لقد أصبحت الشركات تعاني من تعقيدات كثيرة في عملياتها، بسبب التطور السريع والهائل في جميع المجالات، ومع تعدد المهام والاحتياج إلى التطوير المستمر للمنتجات، تحاول الشركات أن تستعد لإدارة عملياتها التجارية عن طريق جعلها سلسة مشاريع صغيرة.
وتسهم برامج إدارة المشاريع في مساعدة المدراء على تحديد أولوياتهم وتقسيم المهام وتحديد المشكلات وتخصيص الموارد المتاحة بشكل فعال.
وكان لإدارة المشاريع دور بارز في تحسين كفاءة الأعمال والاحتياج إلى مدراء مشاريع مؤهلين، ووفقا لمسح أجرته شركة فيليب موريس إنترناشونال، سيحتاج أصحاب العمل في مختلف الصناعات إلى أكثر من 88 مليون متخصص في إدارة المشاريع.
ونجد أن دورات إدارة المشاريع كماجستير ماجستير إدارة المشاريع في GISMA يساعدك شغل منصب مدير مشروع، كما يمكنك من فهم كيفية دمج الذكاء الاصطناعي بالعمليات داخل أي مشروع.
أهمية الذكاء الاصطناعي في عالم إدارة المشاريع
لقد أصبح وجود كل من الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي أساسًا في مجالات الأعمال التقليدية كإدارة المشاريع، فيشير تقرير PMI إلى أن أكثر من 80٪ من قادة الأعمال استخدموا تطبيقات الذكاء الاصطناعي لتعزيز مناهج إدارة المشاريع الخاصة بهم، كما يشير استطلاع آخر إلى أن مدراء المشاريع يتوقعون زيادة استخدام الذكاء الاصطناعي في خطط إدارة المشاريع من 27٪ إلى 37٪ خلال العامين أو الثلاثة القادمين.
للذكاء الاصطناعي تأثيرًا كبيرًا في عمليات إدارة المشاريع من عدة جوانب:
* مساعدو Chatbot: تعد Chatbots طريقة رائعة لأتمتة اتصالات المشروع والتفاعلات مع ذوي العلاقة ( أصحاب المصلحة) Stakeholdersالداخليين والخارجيين.
ووفقا لدراسة أجرتها Gartner، فإن أكثر من 50٪ من الشركات المتوسطة والكبيرة تستخدم شكلا من أشكال روبوتات المحادثة في مشاريعها.
* الحد من الأخطاء اليدوية: تحتوي المشاريع الكبيرة على الكثير من الأخطاء اليدوية بسبب وجود عدد كبير من المهام، ولذلك عمل الذكاء الاصطناعي على أتمتة العديد من المهام اليدوية في إدارة المشروع، مثل إدخال البيانات، وبالتالي استطاع تقليل الأخطاء أو القضاء عليها.
* تخطيط أفضل للموارد: بسبب عدم دقة القوى العاملة البشرية بنسبة 100٪ في تقدير تكاليف المشروع والجداول الزمنية، وبالتالي تجاوز الميزانية أو حدوث تأخير في مواعيد التسليم.
كان دور الذكاء الاصطناعي فعال في توفير أدوات تنبؤات مدعومة بالبيانات تكون أكثر دقة ويمكن استخدامها لتخصيص الموارد وتخطيط المشروع بشكل أفضل.
* رفع الكفاءة وتحسين الإنتاجية: فمن خلال استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي وأتمتة العديد من المهام وتوفير وقت وجهد أعضاء الفريق، أصبح لدى المدراء إمكانية تعزيز الابتكارات وظهور إبداعات متميزة وبالتالي تحسين الإنتاجية.
* اتخاذ قرارات أفضل: يتمكن الذكاء الاصطناعي من فحص عدد هائل من البيانات بشكل دقيق والمساعدة في اتخاذ القرار الصائب الذي يمكننا من سير العمل في مساره الصحيح ووفقا للخطة.
أهم مهام إدارة المشاريع التي يمكن للذكاء الاصطناعي القيام بها
* جدولة المشروع ووضع الميزانية
* تحليل البيانات من المشاريع السابقة
* المهام الإدارية المرتبطة بالمشروع كإرسال رسائل عبر البريد الإلكتروني
* تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية لمشروع ما
* إدارة مهام المشروع وتحديد الأولويات
* إدارة بيانات المشروع
* أتمتة المهام
* التنبؤ بالمخاطر والحد من تأثيرها
* إدارة الموارد
أهم أدوات وبرامج إدارة المشاريع المدعومة بالذكاء الاصطناعي
وجدت دراسة حديثة أجرتها شركة فيليب موريس إنترناشونال أن 44٪ من المشاريع في مجال الصناعة تستخدم أدوات وموارد مدعومة الذكاء الاصطناعي. والتي ساعدت مدراء المشاريع في تحسين سير العمل، وأهم هذه البرامج والأدوات:
* بروف هب ProofHub
ويعتبر من أكثر الأدوات فعالية ومرونة في إدارة اتصالات المشاريع، ويسمح لعدة مستخدمين بالوصول إليه في نفس الوقت، مما يجعله مثاليا لنماذج العمل عن بعد، ويوفر إدارة المهام بشكل تعاوني مع المستخدمين، عن طريق التخلص من الأعداد الكثيرة لرسائل البريد الإلكتروني ومناقشة مستجدات المشروع مع جميع أعضاء الفريق بسهولة.
* تريلو Trello
وهو مفيد في مرحلة تخطيط المشروع حيث يسمح لأعضاء الفريق أو المدراء بتحميل مهامهم على لوحة يمكن الوصول إليها بشكل عام والتحقق منها عند اكتمالها.
وهذا يوفر الوقت ويبسط عملية التخطيط، بالإضافة إلى توفيره لاقتراحات عند بدء محادثة مع عضو آخر في المشروع.
* كليك أب ClickUp
وهي أداة أخرى لإدارة المشاريع قائمة على الذكاء وتسهم في تعاون الفريق كما تتيح لهم متابعة التقدم التي أحرزه المشروع بسهولة.
بالإضافة إلى فعاليتها في إنشاء وثائق المشروع وتحديد المهام.
* اسانا Asana
وتُعد من الأدوات الأكثر استخدامًا، ولديها شهرة بين الشركات الناشئة لأنها توفر إصدارًا مجانيًا بميزات محدودة.
وتوفر تلك الأداة طريقة سريعة لتتبع مراحل المشروع، بالتالي الحد من الاعتماد على جداول البيانات المعقدة.
* وريك Wrike
وتعمل على توفير العديد من الميزات والتي تتيح لك تتبع مشاريع متعددة والتنسيق مع الآخرين، كما توفر رؤى جيدة للمشاريع يسهل فهمها.
بالإضافة إلى برامج أخرى تساعد في تلبية احتياجاتك لإدارة مشروع ناجح ومن هذه البرامج: Basecamp، Teamwork، Project Insight، Jira، Knack، BuildTools.
* يتوقع استطلاع ديلويت أن 70٪ من المؤسسات ستبدأ في تطبيق الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع خلال السنوات القليلة القادمة، وهذا الأمر يتطلب من مكتب إدارة المشروع دعم العاملين داخل المؤسسات وتوفير دورات تدريبة مستمرة حتى يكونوا على وعي ومعرفة بطرق استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي والتكيف معها.