا إذا تم إجراء تغييرات.
- تسليم التقرير قبل اجتماع الحالة لأنه غالبا ما يكون بمثابة جدول أعمال عام للاجتماع.
- يرجى الإجابة على الأسئلة المتعلقة بالتقرير وتقديم ردودك في الوقت المناسب.
رابعًا: إذا كنت تريد إعداد نموذج فعال ومميز لتقرير حالة المشروع، يمكنك الاستعانة بالرسوم البيانية التي توفر فهمًا أفضل لمتلقي التقرير، ويعمل النموذج التالي على توضيح ذلك
